EVM con Microsoft Project

Es importante elegir bien la herramienta para los cálculos EVM y registrar la información. Muchos directores de proyectos usan Microsoft Excel® y acaban frustrados cuando deben registrar mucha información sobre costes incurridos por los distintos recursos. Cuando se animan a usar Microsoft Project® también hay frustración porque no se usa adecuadamente.

Yo descubrí una forma rápida para introducir a los directores de proyectos en el uso de EVM con Microsoft Project, a partir del famoso ejercicio de “La Valla”, de Rita Mulcahy.

El siguiente vídeo explica cómo puede ayudarnos la herramienta Microsoft Project para controlar los costes del proyecto mediante el estándar EVM.

CEO at MYPROJECT Inc.

Somewhere I read that a Project Manager should think and act like a CEO of a small company, being that enterprise the project itself. How should you behave when appointed as a CEO at MYPROJECT Inc.? 

• If you have the habit of committing, then you will feel responsible of effectively managing resources (money, people, materials, etc.) entrusted to you. 
• If you have the habit of planning, you will know better than anyone about the vision, mission, values, short and long term objectives, potential threats and opportunities, relationships with third parties, process assets, quality standards, etc.

Those two habits (committing and planning) are really important, but for a CEO, it may be more important the habit of “getting things done”.

Controlo las líneas base

El hábito de conseguir que las cosas se hagan (Getting Things Done, en inglés), en gestión de proyectos, tiene mucho que ver con que hagamos cumplir la planificación. Esta planificación es a su vez cambiante, hay que mantenerla actualizada, si bien nunca hay que olvidar los plazos y costes, iniciales cuando se aprobó el proyecto.

Hay muchos elementos de la planificación que no se pueden medir cuantitativamente, pero en lo que podemos medir, nuestra responsabilidad es cuantificar la distancia entre lo que debería ocurrir y lo que está ocurriendo. En nuestra profesión, la expresión cuantitativa de lo que debería ocurrir se denomina línea base.

Director General de PROYECTO S.A.

Se dice que un Director de Proyectos debería actuar como el Director General de una pequeña empresa, sólo que dicha empresa es el proyecto. ¿Cómo se comportaría un Director de Proyectos eficaz si le nombran Director General de PROYECTO S.A.?

• Si tiene el hábito de comprometerse, se sentirá responsable de administrar eficazmente los recursos (presupuesto, medios materiales, personas) que le han sido confiados.

• Si tiene el hábito de planificar, conocerá mejor que nadie la misión, la visión, los valores, el plan a corto, a medio y a largo plazo, los potenciales problemas y oportunidades, las relaciones con terceros, los procesos aplicables, los estándares de calidad, etc.

El hábito 3 de un Director de Proyectos eficaz: Autogestión

La persona de éxito

ha desarrollado el hábito de hacer las cosas

que quienes fracasan no gustan de hacer 

–Albert N.E. Gray

El tercer hábito de una persona eficaz: Primero lo primero

El tercer hábito de Covey se titula: "Ponga primero lo primero". El primer hábito dice "tú eres el programador", el segundo dice "escribe el programa", el tercer hábito dice "ejecuta el programa". El segundo hábito se ocupa de la primera creación, la creación mental, utilizando la imaginación y la conciencia moral. El tercer hábito se refiere a la creación física, utilizando el atributo humano de la voluntad independiente. Este es el hábito de hacer que las cosas se hagan (Getting Things Done, en inglés).

Las personas eficaces consiguen generalmente lo que se proponen, casi siempre con disciplina, empleando su máximo empeño y esfuerzo. Estas personas hacen lo que dicen (en inglés esto se dice: do the talk). No les tiene por qué gustar todo lo que hacen, pero es más fuerte su propósito que su disgusto. Cuando vemos que una persona destaca por su eficacia, esto no significa que termine todas las tareas, o que haga muchas más tareas que el resto (no confundir eficiencia con eficacia). Estas personas han desarrollado el hábito de conseguir hacer las cosas que ellas consideran verdaderamente importantes, y esto lo consiguen no puntualmente, sino de forma continuada. 

Me peleo por conseguir la gente que quiero

Cuando estudiaba el PMBOK, me llamó la atención la separación entre el proceso 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades (un proceso de planificación, donde hay que decir, por ejemplo, que necesito 4 técnicos de sistemas y 2 programadores), del proceso 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto (un proceso de ejecución, donde ya ponemos nombres y apellidos a la gente que necesitamos).

