Visualizo el destino y el camino

Algunas frases que surgen espontáneamente cuando integramos en nuestro carácter el hábito 2.1) Visualizo el destino y el camino: 

• "Los usuarios afectados necesitarán esta formación antes de la semana 15. Los resultados serán tomados en cuenta en el resto de las actividades de gestión del cambio".
• "En la primera iteración se tomarán todas las decisiones de arquitectura tecnológica, que se validarán mediante un prototipo. La segunda iteración entregará toda la funcionalidad del subsistema de recibos, que es el más crítico. La tercera iteración cubrirá el resto de funcionalidades".
• "El equipo independiente de pruebas se incorporará con una carga de 5 FTEs en junio, 8 en septiembre y 10 en enero".
• "Deberíamos negociar los derechos de explotación del producto del proyecto. Nuestra empresa podría incorporarlo en esta línea de negocio".

En muchas empresas hay personas dedicadas a tiempo completo a iniciar proyectos. Es decir, antes de que los proyectos sean aprobados, se dedican a analizar detenidamente si han de hacerse o no, si se justifican, si son rentables, oportunos, apropiados, asumibles, etc. En empresas de servicios, hay que elaborar propuestas comerciales, y en algunas se invierte tanto tiempo y esfuerzo que podrían considerarse proyectos, propiamente. A los responsables de generar la documentación necesaria se les suele denominar bid managers, account managers, investment managers, etc.

Por suerte o por desgracia, yo he tenido que hacer muchas propuestas, algunas veces hasta tres por semana. Muchas se presentaban sólo por imagen, ya sabíamos que el cliente no nos iba a contratar, pero había que ofrecer el servicio de todas formas (a esta práctica la denominábamos “propuesting”). Había mucho “copia y pega”, pero la sensación de haber “armado” una buena propuesta sólo la conseguíamos cuando el documento se parecía más o menos a la versión cero de un plan de proyecto.

Un cliente le comprará un proyecto, aparte de por el precio, si ve que tiene claro el producto final y la forma de obtenerlo. Es decir, si le transmite que entiende sus requisitos, que sabe descomponer el alcance del producto y del proyecto, que gestionará bien los plazos, los esfuerzos, los riesgos, la calidad, las comunicaciones y las subcontrataciones.

Sus jefes le aprobarán el proyecto si ven que tiene claro cuánto costará, cómo será financiado, qué recursos necesitará, propios y de terceros, los riesgos que implica, cómo superará los criterios de aceptación, los compromisos legales, etc. 

Como pueden observar, hablamos todo el tiempo de habilidades de planificación de proyectos, por eso es buena práctica que en la fase de inicio ya esté asignado el Director de Proyectos. 

Reclamemos esta buena práctica a nuestra empresa, pero también a nosotros mismos cuando nos asignan un proyecto ya aprobado. Nunca deberíamos trabajar sin una planificación que nos parezca realista y completa (ante la incertidumbre, o donde no alcance la imaginación, siempre podemos tomar supuestos).
 
Ese don humano que es la imaginación, hay que ponerlo a trabajar a toda máquina cuando empezamos a dirigir un proyecto. Desde el primer día, un Director de Proyectos necesita imaginar el cuadro completo. Mejor dicho, hay dos cuadros que imaginar: 1) El producto del proyecto, o el escenario futuro y 2) La hoja de ruta para llegar a ese escenario final.

La potente imaginación del Director de Proyectos ha de permitirle elaborar todos los detalles para responder a preguntas del tipo:

• ¿Cómo habrá cambiado la organización ejecutante una vez se haya entregado el producto del proyecto? 
• ¿Cómo se habrán resuelto todas las necesidades y requisitos?
• ¿Cómo será la puesta en producción?
• ¿Cómo se realizará el mantenimiento?
• ¿Qué funcionalidades tendrá el producto final?
• ¿Cómo lo usarán?

Aquí es muy importante la habilidad para descomponer el todo en las partes, si bien hay que tener cuidado para no caer en la parálisis por el análisis.

En cuanto a la ruta para llegar al escenario final, una técnica muy útil es ir visualizando el cierre del proyecto lo más pronto posible: ¿Qué debo entregar para que el cliente me firme la aceptación? Y a continuación ir rebobinando la película hasta el día de hoy.

Un último consejo al usar la bola de cristal: La imaginación se realimenta cuando escribimos o pintamos lo que pensamos. La planificación se va perfeccionando iterativamente, y no es algo que el Director del Proyecto deba hacer aisladamente. Compartir la planificación con el equipo es la mejor forma de delegar.