Mis 10 consejos para aprobar el examen PMP®

La acreditación Project Management Professional (PMP®) del Project Management Institute (PMI®) está experimentando un creciente interés en España. Las cifras hablan por sí solas. En diciembre de 2012:

• El número de socios españoles de PMI era de más de 3.500 (lo que supone un incremento del 40% en 2012). 
• El número de PMP españoles era de unos 3.900 (lo que supone un incremento del 37% en 2012). A finales de abril de 2013, España ya cuenta con 4.194 PMPs, superando a Francia (3.603) y a Italia (4.158), aunque todavía vamos por detrás de Reino Unido (6.313) y Alemania (9.759).

Nuestras cifras de crecimiento en 2012 contrastan con el crecimiento a nivel global, que terminó el año 2012 con estos resultados:

• Número de socios de PMI en todo el mundo: unos 400.000 (+7% en 2012).
• Número de PMP en todo el mundo: 510.000 (+9% en 2012).

Es decir, en nuestro país, el número de afiliados a PMI creció casi 6 veces más que en el resto del mundo, y el crecimiento en número de PMPs cuadruplicó el crecimiento medio. Especialmente, los datos de PMPs son más significativos por la situación actual de crisis que atravesamos. Hay que tener en cuenta que los cursos para preparar el examen PMP son caros y aunque uno se decida por la preparación autodidacta, hay unos costes fijos mínimos que pagar a PMI para seguir el proceso de certificación:

Por otra parte, podemos decir que el examen PMP es un ejemplo de proceso bajo control. PMI aplica unos estándares de calidad muy elevados para garantizar que el examen sostiene la acreditación mundialmente reconocida y actualizada. El proceso del examen está certificado ISO 17024 desde 2007. Desde un punto de vista práctico, si el candidato no se ha preparado muy bien, la probabilidad de suspender el examen se mantiene muy elevada. PMI no publica estadísticas sobre la tasa media de suspensos en el examen PMP, pero por lo que se comenta en los foros de PMI, mi estimación es que al menos 1 de cada 3 personas suspenden. Con estas hipótesis, según mis cálculos, más de un millón de euros fueron invertidos sin éxito por colegas españoles en 2012, porque se presentaron al examen y suspendieron.

Por esta razón, y dada la avalancha de solicitudes que se está produciendo antes de que cambie el examen en agosto a la nueva versión, me ha parecido oportuno escribir una lista de 10 consejos sobre el examen PMP.

Les agradezco que me ayuden a completar esta lista de consejos inicial e incompleta sobre los siguientes temas:

1. ¿Cómo prepararse?
2. El examen ¿en español o en inglés?
3. El examen ¿PBT o CBT?
4. ¿Cómo entrenar el CBT?
5. Antes de comenzar: brain-dump
6. La estrategia en la primera pasada
7. Sobre cambiar el chip y los pe-emeísmos
8. ¿Hay algo que sea obligatorio en el PMBOK®?
9. Esta pregunta, ¿en qué área de conocimiento me sitúa?
10. Esta pregunta, ¿en qué proceso me sitúa?

1. ¿Cómo prepararse?

Si han recibido formación presencial en gestión de proyectos de más de 35 horas (no importa cuándo ni el tema concreto) y lo pueden acreditar, entonces no están obligados a asistir a un curso para preparar el examen. No obstante, sus probabilidades aumentan si toman clases, especialmente si es de un formador acreditado por PMI (Registered Education Provider), pues estos cursos generalmente tienen alta calidad y los instructores suelen tener mucha experiencia.

En cualquier caso, mi consejo es que siga la siguiente disciplina en su preparación:

• Estudie libros-guía para preparar el examen. Si es posible, estudie más de un libro. Estos libros suelen venir acompañados de preguntas parecidas a las del examen para reforzar el aprendizaje. En este momento, es más importante la calidad de las preguntas que la cantidad. Cuando ensaye preguntas, piense por qué es correcta la respuesta correcta y las otras opciones son incorrectas. Medite sobre todo cuando tenga fallos inesperados, haga anotaciones para que no le vuelvan a ocurrir. Si ha atendido a un curso de preparación para el examen PMP, puede sustituir estos libros por el material suministrado por el instructor. El objetivo en esta fase es eliminar todas las dudas conceptuales.
• Estudie después el PMBOK (preferiblemente en inglés). No es recomendable empezar por estudiar directamente el PMBOK porque es un material de referencia, no está pensado como material de estudio. Además, tenga en cuenta que un porcentaje de las preguntas del examen (un 25%?) no están directamente extraídas del PMBOK, sino que provienen de otros textos. Se suele recomendar que lean el PMBOK como mínimo dos veces antes de presentarse al examen.
• En la última fase de estudio, dedíquese a ensayar muchas preguntas, cuantas más mejor. Es muy importante el rendimiento en el examen (en media, un poco más de un minuto por pregunta, o 50 preguntas a la hora). Hay muchas preguntas típicas y muchas fuentes de preguntas y simuladores, gratis y de pago. En esta fase es muy efectivo y motivador formar parte de un grupo de estudio, prepararse conjuntamente con otros candidatos.

