EVM con Microsoft Project

Es importante elegir bien la herramienta para los cálculos EVM y registrar la información. Muchos directores de proyectos usan Microsoft Excel® y acaban frustrados cuando deben registrar mucha información sobre costes incurridos por los distintos recursos. Cuando se animan a usar Microsoft Project® también hay frustración porque no se usa adecuadamente.

Yo descubrí una forma rápida para introducir a los directores de proyectos en el uso de EVM con Microsoft Project, a partir del famoso ejercicio de “La Valla”, de Rita Mulcahy.

El siguiente vídeo explica cómo puede ayudarnos la herramienta Microsoft Project para controlar los costes del proyecto mediante el estándar EVM.

 A continuación expongo mi propia interpretación del ejercicio de “La Valla”:

Su proyecto consiste en hacer una valla de 4 lados. Cada lado lleva 1 día de trabajo de un operario, por 200€. Los lados se hacen secuencialmente. Comienza el trabajo el día 12/09/2011. Usted presupuestó 800 €. Al final del día 3 (14/09/2011):Ha completado el lado 1 (coste 200€) y el lado 2 (coste 275€). El lado 3 está completado al 50% (coste 200€). ¿Cuánto pagará finalmente?


Si el operario mantiene su ritmo de trabajo, el presupuesto a la finalización ascenderá a 1080€. Este resultado puede calcularse fácilmente aplicando las fórmulas de EVM: EAC = BAC/CPI; BAC=800; CPI = EV/AC = 500/675 = 0,74; EAC= 800/0,74 = 1080.

Usando Microsoft Project®, se puede obtener la solución en 4 pasos:

• 1) En primer lugar, usamos la vista “Gantt Chart” para introducir la información de planificación (no olviden fijar el comienzo del proyecto el día 12/9/2011):

• 2) Después fijamos la tarifa del operario a 25€/h (esto es, 200 €/día):

• 3) A continuación, grabamos la línea base (con lo que se graba toda la información de planificación) y después introducimos la información sobre el trabajo real. Tenga en cuenta que el trabajo real para el lado 2 fueron 11 horas (25*11=275€), y el trabajo para el lado 3 ha de ser replanificado porque solo se ha completado el 50% (hacen falta 2 días para completarlo):

• 4) Finalmente, fijamos el “Status Date” 3 días después del inicio (14/9/2011) y por ultimo obtenemos el informe EVM en la vista “Task Sheet,” tabla “Earned Value:”

En el Gantt de seguimiento podemos ver el progreso:

En el menu Report > Visual Reports > Earned Value over Time Report, podemos obtener la gráfica EVM para los días transcurridos desde el comienzo:

Algunas anotaciones finales para recapitular:

• La unidad de gestión elemental de coste en Project es las horas de esfuerzo por recurso, por tarea y por unidad de tiempo. En las tablas de uso de recursos o uso de tareas podemos ver y controlar estos datos:

• El campo Work significa las horas planificadas por recurso y tarea. Debe actualizarse continuamente reflejando la última información del proyecto. Cambiar Work significa replanificar: ¿Cuántas horas quedan? ¿Cuándo? La planificación por defecto de las tareas es orientada al esfuerzo: El motor de planificación trata de mantener constante las horas. 
• El campo Cost se calcula: Work * Standard Rate. El campo Actual Work es entrada de datos. El campo Actual Cost se calcula: Actual Work * Standard Rate
• Al grabar la línea base, se actualizan a lo largo del tiempo las variables Baseline Cost (= Cost) y Baseline Work (= Work). La curva PV es la variable Baseline Cost a lo largo del tiempo.

Al nivel de tarea:

• PV = Baseline Cost hasta Status Date.
• AC = Actual Cost hasta Status Date.
• EV = (Actual Work / Work) * Baseline Cost = % Work Complete * Baseline Cost.
• Cost y Actual Cost se calculan con la tarifa estándar (que puede cambiar).
• Baseline Cost se calcula con la tarifa estándar original.

Sobre la forma de calcular EV, tengo que decir que todas la versiones que yo he utilizado hasta la versión 2010 calculaban EV de una forma que a mí me parece un error de concepto, ya que el porcentaje completado lo calculan como la fracción de tiempo consumida, no la fracción de trabajo completado. En el pantallazo de la figura tienen un ejemplo en la herramienta demostrando este comportamiento que espero que se corrija en versiones futuras: