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18 de agosto de 2013

Ponga primero lo primero

El tercer hábito de Covey se titula: "Ponga primero lo primero". El primer hábito dice "tú eres el programador", el segundo dice "escribe el programa", el tercer hábito dice "ejecuta el programa". El segundo hábito se ocupa de la primera creación, la creación mental, utilizando la imaginación y la conciencia moral. El tercer hábito se refiere a la creación física, utilizando el atributo humano de la voluntad independiente. Este es el hábito de hacer que las cosas se hagan (Getting Things Done, en inglés).
Las personas eficaces consiguen generalmente lo que se proponen, casi siempre con disciplina, empleando su máximo empeño y esfuerzo. Estas personas hacen lo que dicen (en inglés esto se dice: do the talk). No les tiene por qué gustar todo lo que hacen, pero es más fuerte su propósito que su disgusto. Cuando vemos que una persona destaca por su eficacia, esto no significa que termine todas las tareas, o que haga muchas más tareas que el resto (no confundir eficiencia con eficacia). Estas personas han desarrollado el hábito de conseguir hacer las cosas que ellas consideran verdaderamente importantes, y esto lo consiguen no puntualmente, sino de forma continuada.
Según Covey, las personas eficaces trabajan habitualmente en actividades importantes pero no urgentes (el cuadrante II). Cualquier actividad la podemos categorizar como urgente e importante (cuadrante I), no urgente e importante (cuadrante II), urgente y no importante (cuadrante III) y no urgente y no importante (cuadrante IV). Las tareas del cuadrante I no queda más remedio que hacerlas ya, son necesarias. Dedicar demasiado tiempo al cuadrante I resulta estresante y nos da la sensación de no ser proactivos, sino reactivos. Las tareas del cuadrante III se deberían delegar, trabajar en ellas nos provoca decepción. Quizá son tareas importantes, pero para algún otro, no para nosotros. Las del cuadrante IV deberían evitarse porque suponen desperdiciar o malgastar nuestro valioso tiempo. Un indicador de lo eficaces que somos es el tiempo empleado y el número de tareas que resolvemos en el cuadrante II.  
¿Cómo conseguimos orientar nuestra actividad diaria hacia el cuadrante II? La respuesta es la anticipación, la planificación del tiempo. Todos conocemos las ventajas de utilizar una sencilla lista de tareas pendientes (to-do-list). Enumeramos las tareas pendientes que tenemos por delante y las vamos tachando a medida que las vamos terminando. Tachar el último elemento de nuestra lista de tareas pendientes en el día nos produce una sensación de logro y satisfacción personal. Es nuestra imagen cotidiana de autogestión eficaz.


Lamentablemente, en la era actual de la sociedad de la información, para los trabajadores del conocimiento ya no es suficiente la lista de tareas pendientes. El famoso to-do-list ya no es una herramienta de planificación válida. La culpa la tiene fundamentalmente el correo electrónico. Si exagerar, un trabajador del conocimiento puede acumular en su bandeja de entrada entre unos 100-200 mails diarios, la mayoría de los cuales son relevantes para su trabajo. En esta situación, es muy probable que su bandeja de entrada acabe convirtiéndose en su to-do-list. La sensación generalizada de agobio al sentir que "lo urgente no deja tiempo a lo importante", se produce permanentemente. Es como si nuestro trabajo consistiera en "apagar fuegos". Nos tumba una ola y cuando nos ponemos en pie viene la siguiente ola, y así, sucesivamente.
En este contexto no es imposible la efectividad. Uno puede reservar tiempo para las actividades verdaderamente importantes y no urgentes, que deberían ser como los grandes puntales (big rocks), y luego, en el día a día, ya entrarán cosas de los otros tres cuadrantes, pero es muy probable que un buen porcentaje de los big rocks acabe resuelto. Por contra, si nos ponemos con los big rocks cuando ya hemos terminado lo demás, ¿cuándo empezaremos? En la bandeja de 200 mails diarios siempre habrá otro mail con el que entretenerse, ¿verdad?
En este punto, antes de continuar, me gustaría recomendar al lector un video de Stephen Covey titulado precisamente "Big Rocks", que ilustra muy gráficamente la importancia de poner primero lo primero, haciendo analogía entre la gestión del tiempo y la técnica para llenar un vaso con piedras grandes y pequeñas. ¿Cuáles colocaría primero?
El video está disponible, en español, en la siguiente dirección: http://www.youtube.com/watch?v=4O45ylVmdYg
Según Covey, las herramientas de planificación de última generación deben tener ciertas características, de las cuales se pueden destacar las siguientes: 
  • Deben permitir conectar la misión personal, los roles que uno tiene como persona completa, los objetivos a largo plazo y las tareas del día a día.
  • Los objetivos o metas a largo plazo, conviene estructurarlos en pasos intermedios a corto y medio plazo.
  • La planificación personal debe realizarse dentro del marco temporal de una semana. Cuando se trata de programar una vida eficaz, se demuestra que la semana es mejor unidad de gestión que el día. Es efectivo dedicar tiempo una vez a la semana (¿el viernes por la tarde? ¿el domingo?) a diseñar nuestra brújula de planificación semanal, respondiendo a preguntas del tipo: Como trabajador/padre/esposo/amigo/etc. ¿qué es lo más importante que debo hacer sin falta la semana próxima? ¿Qué debo hacer también para afilar la sierra, es decir, para aumentar a largo plazo mi capacidad de producción? Así se van induciendo los grandes puntales, los denominados "big rocks".
  • Luego hay que asignar tareas o reuniones para resolver, en el plano físico, estos dos grupos de grandes actividades (objetivos y big rocks). Para el conjunto de tareas pendientes, es importante priorizarlas según su importancia (vital -A-, importante -B-, opcional -C-) y ponerles un número para indicar su prioridad (por ejemplo: Las tareas B2 será más prioritarias que las B4 y C1, pero menos que las A4).
  • Como la mayoría de los trabajadores del conocimiento utilizan su cliente de correo electrónico para planificar su agenda, tareas y reuniones, es muy conveniente que la herramienta de planificación esté integrada con esta otra.