2. El examen ¿en español o en inglés?

Mi consejo es que soliciten el examen con la ayuda de la traducción al español. Si el examen se hace por ordenador, en cada pregunta hay que señalar la opción correcta en inglés. Pero si hemos solicitado la ayuda para que la pregunta aparezca traducida, disponemos de la traducción en la misma pantalla, sin ningún retardo. Aunque se tenga un buen nivel de inglés, tengan en cuenta que son supuestos prácticos muchas veces con mucho texto poco significativo, y es más efectivo leer rápidamente en español. PMI ha invertido mucho para lograr buenas traducciones a partir del trabajo con grupos de voluntarios. Ya no es como cuando yo hice mi examen en 2003: había un botón para traducir la pregunta, pero salía una ventana emergente que hacía perder tiempo, y la traducción no era buena y a veces incluso confundía. Yo salí del examen con la sensación de haber superado una prueba de inglés, más que de gestión de proyectos. Afortunadamente ya no es así.

3. El examen ¿PBT ó CBT?

El examen PMP puede hacerse en papel (Paper Based Testing) o por ordenador (Computer Based Testing). La opción PBT sólo puede solicitarse sin son grupos de más de 10 candidatos y a veces no es planteable si viven a menos de 300 km de los centros Prometric de Madrid o Barcelona. Para los que puedan elegir, mi recomendación es que elijan la opción CBT porque permite mayor efectividad a la hora de navegar por las preguntas, marcarlas y repasarlas. Es un examen 200 preguntas en 4 horas, hay que ir a un ritmo de minuto por pregunta, 50 preguntas por hora, y siempre falta tiempo. Para la gran mayoría de candidatos, es más rápido moverse por las pantallas del ordenador que por un taco de más de 50 hojas. También puede haber equivocaciones al señalar las respuestas en otra hoja. El examen CBT es 155$ más caro, pero yo creo que es un dinero bien invertido. Por otra parte, se da la circunstancia de que la fecha del PBT hay que prefijarla con más antelación y no es tan fácil cambiarla, por lo que muchos candidatos se ven obligados a presentarse sin estar debidamente preparados.

4. ¿Cómo entrenar el CBT?

Es muy recomendable que se entrenen en la interfaz de la aplicación. Recomiendo que usen algunas simulaciones disponibles, muy parecidas al examen. El día del examen, antes de poner el reloj en marcha, teóricamente hay tiempo para un tutorial, pero ese tiempo estará mejor empleado si lo utilizan para el brain dump que veremos después. Cuando usen estos simuladores, tengan en cuenta que se gana tiempo si usan las teclas, mejor que el ratón.

5. Antes de comenzar: brain-dump

Es muy recomendable que antes de poner en marcha el cronómetro, dediquen unos minutos a realizar lo que se conoce como “volcado de le memoria” (brain-dump, en inglés). Mientras hacen el examen, no querrán detenerse a recordar las fórmulas, los porcentajes de 1 sigma, 2 sigmas, 3 sigmas, el mapa de procesos, los tipos de contratos, los niveles de la pirámide de Maslow, los niveles de formación de equipos de Tuckman, los métodos de resolución de conflictos, etc. Todo lo que deban aprender de memoria, es buena idea que lo escriban en un folio en blanco de los que les suministran al llegar al examen.

Entre las cosas que yo recomiendo a mis alumnos que vuelquen en el brain-dump, está el mapa de procesos, representado de la siguiente manera (la parte de la derecha, con los nombres, es opcional):

6. La estrategia en la primera pasada

En los primeros momentos del examen suele ocurrir lo siguiente: Haces un par de preguntas muy fáciles, te sientes confiado, y a continuación viene una muy difícil. Como nos duele el orgullo si la dejamos pasar, nos entretenemos demasiado (¿4-5 minutos?), decidimos que no estamos seguros, la dejamos marcada y avanzamos. Tengan en cuenta que las preguntas no están ordenadas por orden de dificultad, al lado de una muy sencilla puede haber una muy difícil que nos puede hacer perder un tiempo precioso, sobre todo al principio. Por eso lo más inteligente es hacer una primera pasada en la que solo respondemos aquellas que sabemos con total seguridad. Las demás las dejamos marcadas para revisar. Esto nos hace avanzar por el examen con mayor seguridad y confianza. En la segunda pasada ya nos centramos en las que hemos dudado, que serán muchas. Misteriosamente ocurre que, como ya hemos perdido miedo, muchas de las que antes dudábamos ahora nos parecen evidentes. De esta manera se consigue perder menor tiempo al principio.

7. Sobre “cambiar el chip” y los pe-emeísmos

A la hora de hacer el examen, no es efectivo aplicar demasiado nuestra experiencia real como base para responder las preguntas. Mi consejo es “cambiar el chip” para imaginarnos que nuestros proyectos son de un gran nivel de complejidad, presupuesto, plazo, etc. Para PMI, nuestros proyectos son siempre de mucho coste, mucho plazo y muchos recursos. Si la pregunta no dice lo contrario, nosotros somos el cliente (es decir, contratamos un proyecto para hacer una parte del nuestro, que es mucho mayor) trabajamos para una organización proyectizada en la que tenemos el poder suficiente para controlar el presupuesto y los recursos, etc.

