Fail to Plan is Plan to Fail

En su día a día, un Director de Proyectos Eficaz debe ser un especialista en visualizar su proyecto. Los proyectos se crean dos veces: primero se hacen reales en nuestra mente, los creamos en nuestra “bola de cristal”; finalmente acaban siendo una realidad para los interesados. Antes de que se vean los entregables, el Director del Proyecto ya los había imaginado. Antes de que los miembros del equipo sigan los procesos, el Director del Proyecto “ya había estado allí”. Empezar con un fin en la mente, en el ámbito de los proyectos, significa algo muy concreto: planificar.

Una buena planificación es clave para el éxito de cualquier proyecto (como se dice en inglés, fail to plan is plan to fail, que podría traducirse como: fracasar planificando es planificar el fracaso). Cuando observamos que alguien gestiona un proyecto haciendo lo que le manda el cliente, reaccionando a los problemas y crisis que surgen en el día a día, ¿de verdad podemos llamar a eso gestionar un proyecto?

Un Director de Proyectos que no tiene el hábito de planificar causa muy mala impresión. No está haciendo bien su trabajo. Que no diga que está gestionando un proyecto, está gestionando otra cosa. Es normal que se ponga “rojo” cuando en una reunión de seguimiento un interesado clave le acusa de improvisar continuamente.

¿Qué imagen proyecta si no sabe mejor que nadie lo que hay que hacer a partir de hoy? Cuando prepara el gantt no porque él lo use, sino para salir del paso en la reunión de seguimiento, esto se nota mucho. ¿Por qué ha convocado la reunión de seguimiento? Mucho me temo que es para descubrir “al vuelo” lo que tiene que hacer su equipo la semana próxima.

Qué distinta impresión causamos (¡y qué eficaces parecemos!) cuando nos hemos comprometido con los objetivos (hábito 1), y además tenemos una imagen clara del futuro y de los pasos intermedios. El segundo hábito del modelo de Covey “empiece con un fin en la mente”, podría traducirse al hábito genérico 2) Planificar progresivamente y otros tres sub-hábitos más específicos: 2.1) Visualizo el destino y el camino; 2.2) Siempre tengo un plan actualizado y creíble y 2.3) Sé decir que no.

A continuación se reproducen algunas frases que nos fluyen habitualmente cuando integramos en nuestro carácter los hábitos 1 y 2:

2.1) Visualizo el destino y el camino: 

• "Los usuarios afectados necesitarán esta formación antes de la semana 15. Los resultados serán tomados en cuenta en el resto de las actividades de gestión del cambio".
• "En la primera iteración se tomarán todas las decisiones de arquitectura tecnológica, que se validarán mediante un prototipo. La segunda iteración entregará toda la funcionalidad del subsistema de recibos, que es el más crítico. La tercera iteración cubrirá el resto de funcionalidades".
• "El equipo independiente de pruebas se incorporará con una carga de 5 FTEs en junio, 8 en septiembre y 10 en enero".
• "Deberíamos negociar los derechos de explotación del producto del proyecto. Nuestra empresa podría incorporarlo en esta línea de negocio".

2.2) Siempre tengo un plan actualizado y creíble:

• “Estos supuestos iniciales han resultado no ser ciertos, aquí les envío la nueva planificación” .
• “En los principales paquetes de trabajo y cuentas de control, la programación sigue inalterada. Se ha profundizado para detallar las actividades de bajo nivel y los hitos del próximo mes” .
• “Si el proyecto se cancelara a finales del próximo mes, habría dado tiempo a producir los siguientes entregables...” .
• “Terminar antes de marzo es imposible, la fecha más probable para entregar un producto aceptable es el 31 de marzo, pero incluso esta fecha no es muy creíble (30%), hay que esperar al 15 de abril si se quiere publicar una fecha límite con el 50% de confianza, pero si se quiere probabilidad de retraso virtualmente nula, hay que publicar como fecha de fin de proyecto el 1 de junio”.

2.3) Sé decir que no:

• "Esta petición debe rechazarse porque, como puede ver en la declaración del alcance que se consensuó, este punto se decidió excluir explícitamente y dejarlo para una siguiente fase".
• "Su petición es muy interesante, pero causaría este rechazo en estos usuarios, y además duplicaría estos costes de mantenimiento..."
• "Si retrasamos esta actividad, esta otra, en manos de este proveedor, entraría en el camino crítico, con lo que cualquier retraso en su entrega provocaría un retraso en la fecha de finalización".
• "El proyecto puede terminar 2 semanas antes, a condición de que Ricardo siga en el equipo al 100% una semana más".
• "Se ha estudiado el impacto de esta solicitud de cambio: Aparece un nuevo riesgo cuya mitigación costaría 2.000€ y provocaría 1 semana de retraso. Si se opta por contenerlo y no mitigarlo, se necesitaría una reserva de 10.000€ y se tardaría 3 semanas en ejecutar el plan de recuperación, en caso de que ocurra".