Lo nuestro con el Project es una relación amor-odio

Cada día tengo más claro que los Project Managers tenemos una especie de relación amor-odio con la herramienta Microsoft Project: es raro encontrar un Project Manager que no la tenga instalada, pero a la vez provoca mucha frustración cuando "el Project hace cosas por su cuenta".

A mi personalmente me parece buena herramienta, ¡yo también la uso mucho! Pero reconozco que tuve que estudiarme algunos libros para empezar a usarla bien. Como viene con el paquete de Microsoft Office pensamos que se aprende igual que el Word, de forma autodidacta, pero yo tengo claro que no se aprende así.

En mi curso de Microsoft Project (aquí pueden descargar un pdf con la descripción del curso) yo he comprobado que los alumnos no necesitan solo comprender las pantallas y las opciones, como si estudiáramos un manual de usuario. Para aprender a usar Microsoft Project con propiedad, una herramienta que lleva más de 30 años en el mercado y tiene quizá demasiadas funcionalidades, mi consejo es que se use desde la perspectiva de la gestión de proyectos, esto es: después de tener claros los conceptos de gestión de tiempos y costes. Si no, lo que nos pasa es que la herramienta nos controla a nosotros.

A continuación les ofrezco un test que yo he preparado desde esta óptica, ¿se animan a hacerlo?

Why can't I be good as a Project Manager?

Why can’t I be good

Why can’t I act like a man

Why can’t I be good

And do what other men can

I'd like to look in the mirror

With a feeling of pride

Instead of seeing a reflection

Of failure a crime

Lou Reed's song: Why can't I be good

After many years in the profession, I’ve met many people who claimed to be Project Managers, but actually they weren’t. Even worse, they didn’t have the attitude to become one. These people found their comfort zone (they didn’t recognize that, though) in deciding and executing every single technical detail, so proficient in their domain of expertise that no one could do their job, catch up their pace, deal with crisis, handle complaints, etc. When leading project teams, they did not delegate many technical tasks, as they tried to control team members’ work by controlling over the technical details, discussing on “how to do” more than on “what to do”.

Dirección de Proyectos: Una profesión poco agradecida

-¡Si no pasa na'!

Pero que sepas que, en no pasando na', ser eres...

-¿Que soy qué?

-Un técnico.

-No, perdona, yo soy el Director del Proyecto,

lo que pasa es que, por esta vez, tengo que hacerlo yo todo.

-Desde el cariño te lo digo: Que sepas que ser eres...

– José Mota (cuando parodie nuestro gremio ;-)

A lo largo de mi trayectoria profesional, me he encontrado con muchas personas que decían ser Directores de Proyecto, pero que no lo eran, y peor aún, no tenían la actitud para llegar a serlo. Estas personas, aunque no lo reconocían, encontraban su zona de confort en ejecutar o decidir todas y cada una de las actividades de tipo técnico, especializándose tanto en su ámbito de dominio que nadie más podía hacer ese trabajo, igualar su ritmo, solucionar las crisis, atender las quejas, etc. Cuando estas personas lideraban equipos, no delegaban todas las tareas técnicas, y la forma de controlar a los miembros del equipo era entrando en los detalles técnicos, debatiendo más el “cómo hay que hacerlo” que el “qué hay que hacer”.

Cuando los jefes se daban cuenta de que el proyecto iba muy mal, o bien cancelaban el proyecto o bien les reemplazaban sin dudarlo, y entonces ellos vivían un tremendo drama: estaban totalmente identificados con el proyecto, el proyecto eran ellos mismos, cuando les “mataban” el proyecto era como si les mataran a ellos mismos.

Asana on Agile Projects

Long time ago I wrote a post proposing the use of Evernote as a virtual story board. In practice, I’ve been using this method myself on some projects, and I liked it for several reasons, mainly because of the great acceptance of Evernote and also because of the higher quality of the documentation I could see at project closing, since the tool makes it easy and quick for everyone to write about user stories, personas, retrospectives, impediments, and so on. However, this method had important issues. To name a few: the Product Owner had to share her user account, reprioritizing was tough, the technical team preferred other tools to manage tasks, etc.