También es conveniente imaginar que en nuestro día a día usamos la terminología del PMBOK (mucha gente dice pe-emeísmos), aunque en la vida real no digamos nunca cosas como PERT, WBS dictionary, control account, lump-sum, free float, etc. En la vida real no decimos que “gestionamos riesgos” cuando estamos “gestionamos oportunidades” ¿verdad? Cuando yo decido que voy a “contener” un riesgo, tampoco se me ocurre decir que lo voy a “aceptar positivamente”.

8. ¿Hay algo que sea “obligatorio” en el PMBOK?

El Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) es el libro de referencia cuyo dominio es necesario para aprobar el examen. No hace falta añadir que se trata de un material de referencia, no es bueno como material de estudio. Por eso hay muchos libros que permiten estudiar el estándar PMBOK de mejor manera. También hay que saber que PMBOK es un marco de buenas prácticas de gestión de proyectos, no es una metodología. Es decir, PMBOK  dice el qué, pero no el cómo. En cada proyecto habrán de seguirse las metodologías, regulaciones y demás procedimientos que sean obligados o aconsejados dentro de la organización ejecutante. Por esta razón, cuando una respuesta del examen nos lleve a pensar que siempre o nunca habría que hacer algo de una determinada manera, tenemos que sospechar que esa no es la opción válida. Por ejemplo, si hay una respuesta que dice que habría que declarar siempre todas las horas incurridas por el personal en una herramienta de gestión de proyectos, sospechen que no es la buena: ¿De verdad se puede exigir esto a todas las organizaciones grandes o pequeñas, públicas o privadas, de todos los sectores, para todos los proyectos? Piensen que PMBOK es un estándar multisectorial.

Dicho esto, tengan también en cuenta que sí hay ciertas cosas obligatorias para PMI, por ejemplo:

• Ningún proyecto debería aprobarse sin un acta de constitución.
• Ningún proyecto debería comenzar los trabajos sin un plan de gestión del proyecto.
• Todas las solicitudes de cambio han de seguir el sistema integrado de control de cambios y aprobarse o rechazarse de forma centralizada.
• EVM siempre es el método preferido para controlar los costes.
• Siempre es mejor afrontar los conflictos cuando se presentan.
• Siempre es mejor investigar la causa raíz de los problemas.

9. Esta pregunta, ¿en qué área de conocimiento me sitúa?

Las áreas de conocimiento descritas en la guía PMBOK separan las distintas prácticas de gestión de tal modo, que aunque todas están interelacionadas, sería posible abordarlas de forma independiente. Algo que también conviene hacer cuando “cambiamos el chip” para el examen, es imaginar que un grupo de personas podrían estar gestionando el alcance, mientras otro grupo diferente podrían gestionar los riesgos, o la calidad. Quizá esto se haga de esta manera en los proyectos muy grandes. Nos conviene pensar así porque cuando una pregunta nos sitúa en una determinada área de conocimiento, digamos adquisiciones, suele haber respuestas relativas a recursos humanos, por ejemplo. Si esto sirve para que PMI deduzca que confundimos el capítulo 12 con el área del capítulo 9, nos van a juzgar muy mal, y con toda la razón: cuando gestionamos un proyecto subcontratado no necesitamos adquirir, desarrollar o dirigir al equipo, sino que deberíamos limitarnos a administrar el contrato.

Mi consejo es que cuando lean la pregunta, se sitúen en el área de conocimiento objeto de la pregunta. Confundir las áreas de conocimiento es un error de concepto grave, tengan cuidado con esto, por favor.

10. Esta pregunta, ¿en qué proceso me sitúa?

De igual manera, cuando la pregunta nos sitúa en un determinado proceso, es típico que nos pregunten por las IOTT (inputs, outputs, tools and techniques), pero no nos van a preguntar directamente si una flecha entra o sale, las preguntas no son tan directas. Cuando en el enunciado leemos estas frases:

• ¿Qué necesitaría preguntar, solicitar, tener, etc.? Nos están preguntando por una entrada.
• ¿Qué debería producir, entregar, elaborar, etc.? Nos están preguntando por una salida.
• ¿Qué método, técnica, habilidad usaría, a quién preguntaría, etc.? Nos están preguntando por una herramienta o técnica.

Como antes se comentó respecto a las áreas de conocimiento, si confundimos una entrada con una salida, o viceversa, van a juzgarnos como si estuviéramos cometiendo un error de concepto. Si nos preguntan, por ejemplo, ¿qué necesitamos para controlar los costes? y respondemos que un pronóstico del presupuesto, en lugar de la información sobre el desempeño del trabajo, van a pensar que no tenemos claro en qué consiste controlar los costes, es decir, el proceso 7.3.