-Patrocinador: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va mi proyecto?
-Director de Proyectos: Tienes un mail mío en tu inbox. El riesgo que se identificó hace dos semanas se ha materializado. Necesito tu aprobación para sustituir al experto en base de datos. Recordarás que habíamos aprobado una subcontratación por 2 meses, 10.000€. Este sobrecoste reducirá el margen final medio punto.
-Patrocinador: ¿Impactaba la fecha límite?
-Director de Proyectos: Si cuento con él el próximo lunes, como me aseguran, no habrá retraso por esta razón.
-Patrocinador: ¿Por esta razón? ¿Te preocupa otra cosa?
-Director de Proyectos: El nivel de retrabajo que estamos asumiendo. Este lunes nos han cambiado las especificaciones por tercera vez. Calculo que hemos producido 500 puntos función que hay que tirar a la basura. Esto son otros 10.000€.
-Patrocinador: ¿Qué sugieres que hagamos?
-Director de Proyectos: He preparado tres alternativas para reducir el alcance. Hay una presentación en el mail que te he enviado. ¿Tienes tiempo ahora? Me gustaría contártela bien. Creo que deberíamos ir mañana a ver al cliente...
¿Aprecian la diferencia? Este otro Director de Proyectos sí transmite una imagen de eficacia, desde luego. ¿Cuál es su secreto?
La respuesta es el control cuantitativo. En cada momento, es capaz de medir la distancia entre lo que está ocurriendo y lo que debería estar ocurriendo (en nuestra jerga, la expresión cuantitativa de lo que debería ocurrir se denomina línea base). No hace falta que sus interlocutores dominen esas técnicas porque también es capaz de adaptar la comunicación.
A mi juicio, un Director de Proyectos eficaz en el hábito 3 debe controlar las líneas base de su proyecto.
Tiene sentido que el hábito tres, poner primero lo primero, conviva tan claramente con los dos anteriores, la proactividad y tener claros los objetivos.
ResponderEliminarPero me pregunto ¿qué pasa si coincides con el patrocinador cuando aún no dispones de todas las cifras?
Si un PM no dispone de las cifras porque no ha tenido tiempo de prepararlas (o ha pensado que no hacía falta) yo creo que no está siendo eficaz porque no tiene el hábito 1 (sea proactivo). Los interesados podrán decir que no está haciendo bien su trabajo. Si un fontanero viene a mi casa pero ha olvidado sus herramientas, yo no le pago el desplazamiento.
ResponderEliminarSi no dispone de las cifras porque hay mucha incertidumbre todavía en el proyecto, siempre podrá tomar supuestos. Esto tiene que ver con el hábito 2 (empiece con un fin en la mente). Suponiendo que hay que entregar esta funcionalidad, que hay que cumplir estos hitos, que puedo contar con este equipo... entonces mis previsiones son...