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14 de abril de 2013

Los problemas de ayer son los riesgos de hoy

 
Como escribió León Tolstoi: “Todas las familias felices se parecen, pero las infelices lo son cada una a su manera”. En nuestra profesión, yo creo que podríamos decir lo siguiente: “Todos los proyectos felices se parecen, pero el drama que se vive en proyectos que fracasan es muy particular”.

Imagine que está comenzando un nuevo proyecto y alguien le dice: “Este proyecto tuyo se parece mucho al que Pedro acaba de concluir, ¿por qué no le preguntas?”.

Usted está ocupado comenzando la planificación. Le parece que este proyecto se ha vendido muy por debajo de coste y plazo. Está descubriendo que hay muchos interesados contrarios al buen fin del proyecto, el alcance no está bien definido, hay mucha innovación y mucho que perder si el proyecto sale mal.

Decide despejarse un poco e ir a ver a Pedro.


Pedro es un colega muy metódico. Para el proyecto que a usted le interesa, ha recopilado un repositorio de riesgos estructurado en fichas como estas:


Aquí están los problemas que Pedro imaginaba que podrían ocurrir, la respuesta que pensó aplicar antes y después de que ocurrieran, sobrecoste y retraso final. Usted estaba empezando a imaginar algunos de estos riesgos en su hoja en blanco. ¿No daría lo que fuera por algo así?

Usted sabe que no va a tener exactamente los mismos problemas que ha tenido Pedro, pero puestos a usar la “bola de cristal”, mejor reutilizar su experiencia que partir de cero. Su cliente tenía mayor madurez, usted no va a tener tantos usuarios y la gestión del cambio será más fácil. Su proyecto y el de Pedro son diferentes, aun así, es seguro que hay patrones, categorías, procesos, plantillas, etc., más o menos reaprovechables con poco esfuerzo.

Todo lo que necesita un Director de Proyectos ya está inventado.


En los proyectos, los errores se pagan. Nadie nos devolverá un día perdido al comienzo del proyecto porque hemos supuesto que el equipo tendría una sala equipada para trabajar, por ejemplo. Realmente hay un gran beneficio por no volver a tropezar con la misma piedra.

En los proyectos, los errores se pagan. Un Director de Proyectos Eficaz trata de no “tropezar dos veces con la misma piedra”


Si no tenemos derecho a creer que un determinado supuesto sigue siendo válido, es nuestra responsabilidad no confiarnos. Recordemos la famosa cita de Mark Twain: “No es lo que no sabemos lo que nos mete en problemas, sino lo que creemos que sabemos, pero no sabemos”.

Uno de los mejores hábitos que tiene un Director de Proyectos Eficaz, es el de recopilar progresivamente (involucrando al resto de interesados) la información de los riesgos y lecciones aprendidas. El verdadero aprendizaje solo lo obtienen cuando todo esto lo dejan por escrito, para que otros puedan aprovechar este conocimiento, no solo ellos mismos.