Hasta entonces, yo pensaba que los dos procesos se hacían a la vez: Necesitaré un 50% de Pepe y a Luisa al 100%. Que existiera un proceso en el grupo de “ejecución”, es decir, cuando ya el proyecto está en marcha, ya me hacía pensar que el Director de Proyectos debía dedicar mucho más esfuerzo en la adquisición del personal. PMBOK también dice que los grupos de procesos se solapan, nada impide que la ejecución se solape con la planificación (esta actividad la tendrá que hacer Pepe para que dure sólo 15 días), o incluso con el inicio (Luisa sería recurso clave en este proyecto).

Me atrevo a hacer promesas

Para muchos jefes, proactividad en gestión de proyectos significa predictibilidad. Las operaciones del día a día son predecibles y uniformes, pero un proyecto no es así. Esfuerzos, costes, plazos, hitos, entregas, problemas, etc., no se distribuyen uniformemente: hay más entregas al final que a la mitad, la fecha de los hitos puede variar mucho. Se podría decir que muchas veces, la principal razón por la que nos colocan al mando de un proyecto es porque quieren que alguien vaya informando todas estas variables. 

El paradigma de la era industrial les hace pensar que pueden aspirar a un control determinista del proyecto: si controlan estas variables, controlan el proyecto. Por esta razón, estos jefes le pedirán muchas veces su mejor estimación sobre un plazo y un presupuesto, se lo apuntarán, y luego le volverán a preguntar cuando se aproxime la fecha, o el coste incurrido supere un umbral. 

Yo planifico mi proyecto

El primer síntoma de que un Director de Proyectos no es proactivo es que no tiene una planificación actualizada y creíble. En otras palabras, no sabe qué va a pasar en su proyecto la semana que viene, el mes que viene... Esto es muy grave. No por la mala imagen que proyecta como persona ineficaz, que también, sino sobre todo por la desmoralización que suele producir esto en los miembros del equipo.

No hay excusa para que un Director de Proyectos no tenga una planificación preparada, escrita o pensada, primero para organizarse él mismo, pero también para quien la pueda necesitar. 

El primer hábito de una persona eficaz: Sea proactivo

El primer hábito de Covey se titula: “Sea proactivo”. Es el primer hábito para superar el estado de madurez “dependiente”. Nadie puede aspirar a ser eficaz si le afecta todo lo que ocurre fuera. Si tiene un mal día o un buen día dependiendo de si llueve o hace sol, esa persona no puede ser independiente. Las personas independientes llevan consigo “su propio clima”. Saben reconocer su zona de control y actuar desde ella. Las personas “no somos como los animales”. Los animales son reactivos: ante un estímulo siempre reaccionan igual, están programados por el instinto o el adiestramiento.

Visualize Destiny and Path

Following there are some lines that flows naturally when we integrate in our character habit 2.1) I Visualize Destiny and Path: 

• “Affected users will need this training before week 15. Training feedback will be taken into account in change management activities.”
• “First development iteration will solve all architectural technical issues throughout a prototype. Second iteration will release all functionality for accounts receivable, which is the most critical. Third iteration will cover the remaining functionality.”
• “Testing separate team will be needed as of 5 FTE in July, 8 FTE in September and 10 FTE in January.”
• “We should negotiate the licensing terms of the project product. Our company could extend this business line with this.”

Comprometerse con el proyecto

Un Director de Proyectos no será eficaz si está permanentemente abrumado por el entorno. No va a entregar un buen producto si se queja constantemente de la empresa, de la falta de recursos disponibles capacitados, de lo infradimensionado que está su proyecto, de lo mal que se ha vendido, de la inmadurez corporativa en gestión de proyectos, las pesadas herramientas corporativas, la burocracia excesiva, la falta de apoyo de la dirección, etc. Es muy posible que tenga razón en todas estas quejas, pero lo primero es el proyecto, y al proyecto le perjudica mucho que quien lo dirige piense así. Además, no se puede demostrar, pero ocurrirá esto: esta persona tendrá mala suerte.

Put First Things First

The third habit of highly effective people, according to Covey is “put first things first”. The first habit says “you are the programmer”, the second says “you write the program”, the third says “you run the program”. The second habit addresses first creation, the mental creation, using imagination and conscience. The third habit addresses physical creation, using independent will. This is the habit of getting things done.

Effective people are used to getting what they mean. They usually apply discipline, pushing with big drive and effort. These people do the talk. They don’t necessarily like doing what they do, but their purpose is stronger than their disliking. When we say a person outstands at effectiveness, this doesn’t mean they do every task, or than they do much more tasks than the rest —don’t confuse efficiency with effectiveness. These people have developed the habit of getting done the things they consider important overall, but not just sometimes, but regularly.

