Scrum with Asana in 7 steps

In this post, in only seven steps, I will try to show how I use Scrum with Asana, just by using lists. Here is a short video in Spanish.

When I start a Scrum Project, the first thing I do is to create a new workspace in Asana named after the project. Then I invite team members to join (usually no more than 9) and some business representatives (no more than 4). In order to reach more stakeholders and keep communication fluent among the team and between team and business people, I create a private channel in Slack.

In Asana I start creating these 6 public projects:

• PROJECT MANAGEMENT: For tasks regarding up front planning, reference notes, documentation links, etc.
• BACKLOG: For the tasks representing product backlog items (user stories and epics).
• REL1: First Release Backlog items (user stories and epics).
• SPR1.1: First Sprint Backlog for the first release (technical tasks).
• SPR1.2: Second Sprint Backlog for the first release.
• REL2: Second Release Backlog list is convenient when moving stories from release #1.

Product Owner is supposed to manage the backlog and the releases lists. Team members are supposed to manage sprint lists.

Now let's see step by step how to use Asana on some key points during the agile project lifecycle.

Webinar de PMPeople: Interim Project Management y Consultoría

Ya está disponible la grabación del webinar del día 11 de mayo de PMPeople sobre nuestro enfoque de economía colaborativa para gestionar proyectos y servicios de consultoría en project management.

Puede ver la grabación en nuestro canal de YouTube. La presentación se puede descargar aquí. El excel para los burndowns se puede descargar aquí.

Un Project Manager tiene pocas posibilidades de dirigir proyectos fuera de la organización para la que trabaja: esto ralentiza su crecimiento profesional y limita su aprendizaje a la formación interna, pero donde se aprende realmente es dirigiendo proyectos en la práctica, cuantos más proyectos, mejor. En la plataforma PMPeople usted puede ofrecerse para gestionar por internet un proyecto que ha solicitado un patrocinador. A través de la herramienta de gestión de proyectos por internet que le proporciona PMPeople y otras herramientas que permiten el trabajo colaborativo, usted podrá dirigir las tareas de los team members, gestionar las expectativas de los interesados, moderar reuniones de seguimiento, informar el desempeño, controlar los riesgos, etc. Usted podrá compatibilizar su trabajo en PMPeople con su trabajo habitual, obteniendo una remuneración justa: PMPeople solo se queda un porcentaje de lo que paga el patrocinador cada mes. Otros beneficios indirectos cuando gestionamos un proyecto real es que nos damos a conocer como Project Managers de la mejor manera posible, y también conocemos esa organización ejecutora de la manera más fidedigna.

En el webinar hablamos del modelo de gestión de proyectos propuesto en PMPeople. A través de herramientas como Microsoft Project, Talaia, Google Drive, GoToMeeting, Asana y Slack, el Project Manager puede gestionar proyectos predictivos y adaptativos, atendiendo a un número variable de interesados: patrocinador, cliente, comités de seguimiento, miembros del equipo, expertos, etc. Por supuesto, desde PMPeople no se impide que exista cualquier otro tipo de interacción.

A través de PMPeople los patrocinadores pueden encontrar al mejor project manager para gestionar su proyecto como un servicio, a un coste asumible, sin tener que pagar por las herramientas, para que el project manager interactúe con los interesados por internet. El project manager recibe una remuneración justa mientras dura el proyecto. Por una tarifa plana mensual, determinada al comienzo del servicio, un patrocinador puede tener su proyecto gestionado por un project manager, compartiendo la información de gestión con un número ilimitado de team members y otros interesados.

A través de PMPeople, un consultor puede resultar seleccionado por una organización ejecutora de proyectos para resolver un problema de project management. En PMPeople les ponemos en contacto y como pago tan solo esperamos su amable contribución a una base de datos de conocimiento sobre problemas y soluciones típicos en project management. Esta base de datos anónima y sin información confidencial es accesible por patrocinadores y consultores. 

Las organizaciones requieren consultoría en project management, por ejemplo, para diseñar el funcionamiento de una PMO, para gestionar el cambio de gestión por operaciones a gestión por proyectos, para formalizar la información de desempeño sobre tiempos, costes, grados de avance, etc. Esta consultoría está muchas veces condicionada por tratar de implantar determinadas herramientas muy costosas, antes de conocer los problemas reales o si de verdad hacía falta una herramienta. Esto provoca ineficiencias y desperdicio: herramientas con muchas funcionalidades que no se usan, proveedores que invierten en acciones comerciales que no acaban en ventas, grandes proyectos de transformación que no consiguen los cambios esperados, etc. PMPeople es una plataforma donde las organizaciones pueden encontrar al mejor proveedor de consultoría en project management, que será quien mejor comprenda su problema, independizando la solución de las herramientas, facilitando así que los profesionales tengan más oportunidades de ganar dinero por consultoría.

Webinar de PMPeople sobre nuestro curso de Microsoft Project

El pasado día 6 de abril ofrecimos este webinar abierto de PMPeople para describir brevemente nuestro curso: Microsoft Project para Project Managers.

Ya hemos publicado la grabación en nuestro canal de YouTube:

En la comunidad de Project Managers, Microsoft Project® se considera un estándar de facto. En las entrevistas de trabajo se pregunta sobre el dominio de esta herramienta. A muchas personas les parece tan básica para el día a día de los proyectos como Excel puede parecerle a un gestor financiero, un contable o un administrativo.

