Gestión Eficaz de las Adquisiciones

Imaginemos un equipo de gestión del proyecto que gestiona eficazmente las adquisiciones. ¿Qué actividades realizaría?

Ejercicio: Describa cómo gestionó las adquisiciones el equipo de dirección del proyecto, en cinco párrafos, usando las siguientes palabras clave:

1. Interesados, alcance, cronograma, presupuesto, riesgos.
2. Expertos, análisis hacer o comprar, plan de gestión de las adquisiciones, enunciado del trabajo relativo a las adquisiciones, RFP.
3. Proveedores cualificados, propuestas, criterios de valoración, adjudicación, contrato.
4. Administrar el contrato, evaluación del desempeño, registro, pago, cambios, reclamaciones.
5. Aceptación, documentación de la adquisición, cierre de la adquisición.

Solución:

1. Durante la planificación, el equipo de gestión del proyecto consideró, entre otra información, los requisitos de los interesados (¿para qué se quiere el producto del proyecto? ¿se opondrán a externalizar una parte?), el alcance del proyecto (¿qué hay que hacer y qué podría externalizarse?), el cronograma de proyecto (¿cuándo hay que hacerlo y cuándo necesitaríamos las entregas?), el presupuesto del proyecto (¿cuánto costaría hacerlo y qué impacto tendría hacer algunas partes fuera de la organización?) y los riesgos identificados (¿qué podría salir mal? ¿qué riesgos se pueden transferir a un tercero? ¿aparecen riesgos secundarios por subcontratar?)

2. Con la ayuda de expertos, como resultado del análisis hacer o comprar, se decidió que una parte del proyecto merecía la pena subcontratarla a un tercero. Se generó el plan de gestión de la adquisición, el enunciado del trabajo de las adquisición (Procurement Statement Of Work –SOW-) y el documento de solicitud de propuestas (Request For Proposals –RFP-).

3. Durante la ejecución del proyecto, se envió la RFP a los proveedores cualificados, que respondieron sus mejores propuestas, que fueron evaluadas por el equipo de gestión del proyecto conforme a los criterios de valoración. Finalmente, se adjudicó el servicio a un proveedor, concluyendo con la firma de un contrato.

4. El contrato exigía la realización de un proyecto por parte del proveedor. Desde el punto de vista del comprador, lo que hizo el equipo de gestión del proyecto era administrar el contrato, que básicamente consistía en registrar los hechos significativos, evaluar progresivamente el desempeño, asegurarse de que se atendían los pagos y procesar los cambios y las reclamaciones.

5. Finalmente, el equipo de gestión de la parte compradora validó que todo el trabajo era aceptable. Se completó un dossier con la documentación de la adquisición (incluyendo las lecciones aprendidas), y cuando ambas organizaciones firmaron el cierre, se dio por cerrada formalmente esta adquisición.