La insoportable levedad del test

Como sabe todo candidato a la certificación PMP® del PMI®, la preparación para el examen es dura y costosa, no solo económicamente, sino también en coste personal. Hay que sacar tiempo de donde no se tiene para ensayar muchos tests, cuantos más, mejor, porque es la única vía para alcanzar el nivel de desempeño adecuado para contestar correctamente una pregunta cada minuto: se trata de una prueba contra el reloj en la que todos los candidatos se quejan de que les ha faltado tiempo. PMI® no publica cifras de suspensos, pero es sabido que todo el que va sin prepararse suspende, y también suspenden muchos candidatos después de dedicar mucho tiempo y esfuerzo a realizar incontables tests.

En nuestra comunidad de formadores hay un tema recurrente: ¿Qué juegos de preguntas hay que ofrecer a los alumnos? ¿Qué libro contiene las mejores preguntas y explicaciones? ¿Qué simulador es mejor recomendar o incluir en el coste del curso? A mi no me parece suficiente la preparación basada en responder preguntas. El enfoque de fuerza bruta no funciona porque no hay relación directa entre el número de preguntas ensayadas y la probabilidad de aprobar. Responder muchos tests es necesario, pero no suficiente. 

Si un alumno ha ensayado mil preguntas, una pregunta entre mil no significa nada si no la ha interiorizado, reflexionado, discutido, repetido, relacionado con los procesos, etc. Como escribió Milan Kundera en su libro La insoportable levedad del ser: “[...] algo que ocurre solo una vez es como si no ocurriera nunca”. Si el candidato ha comprado compulsivamente varios simuladores, y ha contestado más de mil preguntas, pero no ha entendido el porqué de sus fallos, o no ha relacionado sus aciertos con el estándar PMBOK®, entonces habrá malgastado su tiempo y su dinero. Después de suspender el examen, no culpabilizará a esos tests sino a sí mismo: “[...] cuando algo aparece bajo la circunstancia atenuante de su fugacidad, no es posible pronunciar condena alguna y todo está cínicamente permitido”.

Aparte de responder preguntas, ¿qué más hay que hacer para preparar un examen del PMI®? A continuación quiero compartir mi visión particular a partir de la experiencia que acabo de tener tras impartir un curso de preparación intensiva para el examen PMP® a 36 alumnos en 2 meses.

The biggest challenge in future project management is cultural change

Author: Hugo Ascacíbar 
Change Manager at Grupo Santander, PMP®

The biggest challenge in future project management is culture change. Culture change of operations and development teams as well as more automation in the delivery tools of the software form part of the new work culture of the digital world like DevOps an idea developed by John Allspaw, senior vice-president of technical operations, and Paul Hammond, engineering director of Flickr at his conference “10 deploys per day Dev & Ops cooperation at Flickr” that took place in 2009 at the O’Reilly Velocity Conference [i].

This philosophy implies that project management will be in real time and the products delivered online. This culture change, of agile tools and processes causes the management of projects is oriented towards the management of the product, the expectations of the users, combined with the processes of engineering.

This new way of working is also making leadership styles change towards more horizontal, open and participatory models, which is maybe one of the biggest challenges.

Project Management in the Digital Society

Author: Hugo Ascacíbar 
Change Manager at Grupo Santander, PMP®

The current trend in project management is the adoption of new ways of working with the goal of helping the project teams, co-operate and communicate, especially on projects that are ever more geographically dispersed on the global landscape.

This tendency is assisted by the technological scene by devices and applications that facilitate communication, co-operation and access to high volumes of data.

These days with tighter control of budgets and “do more with less”, efficiency and efficacy are the key factors of success, a direction indicated by Michael Hanford, vice-president of Gartner Research in his seminar Project Management in 2020 in which it stood out the development of the function of IT project management was moving from the software delivery to the transformation of the business.

One inevitable consequence of any project is change, so that good management of the impact and expectations of the business and of all the interested parties is key to increasing in a significant way the perceived value. Once more, it makes sense that all the managers of the business form part of the change, and who better to drive this than the Project Manager.

The success of the project depends on the talents of the team and the Project Manager, as shown by the analysis of the data by PMI Pulse that shows that the high performance organizations that have developed practice in project, schedule and budget management have achieved a more than two and a half fold increase in met business goals (89% against 34%), whilst at the same time investing 13 times less [i].

