3 de agosto de 2011

Evaluando a un Director de Proyectos ineficaz

Pensemos en un Director de Proyecto que no nos guste. ¿Qué suele decir un jefe cuando evalúa a esta persona? A continuación va una lista de defectos que yo recuerdo haber observado en compañeros y en mí mismo (hay mucha autocrítica en esta lista):
  • Siempre se está quejando de los procesos internos, de los recursos, del cliente, de los plazos, pero nunca propone soluciones.
  • No es proactivo. No se anticipa a los problemas. Avanza reactivamente, de crisis en crisis.
  • Tarda mucho en tomar cualquier decisión, no me parece que tenga criterios claros.
  • No tiene un plan completo del proyecto, ni por escrito ni en su cabeza. Cuando se lo pido, me hace un gantt, pero sospecho que es sólo para cubrir el expediente.
  • No gestiona bien el tiempo. Siempre anda desbordado. Nunca parece tener tiempo para nada nuevo. No responde a los correos. No devuelve las llamadas. Lo urgente no le deja tiempo para lo importante. Generalmente no cumple lo que promete.
  • No sabe delegar, todas las decisiones han de ser suyas. Se mete demasiado en las tareas técnicas.
  • Es demasiado autoritario. Ha quemado al equipo. He recibido muchas quejas de los responsables funcionales, del cliente, de los proveedores, etc. No mantiene buena relación con los interesados, no confían en él.
  • Le falta empuje para cerrar de una vez el proyecto. Siempre me dice que estamos al 90%.
  • Le veo cometer siempre los mismos errores. Tropieza con las mismas piedras una y otra vez. No le preocupa mejorar.
  • No lleva un registro de incidencias. No gestiona el alcance. Al cliente le dice a todo que sí.
  • No conoce el presupuesto, lo gastado, lo facturado, el margen comercial, etc.
  • No me da información ejecutiva. Por ejemplo, no es capaz de justificar el progreso real, qué retraso final acumulará el proyecto y cuál será el sobrecoste.
Si usted hace su propia lista, seguramente no coincidirá con la mía, pero apuesto a que tienen algo en común: Casi todos los defectos entran en el grupo de las llamadas "habilidades sociales", o soft-skills, en inglés. Como puede comprobar, en mi lista sólo los últimos tres puntos se refieren a técnicas y herramientas del tipo hard-skills. El resto tiene que ver con los elementos "sociológicos" del proyecto. Un proyecto puede resultar un fracaso sólo porque no se comprenda bien al cliente, porque la moral de los miembros del equipo esté baja, o porque dos personas en el equipo estén permanentemente enfrentadas.

27 de julio de 2011

El paradigma de los 7 hábitos adaptado a los Project Managers

... y esta es la adaptación que yo he pensado para los Directores de Proyectos:







El paradigma de los 7 hábitos

Estos son los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, propuestos por Stephen Covey en 1989:


18 de julio de 2011

Conversando en el ascensor con un Director de Proyectos eficaz

Ahora démosle la vuelta a la escena. En ese mismo trayecto en ascensor ¿qué diría un Director de Proyectos eficaz?

-Patrocinador: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va mi proyecto?
-Director de Proyectos: Tienes un mail mío en tu inbox. El riesgo que se identificó hace dos semanas se ha materializado. Necesito tu aprobación para sustituir al experto en base de datos. Recordarás que habíamos aprobado una subcontratación por 2 meses, 10.000€. Este sobrecoste reducirá el margen final medio punto.
-Patrocinador: ¿Impactaba la fecha límite?
-Director de Proyectos: Si cuento con él el próximo lunes, como me aseguran, no habrá retraso por esta razón.
-Patrocinador: ¿Por esta razón? ¿Te preocupa otra cosa?
-Director de Proyectos: El nivel de retrabajo que estamos asumiendo. Este lunes nos han cambiado las especificaciones por tercera vez. Calculo que hemos producido 500 puntos función que hay que tirar a la basura. Esto son otros 10.000€.
-Patrocinador: ¿Qué sugieres que hagamos?
-Director de Proyectos: He preparado tres alternativas para reducir el alcance. Hay una presentación en el mail que te he enviado. ¿Tienes tiempo ahora? Me gustaría contártela bien. Creo que deberíamos ir mañana a ver al cliente...

¿Aprecian la diferencia? Este otro Director de Proyectos sí transmite una imagen de eficacia, desde luego. ¿Cuál es su secreto? 


Conversando en el ascensor con un Director de Proyectos ineficaz

Imaginemos la siguiente escena: Un Director de Proyectos coincide con su patrocinador en el ascensor:

-Patrocinador: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va mi proyecto?
-Director de Proyectos: Pues, así, así... Resulta que Pepe se va de la empresa y nos deja un poco colgados...
-Patrocinador: ¿Quién es Pepe?
-Director de Proyectos: Nuestro experto en base de datos, creía que le conocías. No sé qué vamos a hacer sin él…
-Patrocinador: Entonces, ¿le tengo que decir al cliente que hay un retraso?
-Director de Proyectos: Estaría bien, sí.
-Patrocinador: ¿Cuánto tiempo? ¿Qué acciones vamos a tomar? ¿Cuánto nos va a costar? ¿Por qué no había un reemplazo?
-Director de Proyectos: Es que no damos abasto con las nuevas peticiones. Día sí, día también, nos cambian los requisitos.
-Patrocinador: Eso no puede ser, no podemos decirle a todo que sí, es un fixed price. Iré a verle mañana. Dame el registro de cambios, el registro de riesgos y el estimate to complete.
-Director de Proyectos: Ejem..., bueno... yo me quedo en este piso. Luego, si eso, ya te pongo un mail...

Como es de esperar, el patrocinador no recibirá ese mail esta tarde, habrá que atender otras peticiones urgentes. ¿Qué pensará este patrocinador de este Director de Proyectos? ¿Le verá como un Director de Proyectos eficaz? ¿Qué dirá cuando le pidan opinión para su evaluación anual? ¿Y si el Director General hubiera coincidido también en el mismo ascensor?

Adaptar los 7 hábitos de Covey a la gestión de proyectos

Stephen Covey publicó en 1989 su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” que fue elegido el libro empresarial más influyente del siglo XX y uno de los diez libros más influyentes de la historia, llegándose a vender más de 18 millones de ejemplares en 38 idiomas en todo el mundo. Muchos ven en el paradigma de efectividad de los 7 hábitos las claves para gestionar mejor el día a día y para lograr la efectividad personal sostenible a largo plazo.  El modelo de los 7 hábitos de Stephen Covey le ha servido a millones de personas durante más de dos décadas para orientar el camino hacia la efectividad. Este marco de 7 hábitos ya se ha adaptado para las familias, los adolescentes, las escuelas de primaria y las empresas, siempre superando todas las expectativas.

Si hay alguien que necesita la efectividad más que nadie, ese es el Director de Proyectos. Como personas eficaces deberían seguir el paradigma de los 7 hábitos de Covey, y cómo no, todas las recomendaciones de buscar la propia voz e inspirar a los demás dentro de la empresa, liderazgo basado en principios, planificación personal, etc. Esto está muy bien pero, en mi opinión, no es suficiente: Debería profundizarse en el paralelismo existente entre los hábitos de Covey y el cuerpo de conocimientos detallado en el PMBOK.

Podemos aprender y enseñar los 7 hábitos de Covey en el lenguaje de nuestra profesión.