According to Covey, effective people usually work on not urgent but important tasks —see quadrant II of figure next page. Any task could be categorized as: urgent and important (quadrant I); not urgent but important (quadrant II); urgent but not important (quadrant III) and not urgent and not important (quadrant IV). Tasks of quadrant I have to be done right now, they are needed. If you stay too much on quadrant I you get stressed and get the feeling of being reactive. Task of quadrant III should be delegated. If you work too much on quadrant III you get disappointed —these tasks maybe are important to others, not for you. Quadrant IV tasks should be avoided because they waste our precious time. You can get a simple performance indicator of your effectiveness just measuring how long and how many tasks you close on quadrant II.

How can you move your balance to quadrant II? You need to anticipate, to plan your time. You are familiar with to-do-list, aren’t you? You enumerate things ahead and you cross tasks out as you close them. When you get rid of the last item of the day gives you a feeling of achievement and personal satisfaction. This is our daily image of effective self-management.

Ponga primero lo primero

El tercer hábito de Covey se titula: "Ponga primero lo primero". El primer hábito dice "tú eres el programador", el segundo dice "escribe el programa", el tercer hábito dice "ejecuta el programa". El segundo hábito se ocupa de la primera creación, la creación mental, utilizando la imaginación y la conciencia moral. El tercer hábito se refiere a la creación física, utilizando el atributo humano de la voluntad independiente. Este es el hábito de hacer que las cosas se hagan (Getting Things Done, en inglés).

Las personas eficaces consiguen generalmente lo que se proponen, casi siempre con disciplina, empleando su máximo empeño y esfuerzo. Estas personas hacen lo que dicen (en inglés esto se dice: do the talk). No les tiene por qué gustar todo lo que hacen, pero es más fuerte su propósito que su disgusto. Cuando vemos que una persona destaca por su eficacia, esto no significa que termine todas las tareas, o que haga muchas más tareas que el resto (no confundir eficiencia con eficacia). Estas personas han desarrollado el hábito de conseguir hacer las cosas que ellas consideran verdaderamente importantes, y esto lo consiguen no puntualmente, sino de forma continuada.

Según Covey, las personas eficaces trabajan habitualmente en actividades importantes pero no urgentes (el cuadrante II). Cualquier actividad la podemos categorizar como urgente e importante (cuadrante I), no urgente e importante (cuadrante II), urgente y no importante (cuadrante III) y no urgente y no importante (cuadrante IV). Las tareas del cuadrante I no queda más remedio que hacerlas ya, son necesarias. Dedicar demasiado tiempo al cuadrante I resulta estresante y nos da la sensación de no ser proactivos, sino reactivos. Las tareas del cuadrante III se deberían delegar, trabajar en ellas nos provoca decepción. Quizá son tareas importantes, pero para algún otro, no para nosotros. Las del cuadrante IV deberían evitarse porque suponen desperdiciar o malgastar nuestro valioso tiempo. Un indicador de lo eficaces que somos es el tiempo empleado y el número de tareas que resolvemos en el cuadrante II.  

¿Cómo conseguimos orientar nuestra actividad diaria hacia el cuadrante II? La respuesta es la anticipación, la planificación del tiempo. Todos conocemos las ventajas de utilizar una sencilla lista de tareas pendientes (to-do-list). Enumeramos las tareas pendientes que tenemos por delante y las vamos tachando a medida que las vamos terminando. Tachar el último elemento de nuestra lista de tareas pendientes en el día nos produce una sensación de logro y satisfacción personal. Es nuestra imagen cotidiana de autogestión eficaz.

Fail to Plan is Plan to Fail

In their day to day job, Project Managers should master the habit of visualizing about the project. Deliverables are also created twice. Before that deliverables could be tangible, the Project Manager had already imagined them. Before that team members could follow a number of processes and develop many activities, the Project Manager “had already been there”. Starting with the end in mind, in the field of Project Management, means something very specific: planning.

Before insisting about the importance of good planning for every Project (fail to plan is plan to fail), let’s think of what happen when the Project Manager doesn’t have the habit of planning. When you see someone leading a project just doing what customer asks, responding day to day issues and crisis just by reacting. Can you call this to manage a project? 

Fail to Plan is Plan to Fail

En su día a día, un Director de Proyectos Eficaz debe ser un especialista en visualizar su proyecto. Los proyectos se crean dos veces: primero se hacen reales en nuestra mente, los creamos en nuestra “bola de cristal”; finalmente acaban siendo una realidad para los interesados. Antes de que se vean los entregables, el Director del Proyecto ya los había imaginado. Antes de que los miembros del equipo sigan los procesos, el Director del Proyecto “ya había estado allí”. Empezar con un fin en la mente, en el ámbito de los proyectos, significa algo muy concreto: planificar.