The Project Manager, with specific management skills like linear thinking and cascade planning is evolving towards a model of dynamic value creation through the transformation of the business and the reduction of complexity, where “I have some new software [SW])” moves on to the next level and the solution is based on significant changes in the business model [ii].

The Necessity for and the Current Situation of Project Management

Autor: Hugo Ascacíbar 
Change Manager at Grupo Santander, PMP®

Today, faced with such a competitive and dynamic economic landscape, organizations are encountering many new challenges. They are driven by constant change which, in turn, is accelerated by both environmental and economic forces. Technological, political, legislative, demographic and cultural forces are creating new opportunities for organizations that must continually adapt to thrive.
As can be seen from the latest report by Gartner, there is expected to be a growth in high-profit services during the next 5 to 10 years, in areas related to the connectivity of; homes, machines, digital security and the use of Big Data.

Diagram 1. Prediction of the growth of services in the digital economy. Source: Gartner

La dirección de proyectos en la sociedad digital

Autor: Hugo Ascacíbar 
Change Manager at Grupo Santander, PMP®

La tendencia actual en la dirección de proyectos es adoptar nuevas formas de trabajo con el fin de ayudar a los equipos de proyectos a colaborar, comunicarse, especialmente en proyectos cada vez más deslocalizados en un entorno global.

Esta tendencia se apoya en un escenario tecnológico con dispositivos y aplicaciones, que facilita la comunicación, la colaboración y el acceso a grandes volúmenes de datos.

Ahora, con un mayor control sobre los presupuestos y "hacer más con menos", la eficiencia y la eficacia son factores clave del éxito, dirección señalada por Michael Hanford, vicepresidente de Gartner Research en su seminario Project Management in 2020 que destaca la evolución de la función de gestión de proyectos IT pasando del delivery de software a la transformación del negocio.

Una consecuencia inevitable de cualquier proyecto es el cambio, por lo que una gestión adecuada del impacto y las expectativas en el negocio y en todos los interesados es clave para aumentar de forma significa el valor percibido. Una vez más, tiene sentido que todos los responsables del negocio formen parte del cambio y quién mejor para conducir esto que el Director de Proyecto.

El éxito de un proyecto reside en el talento del equipo y del Director de Proyecto, tal como demuestra el análisis de los datos de PMI Pulse que muestra que las organizaciones de alto rendimiento que han desarrollado prácticas de gestión de proyectos, programas y gestión de carteras han conseguido que sus proyectos cumplan hasta dos veces y media más sus objetivos de negocio (89 por ciento contra 34 por ciento) invirtiendo 13 veces menos [i].

El Director de Proyecto, con habilidades de gestión específicas como el pensamiento lineal y la planificación en cascada está evolucionando hacia un modelo de creación de valor dinámico mediante la transformación del negocio y la reducción de la complejidad, donde “tengo un nuevo SW” pasa a un segundo plano y la solución se basa en cambios significativos en el modelo de negocio [ii].

Necesidad y situación actual de la dirección de proyectos

Autor: Hugo Ascacíbar 
Change Manager at Grupo Santander, PMP®

Hoy en día, en un entorno económico tan dinámico y competitivo las organizaciones se enfrentan a nuevos desafíos motivados por un constante cambio acelerado por fuerzas ambientales tanto económicas, tecnológicas, políticas, jurídicas, demográficas y culturales que crean nuevas oportunidades para las organizaciones que deben adaptarse continuamente para prosperar. 

Tal y como se puede ver en el último informe de Gartner, se espera que haya un crecimiento de servicios con alto beneficio en los próximos 5 a 10 años en temas relacionados con la conectividad de los hogares, de las maquinas, de la seguridad digital y del uso de Big Data.

Gráfico 1. Predicción del crecimiento de servicios en la economía digital. Fuente Gartner

Cambios previsibles en PMBOK6

PMI ya ha publicado el draft para la revisión del estándar PMBOK6. Si eres miembro de PMI, en este enlace puedes aportar tus sugerencias de cambios. Aunque está todavía en proceso de revisión, ya pueden apreciarse algunas diferencias que permanecerán con mucha probabilidad.

