Cronograma y Alcance del Proyecto en 5 pasos

En la práctica, para proyectos grandes, se recomienda trabajar la WBS antes que las actividades del cronograma: Es sensato ordenar qué hay que hacer y qué no, en primer lugar, y después descomponer los paquetes de trabajo en actividades con su información temporal. Sin embargo, si el proyecto no es muy complejo, mi recomendación es comenzar a pensar en términos de alcance (qué haremos y qué no haremos) directamente escribiendo la lista de actividades en Project.

El siguiente video muestra en una secuencia de 5 pasos cómo es posible preparar un Gantt con Microsof Project y después importar de Project a MindManager para elaborar la gráfica WBS casi automáticamente.

El resultado es este cronograma Gantt:

Y este diagrama de alcance WBS (Work Breakdown Structure), o EDT (Estructura de Descomposición de Trabajos):

Así pues, ¿cómo elaboramos estas 2 gráficas? Seguiremos esta secuencia de 5 pasos:

Paso 1: Reusar un calendario laboral

Cuando comuniquemos el cronograma, querremos que decir, por ejemplo, “suponiendo que el proyecto arranca el día 25 de julio, la fecha más probable de finalización sería el 20 de septiembre, teniendo en cuenta los días festivos”. Siempre sabremos en qué ciudad van a desarrollarse la mayor parte de las actividades. Dado que Project no permite una gestión ágil de calendarios, es muy recomendable invertir tiempo para preconfigurar un fichero mpp con los días festivos precargados. Este esfuerzo se hace una vez al año, cuando se conoce el calendario laboral del año siguiente para esa ciudad. En mi caso, yo suelo preparar un fichero llamado “void.mpp”, que reutilizo cada vez que comienzo una planificación.

Paso 2: Fijar el Inicio y la Escala de Tiempos

En la opción de menú Project > Information, establecemos la fecha de comienzo 25/07/2011. Haciendo doble click en barra superior de la vista Gantt Chart > Timescale, configuramos para visualizar 2 niveles: meses y semanas.

Paso 3: Rellenar la lista de actividades

El primer paso es identificar las actividades del cronograma rellenando la columna "Name" de Project. El resultado debería ser este:

Si quiere realizar el ejercicio usted mismo, para ahorrar tiempo puede seguir los siguientes pasos:

1. Abrir fichero 0. void.mpp
2. Los nombres de las actividades puede copiarlos desde el fichero data.xlsx (copiar el rango !listA2:A27). Pegar en la celda de Project > Gantt Chart: columna=Name, fila=0.
3. A continuación puede identar en MSP según fichero Excel hasta obtener el resultado que podrá comparar con el fichero 1.project activity list_wbs.mpp

Paso 4: Rellenar duraciones y dependencias

El siguiente paso es rellenar las duraciones más probables (columna Duration) y las dependencias entre actividades (columna Predecessors). El resultado debería ser este:

Si quiere realizar el ejercicio usted mismo, para ahorrar tiempo puede seguir los siguientes pasos:

1. Abrir fichero 1.project activity list_wbs.mpp
2. Las duraciones de las actividades puede copiarlas desde el fichero data.xlsx (copiar el rango !dur_seq!B3:B27). Pegar en celda de Project > Gantt Chart: columna=Duration; fila=1.
3. Las dependencias de las actividades puede copiarlas desde el fichero data.xlsx (copiar el rango !dur_seq!C3:C27). Pegar en celda de Project > Gantt Chart: columna=Predecessors; fila=1.
4. A continuación puede identar en MSP según fichero Excel hasta obtener el resultado que podrá comparar con el fichero 2.project sin recursos.mpp

Paso 5: Representar la WBS (EDT)

Si tiene instalada la herramienta MindManager versión 9 para Windows (es una herramienta muy común para representar mapas mentales -no es gratuita, tiene coste por licencia). Al ejecutar esta herramienta, puede abrir directamente el fichero de Microsoft Project 2.project sin recursos.mpp

El resultado después de la importación es así (crea un nodo por tarea manteniendo las relaciones entre tareas padres e hijas):

A continuación, en el menú “Format Topic”, debe cambiar “Subtopics Layout” a “Org-Chart”.

De esta forma se obtiene una representación en forma de organigrama, como corresponde a una WBS:

Utilizamos la opción de menú Show/Hide para ocultar icon, task information y relationships.
Por último, suprimimos los nodos referidos a hitos y cambiamos el título de “Central Topic” con el título del proyecto “Implantación Talaia Gestión de Cartera TI Europa”:

Este post es una transcripción de un artículo que escribí para el curso online de Project Management de IEDGE. Pueden ver otros artículos míos generados para IEDGE pulsando aquí.