Now I have to say I've changed my mind: Asana is my best option. I use Asana for getting things done, interacting with students and project teams, and even for tracking my children’s homework ;-) and also for agile projects, of course. In agile projects, Asana has always been my first option for sprint backlog virtual boards, but I insisted with Evernote for the other uses. When I used Asana not for agile, I liked Asana for documentation as well. I insisted with Evernote because I could work offline, but this is not a real issue nowadays, isn't it? If I don’t have access to a network wire, then I usually have access to a Wi-Fi network; if not I can always use my mobile Wi-Fi hotspot… In conclusion: I keep a tool for everything related to task management, and this tool is Asana, I don’t need any other one.

In this post I will try to explain how to use Asana on projects under Scrum methodology. If you want to see the example I’ve prepared (as if you were the Scrum Master) then you can go to:

• www.asana.com
• user: jose.barato@pmpeople.es
• password: pmpeople

Asana en Proyectos Ágiles

Hace un tiempo escribí un post titulado usar Evernote en Proyectos Ágiles, donde proponía usar Evernote como tablero virtual. En la práctica he usado este método en algunos proyectos y me ha gustado por varios motivos, principalmente porque es una herramienta que cuenta con mucha aceptación y sobre todo por la buena documentación que queda al final: Evernote es una herramienta que anima a a la gente a escribir sobre historias, personas, retrospectivas, impedimentos, etc. Este método que yo proponía, sin embargo, tiene varios inconvenientes: hay que compartir la cuenta del Product Owner, no es cómodo repriorizar historias, y el equipo técnico prefiere usar otras herramientas para manejar sus tareas.

Asana últimamente me está gustando más. Yo uso Asana para mi productividad personal, para interaccionar con los alumnos, en proyectos, para ponerles deberes a mis hijos... En los proyectos ágiles, Asana siempre ha sido mi opción de tablero virtual para el sprint backlog, pero me empeñaba en mantener Evernote para el resto de la documentación. Hasta que pensé: ¿Asana también serviría para documentar? Mi motivo principal para usar Evernote era que funciona offline, es decir, aun cuando la gente no esté conectada a Internet, pueden seguir escribiendo. Si no hay conexión, entonces Asana no se puede usar. ¿Esto es una verdadera limitación? Si no hay cable, hay wifi, y siempre puedo usar la wifi del teléfono… Conclusión: me quedo con una herramienta para todo lo que tenga que ver con gestión por tareas, y esa herramienta es Asana, no necesito más.

En este post voy a tratar de explicar cómo me propongo usar Asana a partir de ahora, como única herramienta de gestión bajo metodología Scrum. Si quieren ver en Asana el ejemplo que he preparado (como si fueran el Scrum Master) pueden usar este acceso:

• www.asana.com
• usuario: jose.barato@pmpeople.es
• password: pmpeople

Usando Líneas Base en Microsoft Project

Para asentar las funcionalidades que permite MSP sobre el control de un proyecto utilizando líneas base, les propongo el siguiente ejercicio en 7 pasos:

1. Asignar un recurso a dos actividades secuenciales de 2 días y 3 días, respectivamente, y grabar la línea base.
2. Actualizar el progreso hasta día 3.
3. Programar 2 días adicionales para la tarea 2 y añadir una nueva actividad 3 de 3 días de duración, dependiendo de la primera.
4. Actualizar la línea base solo para la actividad 3.
5. Reprogramar el proyecto para que refleje un aplazamiento del día 3 al 6.
6. El cliente aprueba la nueva planificación: replanificar el proyecto (rebaseline).
7. El cliente desaprueba la nueva planificación: recuperar línea base anterior.

¿Se animan a practicar? Abran MSP, sigan el ejercicio paso a paso y comprueben si obtienen los mismos resultados:

Project Management is a top trending profession, yes but...

According to a study by the Project Management Institute, between 2010 and 2020, 15.7 million new project management roles will be created globally, and the project management industry is slated to grow by $6.61 trillion. An expected 12% growth in demand for project management professionals will result in almost 6.2 million jobs by 2020. These figures by PMI show Project management is a top trending profession.