Sin embargo, la experiencia real con esta herramienta les resulta frustrante a muchos Project Managers. Utilizar Project para dibujar cronogramas es sin duda mejor que usar otras herramientas, pero pocos se atreven a planificar los recursos, y muy pocos utilizan las vistas de seguimiento para explicar desviaciones temporales y de coste. Project no es una herramienta como Microsoft Word®, o Microsoft Excel®, que se aprenden a medida que se usan, de forma autodidacta.

Muchos Project Managers se frustran con esta herramienta y acaban usándola sólo para pintar Gantts, o peor aún, usan otras herramientas ofimáticas para planificar y controlar cronogramas, con la consiguiente pérdida de productividad. Microsoft Project se asocia con el paquete Microsoft Office, pero no es una herramienta ofimática, sino mucho más. Este libro tiene como principal objetivo que el lector que ya tiene nociones de Microsoft Project, aprenda a sacarle todo el partido. Para utilizar adecuadamente Microsoft Project, es preciso tener muy claros ciertos conceptos de gestión de proyectos.

Este curso está alineado con la Guía del PMBOK®, del PMI®. Después del curso, usted dispondrá de los recursos necesarios para tener una sensación de dominio de la herramienta: ¡Será usted quien controle a Microsoft Project y no al revés!

¿Te interesa participar en PMPeople?

El pasado día 16 de marzo celebramos nuestro primer webinar para compartir la visión de negocio de PMPeople.

El objetivo del webinar era dar a conocer las diferentes formas de utilizar la primera plataforma de project management en la economía colaborativa:

• Como productor, puede usar PMPeople como profesor, project manager, o consultor.
• Como consumidor, puede usar PMPeople como alumno, patrocinador de un proyecto, o representante de una organización.

En PMPeople creemos que los project managers necesitamos oportunidades para dirigir proyectos, impartir cursos y prestar servicios de consultoría. En el sector de project management, estas diferentes actividades se complementan y se realimentan positivamente:

• Un profesor es mejor docente cuantos más proyectos ha dirigido y más trabajos de consultoría ha realizado.
• Un project manager comprende mejor los procesos, métodos y herramientas cuando los ha explicado en cursos o los ha utilizado para proponer soluciones a problemas reales de project management.
• Un consultor resuelve mejor los problemas si conoce los estándares y los ha aplicado: todo lo que necesita un project manager ya está inventado.

Desde el lado de la demanda, el sector del project management necesita un acceso transparente a los mejores profesionales, dondequiera que se encuentren:

• Un alumno puede elegir el curso de project management que le interese, en el horario que le convenga y con el profesor que más les guste (a partir de las valoraciones de otros alumnos). Son cursos en vivo por internet en el que alumnos y profesor se comunican de manera eficaz.
• Un patrocinador que no pueda permitirse contratar a un project manager, pueden elegir a un profesional que pueda gestionar el proyecto como un servicio, ayudando en la planificación y el seguimiento a un coste mensual razonable, sin tener que invertir en herramientas.
• Una organización puede exponer su problema de gestión de proyectos que precise un servicio de consultoría en project management y encontrar al mejor consultor.

Nuestra visión es que los project managers nos dedicamos a un sector en alza, ya formamos una comunidad muy numerosa con muchas opciones para reunirnos y hacer crecer nuestra red profesional, pero faltan opciones que generen más transacciones de valor de forma transparente, a un precio justo para todas las partes, sin intermediarios innecesarios. 

Puedes descargar la presentación en formato PDF pulsando este enlace. La grabación está disponible en nuestro canal de YouTube.

Webinar sobre Project Management 2.0

El pasado 24 de junio impartí este webinar-taller gratuito organizado por TALAIA sobre Gestión de Proyectos 2.0

La presentación que utilicé pueden descargarla aquí. Si prefieren verla en slideshare:



En su último libro Project Management 2.0: Leveraging tools, distributed collaboration and metrics for project success el Dr. Harold Kerzner define PM 2.0 = PM 1.0 + colaboración distribuida. Según el Dr. Kerzner, la colaboración distribuida requiere una comunicación abierta y se basa en facilitar que la inteligencia colectiva alrededor de un proyecto pueda tomar decisiones de manera más efectiva. La gestión de proyectos tradicional concedía mucha importancia a las estructuras jerárquicas a la hora de tomar decisiones y a la producción y distribución de informes formales. Por el contrario, PM 2.0 da más importancia al acceso a la información del equipo del proyecto en su totalidad, desde los miembros del equipo al comité de dirección y otros interesados, siguiendo un enfoque de gestión colaborativo, más que directivo.

Webinar 23/03/2015

El día 23 de marzo impartí el webinar gratuito: Gestión de un proyecto de principio a fin con TALAIA

El objetivo del webinar era demostrar cómo puede ser la gestión de un proyecto desde el comienzo hasta el final usando herramientas como TALAIA, Asana y Google Drive, sobre el caso práctico de un proyecto de voluntariado para la traducción de un libro. Yo tuve el privilegio de dirigir este proyecto en 2013 y me pareció adecuado para incluirlo en mi libro el libro El Director de Proyectos a Examen. El capítulo con el caso práctico puede descargarse en este enlace. La grabación del webinar está disponible aquí.