De momento no se está publicando un borrador de la Guía del PMBOK, sino de la sección que hace referencia al estándar de gestión de procesos. Se comenta que en la nueva guía habrá profusión de conceptos propios de métodos ágiles. También se dice que habrá un anexo sobre prácticas ágiles.

En el draft publicado sobre el estándar sí pueden deducirse ya algunos cambios sobre el mapa de procesos. A continuación trataré de resumir algunas de mis anotaciones.

Dirigir proyectos es como conducir

Convertirse en un buen Director de Proyectos no es inmediato, se aprende practicando. En cierto modo, es como aprender a conducir:

• Puedes conducir un coche sin carné, siempre y cuando sea dentro de una propiedad privada y los trayectos no sean largos. De la misma forma, al principio de tu carrera, puedes acumular experiencia dirigiendo proyectos pequeños o de poco riesgo.
• Para sacarte el carné de conducir debes estudiar el código de la circulación, superar un examen tipo test y una prueba práctica. El equivalente en gestión de proyectos es estudiar el PMBOK y hacer un duro examen tipo test. Para obtener la titulación PMP no es necesario superar una prueba práctica, pero hay que acreditar suficiente experiencia dirigiendo proyectos en el pasado.
• Después de obtener el carné, no sales de la autoescuela sabiendo conducir, se aprende practicando (hay que decir que hay muchos malos conductores). Tampoco te conviertes en mejor Director de Proyectos por obtener la certificación PMP. Para renovar el título cada tres años, es necesario mantenerse actualizado pero sobre todo, dirigir proyectos.
• Igual que al conducir debes respetar las normas de circulación, al dirigir proyectos debes respetar el código de conducta profesional de PMI, así como la normativa que rige cómo se gestionan los proyectos dentro de la organización ejecutante.
• Cuando conduces un coche, no llevas el código de circulación en el salpicadero. Al conducir, no tomas decisiones consultando el código, sino porque “sabes”. Tú conduces. Tomas tus propias decisiones. Eres responsable de las mismas. Lo importante es llegar. De igual manera, tú debes “conducir” tu proyecto para alcanzar los objetivos. El conocimiento está en tu cabeza, no en los manuales.

El Triángulo del Talento del PMI

Recientemente, PMI ha actualizado el programa de requisitos de certificación continua (Continuing Certification Requirements -CCR-). Es sabido que todo aquel que posea una titulación del PMI debe renovarla cada 3 años, acreditando que ha conseguido un número determinado de unidades de desarrollo profesional (Professional Development Units -PDUs-). Cada PDU se puede conseguir por cada hora de asistencia a una formación planificada y estructurada o bien por cada hora dedicada a una serie de actividades relacionadas con la gestión de proyectos.

Los muros están ahí por una razón…

 
Randy Pausch fue profesor de Informática en la Universidad Carnegie Mellon. Obtuvo un reconocimiento mundial gracias a una ponencia ante unos 400 estudiantes el día 18/09/07 en la que hablaba de conseguir los sueños de la infancia habiéndosele diagnosticado un cáncer terminal. Pueden ver su ponencia publicada en Youtube y también pueden comprar su libro "La última lección". Tanto el vídeo como el libro son auténticas lecciones de vida y son valiosos por muchas razones, una de ellas es esta frase de Randy Paush al principio de su conferencia, que a mí me impactó especialmente y resuena en mi cabeza desde la primera vez que la oí: “Los muros están ahí por una razón. No están para dejarnos fuera, sino para darnos la oportunidad de demostrar lo mucho que queremos algo. Los muros están ahí para detener a las personas que no quieren algo lo suficiente. ¡Están ahí para detener a los demás!”

Esta frase del doctor Paush tiene la culpa de que yo hable de “muros” cuando tengo impedimentos en un proyecto. La primera vez que me topé con un  “muro” desde entonces fue para defender mi marca PMPeople. Siempre me ha gustado este juego de palabras con “project management (PM)”, el título PMP y la palabra “people” porque para mi lo más importante de esta profesión es la gente, el lado humano. Pero el logo que me hicieron se parecía mucho al de PMI porque las letras PMP estaban juntas, así que no tardé mucho en recibir un requerimiento legal de PMI Inc. para retirarlo. Tras muchas discusiones por email en inglés, accedí a cambiarlo separando PM-P con el icono de una persona que representaba al project manager, poniendo en el centro el lado humano, pero entonces les pareció que como el icono del señor parecía una "i" pues entonces ahora recordaba al logo de PMI ;-)

Entonces me sugirieron que cambiase el icono para que representase varias personas, no una, y que cambiase el color azul por un gris, rojo o negro. Cuando estaba a punto de encargarle al diseñador gráfico estos cambios, me acordé del profesor Paush. Esto era un “muro” ¿no? Contesté por correo que no iba a cambiarlo y que hicieran lo que tuvieran que hacer, si querían podrían cumplir su amenaza: “violación de la propiedad intelectual implica incumplimiento del código ético y por tanto expulsión del PMI más revocación del título PMP”. Hace ya más de 4 años que espero respuesta a aquel correo. 

Mis Videocursos en Cursogram

El sector de la formación online experimentará un crecimiento espectacular en los próximos años. Los expertos vaticinan que el mercado global del e-learning duplicará su facturación en 2015, llegando a los 85.000 millones de euros en todo el mundo. En el ámbito del e-learning está teniendo gran aceptación el formato "videocurso", en el que el alumno no tiene que estudiar documentación para empezar a entender la materia, sino que es el profesor quien explica todo el material de principio a fin, y también le guía paso a paso en la resolución de los ejercicios. El alumno puede ver y escuchar sus explicaciones en fragmentos de vídeos cortos (de entre 5-15 minutos), que puede ver cuando quiera y donde quiera, en su teléfono, ordenador o tablet: solo necesita una conexión a Internet. Uno de estos videocursos puede estar compuesto por entre 10 y 100 vídeos, y su precio suele oscilar entre los 10€ y los 100€.

En este formato yo tengo publicados varios cursos a través de la plataforma Cursogram. No puedo comparar con otras plataformas porque solo he trabajado para ellos. Sin tener mucha experiencia grabando cursos, tengo que decir que me han parecido unos excelentes profesionales del mundo audiovisual, ¿quizá demasiado perfeccionistas? Me hacían repetir muchas tomas porque no había vocalizado bien, porque me había movido mucho, porque me daba un reflejo en las gafas... Aquí se te ha notado un poco nervioso, ¿puede ser? No te preocupes, Jose, estás cansado, mañana seguimos, no hay problema... Ya, pero ¿cuándo acabaremos? Pues cuando quede bien Jose, mañana más. Todo este proceso de grabación, que a mí me parecía una auténtica tortura cada vez que tenía que ir al estudio, luego quedaba instantáneamente olvidado cuando me enseñaban la edición final. !Impecable!

PMI Talent Triangle

PMI has recently launched an update of the Continuing Certification Requirements -CCR-. As you probably know, each PMI certification holder must renew it every 3 years getting a certain number of Professional Development Units -PDUs-. You can get one PDU by each hour attending to scheduled structured training on project management and also by each hour working as a professional.

Una estrategia para enfrentarse al examen PMP

El grado de confianza necesario para presentarse al examen del PMI® con tranquilidad se alcanza practicando tests. Practicar es beneficioso para seguir aprendiendo (el buen aprendizaje viene cuando entendemos por qué las respuestas buenas son las correctas y por qué las otras son incorrectas) y también para llegar a la marca de un minuto por pregunta (en el examen hay que responder 200 preguntas en 4 horas). No hay atajos aquí: para aprobar el examen PMP®, una vez están claros todos los conceptos, hay que habituarse a practicar muchas preguntas, cuantas más mejor. Es cuestión de práctica. Hay que practicar, practicar y volver a practicar. ¡Practicar hasta la extenuación! Hay muchos juegos de preguntas disponibles, de exámenes completos o de menos preguntas, por áreas de conocimiento o mezclando las áreas, gratuitos o de pago, interactivos o en libros, etc.

En este vídeo pueden ver un extracto de una sesión en vivo con alumnos comentando cómo es el estilo de preguntas del examen PMP y la estrategia para el examen.

Antes del examen, hay que planificar un esfuerzo constante para hacer tests, más intenso a medida que se aproxima la fecha del examen. Es aconsejable reservarse un mínimo 2 horas al día las 2 últimas semanas para practicar tests.