Una buena planificación es clave para el éxito de cualquier proyecto (como se dice en inglés, fail to plan is plan to fail, que podría traducirse como: fracasar planificando es planificar el fracaso). Cuando observamos que alguien gestiona un proyecto haciendo lo que le manda el cliente, reaccionando a los problemas y crisis que surgen en el día a día, ¿de verdad podemos llamar a eso gestionar un proyecto?

Mis consejos iniciales con Microsoft Project

Microsoft Project es una herramienta con una larga historia. Véase esta entrada en Wikipedia. Desde la aparición de la primera versión de Project para Windows en 1990, hasta la última en 2010, se han liberado 8 versiones más.

Se trata de una herramienta que ha mejorado mucho continuamente y sólo los expertos dominan todas sus funcionalidades. Sin embargo, hay unas funcionalidades básicas que pueden hacernos ganar mucho tiempo y claridad.

El siguiente vídeo explica las 8 funcionalidades básicas que a mí más me han ayudado.

Microsoft Project y Critical Path Method

El camino crítico (o la ruta crítica) de un proyecto se define como el camino más largo compuesto por actividades dependientes, cuya duración coincide con la duración del proyecto.

En proyectos con muchos caminos posibles, es importante vigilar las actividades críticas en primer lugar porque un retraso en una de ellas retrasa igualmente la fecha de fin del proyecto.

Por ejemplo, imaginen este sencillo diagrama de Gantt. ¿Cómo saber qué actividades conviene vigilar mejor?

  

Los procesos de PMBOK con Microsoft Project

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para lograr que el proyecto o fase finalicen en la fecha señalada. La fecha de término suele ser una de las restricciones más importantes en la gestión de un proyecto. La guía PMBOK® presenta los procesos de gestión del tiempo de manera muy estructurada, con el fin de facilitar su aplicación en proyectos grandes. El Director del Proyecto documentará sus decisiones sobre qué procesos aplican cómo se abordan. Un proyecto grande que tenga fuertes restricciones de plazo, tendría que seguir los 5 procesos de planificación, antes de llegar a producir la línea base del cronograma.

A continuación se describirán los 5 procesos, de forma muy resumida, al tiempo que se revisa el uso de la herramienta Microsoft Project que correspondería a cada proceso.

Proceso 6.1 Definir las Actividades

El primero de los procesos de gestión del tiempo del proyecto es el proceso 6.1 Definir las Actividades. Básicamente, consiste en transformar los paquetes de trabajo identificados en la Estructura de Descomposición de Trabajos (EDT) en una lista de actividades. En Project, esto equivaldría a rellenar la columna “Name” y ciertos atributos de las actividades en las pestañas de “Task Information” (especiamente el campo “Notes”).

 

¿Por qué hace falta un curso de Project?

Hace unos años hice un descubrimiento: Me tomé de vacaciones la semana de Semana Santa y alguien me había prestado un libro cuyo título era algo así como “aprenda Microsoft Project paso a paso”. Me dediqué concienzudamente a estudiarlo, hice todos los ejercicios, y así acabé entendiendo cómo funcionaba esta herramienta. Cuando volví a mi trabajo pude comprobar que me hacía ganar mucho tiempo, fundamentalmente a la hora de controlar mis proyectos, pero también a la hora de hacer propuestas de servicios profesionales (que para mí no son otra cosa que la “versión cero” de un plan de proyecto).

Yo por aquel entonces dirigía un grupo de consultores, como el negocio no iba bien teníamos que responder a todas las peticiones de propuestas que pudiéramos. Había algunas semanas que teníamos que generar 2 y hasta 3 propuestas de servicios de consultoría. Mi frustración permanente tenía que ver con el tiempo que perdíamos con las herramientas ofimáticas.

I have the habit of using Project Management Tools

Unfortunately, many good Project Managers, who has good experience, project management fundamentals and good professionals on their teams, encounter the problem that do not have good tools to seamlessly use their knowledge.

For them, passing the PMP® exam is like getting a driver's license and then realizing they can only walk. Sometimes, even worse, the performing organization requires them to go by bus, by imposing tools overloading them with huge bureaucracy.

Project Managers need to manage a project, not a tool. Especially, they need to manage expectations of all stakeholders, with an effective and efficient communication, providing information in the right format, at the right time, with the appropriate impact and only the necessary information. As regards their personal self-management and team management, they need to manage documentation, communication, changes, deliverables, schedule, cost, risks, issues, procurement, calendars, team members’ performance, etc.