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27 de abril de 2014

Contabilidad para Project Managers

Muchos directores de proyecto ignoran los costes hasta que ya es demasiado tarde y el proyecto se hace económicamente inviable. En todo proyecto, el director del proyecto tiene la responsabilidad de conocer el desglose presupuestario, el margen previsto, el presupuesto de cada cuenta de control a lo largo del tiempo, la financiación aprobada, los hitos de facturación, etc. El objetivo de coste del proyecto es sin duda uno de los más importantes en todos los proyectos de cualquier empresa.

El director de proyectos quiere saber cuánto cuesta su proyecto, pero no simplemente para satisfacer su curiosidad, sino porque sabe que cuando su proyecto arroje pérdidas, él será el máximo responsable.

Como director de proyectos, usted debe conocer la terminología que utiliza el departamento de contabilidad de su organización en lo relativo a la gestión de proyectos.

En cada organización ejecutora hay unos factores ambientales y activos de procesos que hay que dominar, especialmente en lo relativo a la gestión de costes: ¿Se usa EVM? Si no es así ¿cómo se miden las desviaciones y los pronósticos? Es muy importante entender y hablar el lenguaje financiero con propiedad: Si su proyecto tiene un WIP negativo, ¿eso es bueno o malo? Su jefe le dice que el DSO de su proyecto es 20 días más de lo esperado ¿cómo se corrige? Aunque se trate de un proyecto interno, un proyecto de voluntariado, o cualquier otro proyecto sin contraprestación económica, es necesario estimar el esfuerzo y gestionar proactivamente para no superarlo. En estos casos se suele utilizar “horas-persona” como unidad de coste, o bien se traduce el esfuerzo a unidades monetarias multiplicando las horas por la tarifa unitaria. Si no se conoce esta tarifa de coste, o es un dato confidencial, suele emplearse una tarifa media de la categoría profesional dentro de la empresa o dentro del sector de actividad.

Si su organización vende proyectos a sus clientes, debe saber, entre otras cosas, lo siguiente:
  • Su proyecto será contabilizado como un ingreso por prestación de servicios (sin IVA) en el momento que pueda reconocerse parcial o totalmente el ingreso (principio del devengo).
  • Para su empresa es de la mayor importancia que su proyecto cumpla el plan de facturación (usted lo llama “plan de financiación”). Usted es consciente de que emitir una factura de 100k€ un mes tarde supone un coste financiero para su empresa de unos 500€ como mínimo (a un interés bancario del 6%). O lo que es lo mismo: el departamento comercial tendría que vender 10.000€ más para compensar la pérdida (si el margen operativo con el que trabaja su empresa es de un 5%).
  • A partir de que el proyecto se aprueba (su cliente adjudica el servicio y firma un contrato con su empresa), el departamento de contabilidad entiende que su proyecto es una fuente de coste. Para ellos, básicamente hay dos tipos de costes: las compras que su proyecto debe realizar para ejecutar el proyecto, y los costes por la utilización o el consumo de recursos (horas de trabajadores y otros costes de infraestructura). A su vez, estos costes de recursos pueden ser costes directos (directamente ligados al servicio prestado) y costes indirectos (no directamente relacionados con el proyecto, pero que hay que repartir por contabilidad analítica a las distintas organizaciones ejecutoras –centros de coste- y a su vez a los distintos proyectos como sub-centros de coste).
  • La rentabilidad de su proyecto, también llamada beneficio, utilidad, o margen comercial directo, o simplemente margen directo, se calcula en el momento de la venta y finalmente se contrasta con el margen directo final.
  • A este margen directo final se le restan los costes indirectos y queda el margen operacional (de gran importancia para los analistas económicos). Al margen comercial se le restan los gastos financieros y queda el beneficio antes de impuestos. Como director del proyecto, su empresa le hará responsable del objetivo de margen directo
  • Como indicadores de progreso, para calcular las desviaciones y los pronósticos en cada informe de situación, suele utilizarse el estándar EVM (Earned Value Management).
En la gráfica tienen un resumen con las distintas partidas de coste consideradas por el departamento de contabilidad. Los directores de proyectos debemos usar esos mismos términos cuando corresponda.