Solo después de sentir un primer grado de confianza respondiendo preguntas, es momento de programar la fecha del examen. Cuando soliciten el examen, pidan la ayuda en español para leer rápidamente el enunciado y distinguir la información relevante (que típicamente consiste en saber en qué proceso de los 47 hay que situarse).

La gran dificultad a la que se enfrenta el candidato a la certificación del PMI® es sin duda el tiempo limitado. Para el examen PMP® tiene 4 horas para responder 200 preguntas, y siempre falta tiempo. La mayoría de los candidatos que suspenden el examen PMP® se quejan de que les ha faltado tiempo en el examen. Cuando queda una hora, por ejemplo, se dan cuenta de que les quedan más de 60 preguntas por responder y entran en pánico. Para conseguir el tiempo medio de un minuto por pregunta es necesario haber hecho los deberes: aprender bien los fundamentos, practicar muchos tests, descansar bien el día anterior, etc. Todo esto, sin embargo, no garantiza el aprobado.

Para lograr un buen desempeño durante el examen por ordenador, yo aconsejo seguir una estrategia. Les agradezco que me den más ideas a través de sus comentarios, por favor.

Work Performance Data vs. Work Performance Information

La Guía del PMBOK® define así estos términos:

• Work Performance Data (datos de desempeño del trabajo): Las observaciones y mediciones brutas identificadas durante las actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.
• Work Performance Information (información de desempeño del trabajo): Los datos de desempeño recopilados de varios procesos de control, analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre las áreas.

En nuestros proyectos, ¿cuándo se producen estos datos y cómo se traducen en información? En este vídeo pueden ver breve una explicación.

Los datos del desempeño del trabajo, es decir, los hechos significativos que se producen durante la ejecución del proyecto, no sirven para evaluar el desempeño y tomar decisiones. Estos datos en bruto han de transformarse en información procesada a través de los distintos diferentes procesos de control.

La información de desempeño del trabajo servirá para evaluar si el proyecto está cumpliendo los objetivos de gestión o si es necesaria alguna solicitud de cambio.

Por ejemplo, un dato de desempeño del trabajo puede ser “la actividad X ha terminado el 23 de abril”. A través del proceso 6.7 Control del Cronograma, se transformarán este y otros muchos datos de desempeño del cronograma en información de desempeño, del tipo: “el proyecto tiene un retraso acumulado de 15 días, y si se sigue a este ritmo se terminará con un retraso a la conclusión de 22 días”. Con esta información procesada ya sí es posible tomar de decisiones de gestión.

Gestión de Proyectos 2.0

El día 22 de abril impartí el webinar gratuito: Gestión de Proyectos 2.0, ¿cómo será la PMO del futuro?

Para que un proyecto sea exitoso ¿es necesario seguir flujos de aprobación, procedimientos burocráticos y documentarlo todo? ¿Las herramientas corporativas de gestión de proyectos deben ser de alto coste? En este taller reflexionamos sobre un nuevo paradigma de gestión colaborativa, en la nube, con herramientas de bajo coste pero de alta efectividad como TALAIA, Asana, Trello, Google Docs, etc.

PMPodcasts

Desde PMPeople queremos hacerle más fácil su preparación para el examen PMP del PMI. En los siguientes podcasts podrá escuchar las preguntas del libro El Director de Proyectos a Examen. Escuche primero con atención el enunciado y las posibles respuestas. Entonces pare la reproducción si necesita tomarse un tiempo para pensar. Después podrá escuchar los razonamientos de por qué una opción es correcta y las otras opciones son incorrectas.

Para escuchar los podcasts puede elegir entre tres formatos:

1. Descargar el fichero mp3
2. Visualizar el vídeo en Youtube
3. Escuchar el audio en la plataforma Ivoox

Queremos seguir ofreciendo estos recursos gratuitos, pero antes nos gustaría saber su opinión. ¿Le parecen adecuados estos formatos? ¿Cómo continuamos? ¿Alcance, Adquisiciones, Costes...? Pueden enviar sus opiniones pulsando aquí.