Nowadays there are over 700,000 certified professionals and almost 500,000 PMI members. This huge professional network has its social meeting points in the form of congresses, seminars, webinars, etc., many of them organized by PMI Inc. or its nearly 300 PMI chapters in more than 100 countries. Many PMI chapters sponsor volunteering projects.

In social networks like LinkedIn you can find many groups of interests related to PMI and project management in general, accessing many different roles such as students, teachers, project managers, program managers, portfolio managers, PMO members, project sponsors, education institutions, authors, project management tool vendors, etc.

If you are a project manager, then you will probably know that you can get an extra money from training and consulting.

La Dirección de Proyectos es una profesión en alza, pero...

Según un estudio del PMI, entre 2010 y 2020 se crearán 15,7 millones de puestos de trabajo relacionados con la dirección de proyectos, y se estima que el sector de dirección de proyectos crecerá hasta los 6,61 billones de dólares. La demanda de profesionales certificados PMP crecerá un 12% hasta llegar a los 6,2 millones de puestos en 2020. Las cifras que ofrece el Project Management Institute demuestran que la gestión de proyectos es una profesión en alza.

En la actualidad, en el mundo hay cerca de 700.000 profesionales certificados por PMI y unos 500.000 profesionales afiliados a PMI. Esta gran red profesional ya tiene sus puntos de encuentro, en forma de congresos, seminarios, webinars, etc., muchos de ellos promovidos por PMI Internacional y por sus casi 300 capítulos en más de 100 países. Muchos capítulos de PMI fomentan la participación en proyectos de voluntariado.

En redes sociales como LinkedIn pueden encontrarse muchos grupos de interés relacionados con PMI y con la gestión de proyectos en general. A estos grupos de interés acceden distintos perfiles: alumnos, profesores, directores de proyectos, directores de programas, directores de portafolios, miembros de oficinas de gestión de proyectos, promotores, patrocinadores, empresas de formación, autores, proveedores de herramientas de gestión de proyectos, etc.

Si usted es Director de Proyectos, sabrá que muchos profesionales obtienen ingresos adicionales por formación o consultoría.

Onsite vs. Virtual Live Instructor-led Courses

For some time now I have been teaching virtual "live" courses via Internet, preparing students for the PMP® exam certification by PMI®. I keep GoToMeeting meetings with them for sharing presentations, audio, video, etc., never longer than three hours and no more than 5 students at a time. From class to class we use Asana for homework tasks, Q&A, sharing conversations, etc.

I have been able to compare with the traditional format of classroom training and I must say that, at least from my experience, with the technology available today, the effectiveness of these virtual courses is no longer inferior. If we add the advantages of not having to travel, savings in infrastructure and other material costs, a more direct and personal tracking of students progresses, etc., it is no wonder that more and more training offering is on the rise, at the expense of the traditional format. Could this mean a new paradigm shift in the courses for PMI exams?

According to my experiences teaching groups in both formats, I can tell that the efficiency of a traditional course is 25 points lower than a virtual live instructor-led one, but the final cost for the student is more than three times. If you are interested on the rationale behind these conclusions, then keep on reading...

Un proceso de cambio de éxito en la obtención de la Certificación PMP

Soy gestor de proyectos de Gestión del Cambio en una importante compañía de servicios tecnológicos del Grupo Santander, y recientemente he obtenido la certificación PMP. En el siguiente artículo compartiré mi experiencia mostrando el proceso y aspectos clave que podrán ser útiles para futuros candidatos en la obtención de la certificación.

En primer lugar, y tras la inscripción recibimos un curso de formación de 40 horas (el requisito necesario para realizar la solicitud de certificación es una formación presencial de 35 horas). Dado lo extenso de la materia, mi experiencia es que se obtiene una primera “toma de contacto”, y aquí es cuando me di cuenta que la preparación puede llevar fácilmente entre 80 y 100 horas de autoestudio. Aunque puede parecer exagerado a priori, es un baremo realista.