			El Director de Proyectos a Examen cap. 11 Gestión de Riesgos: preguntas 1-5
			El Director de Proyectos a Examen cap. 11 Gestión de Riesgos: preguntas 6-10
			El Director de Proyectos a Examen cap. 11 Gestión de Riesgos: preguntas 11-15
			El Director de Proyectos a Examen cap. 11 Gestión de Riesgos: preguntas 16-20
			El Director de Proyectos a Examen cap. 11 Gestión de Riesgos: preguntas 21-25

Clase en vivo por internet

Cada vez estoy más convencido de este formato de teleformación presencial. Aquí pueden acceder a una parte de la grabación de una preparación PMP con alumnos.

Webinar 23/03/2015

El día 23 de marzo impartí el webinar gratuito: Gestión de un proyecto de principio a fin con TALAIA

El objetivo del webinar era demostrar cómo puede ser la gestión de un proyecto desde el comienzo hasta el final usando herramientas como TALAIA, Asana y Google Drive, sobre el caso práctico de un proyecto de voluntariado para la traducción de un libro. Yo tuve el privilegio de dirigir este proyecto en 2013 y me pareció adecuado para incluirlo en mi libro el libro El Director de Proyectos a Examen. El capítulo con el caso práctico puede descargarse en este enlace. La grabación del webinar está disponible aquí.

Ya ha salido mi nuevo libro!!

Ya ha ha salido la segunda edición de mi libro El Director de Proyectos a Examen. El libro está dirigido a tres tipos de lectores:

• Al director de proyectos que quiera profundizar en fundamentos de gestión, le puede interesar revisar los fundamentos globalmente aceptados en gestión de proyectos. Además de la explicación de los conceptos generales de gestión al comienzo de cada capítulo, también se desarrolla un caso práctico, se incluyen ejercicios sobre terminología y conceptos de gestión y una descripción formal de los estándares más extendidos: la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos quinta edición, del PMI® y el estándar ISO 21500: Directrices para la Dirección y Gestión de Proyectos. La documentación del caso práctico está publicada en Google Drive. Los estándares en inglés y español pueden revisarse dinámicamente a partir de cuatro ficheros PDF con vínculos, también publicados en Google Drive, que sirven para navegar por los procesos de forma descendente y ascendente.
• Al candidato a la titulación del PMI®, este libro le permitirá prepararse para obtener la acreditación PMP®, Project Management Professional (Profesional en Dirección de Proyectos) o bien la acreditación CAPM®, Certified Associate in Project Management (Certificado en Dirección de Proyectos). Además de la descripción pormenorizada de los procesos de la Guía del PMBOK, siguiendo el mismo orden y numeración que el estándar, se incluyen más de 600 preguntas con el enunciado en inglés y en español y con las respuestas razonadas. Estas preguntas también pueden realizarse en línea por internet a través de ficheros publicados en Google Drive (pulsa aquí para ver un ejemplo), pudiendo simular la mayor parte de funcionalidad del examen del PMI®. Los ejercicios sobre terminología y sobre entradas, salidas, técnicas y herramientas, también pueden realizarse por internet.
• Al docente de cursos en gestión de proyectos, que podrá utilizar las presentaciones y otro material publicado gratuitamente en internet en este enlace. A cambio solo de citar la fuente, los docentes podrán utilizar todo el material orientado a preparar el examen, y hacer que los alumnos contesten preguntas parecidas a las del examen, comprueben su conocimiento sobre las entradas, salidas, técnicas y herramientas, y sobre los términos y definiciones del PMI®.

Curso intensivo Cuenta atrás para el Examen PMP

Si ha asistido usted a un curso de preparación para el examen PMP, o se está preparando de manera autodidacta, entonces creo que le puede interesar este curso si responde afirmativamente a alguna de estas tres preguntas:

1. ¿No acaba de decidirse para reservar la fecha del examen?
2. ¿No encuentra tiempo para prepararse intensivamente en esta última etapa?
3. ¿Cuando ensaya preguntas parecidas a las del examen no obtiene buenos resultados y se desanima una y otra vez?

El curso intensivo cuenta atrás para el examen PMP le permitirá alcanzar su grado de confianza sin darse cuenta, mediante el hábito de practicar tests. Pulse cuenta atrás PMP para solicitar información.