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20 de octubre de 2013

Herramientas para un Proyecto de Voluntariado



En septiembre de 2013 se lanzó un proyecto de voluntariado con el objetivo de traducir al español el libro: A Pocket Companion to PMI's PMBOK Guide, autores Paul Snijders, Thomas Wuttke, Anton Zandhuis, editado por Van Haren Publishing. En este proyecto, patrocinado por PMI Holanda, participamos los capítulos de Madrid, Barcelona, Valencia y Buenos Aires. En total somos 8 voluntarios trabajando en un equipo virtual. Yo tengo el privilegio de dirigir el proyecto.

El reto principal es lograr una traducción de alta calidad antes de la fecha de publicación en enero, por lo que es necesario ceñirse a una planificación realista. No menos importante al tratarse de un proyecto de voluntariado es optimizar el tiempo debemos dedicar a este proyecto, pues todos tenemos otras cosas importantes que hacer.

Después de 3 semanas de trabajo y 2 reuniones de seguimiento, ya tenemos la sensación de equipo a pleno rendimiento,  y creo que esto no lo habríamos conseguido sin las herramientas adecuadas. En este proyecto usamos 4 herramientas: Google Drive para gestión documental, GoToMeeting para reuniones virtuales, Asana para gestión de tareas y colaboración y TALAIA OpenPPM para gestión de proyectos. A continuación voy a describir brevemente cómo las usamos.



Google Drive para gestión documental (versión gratuita): Tenemos una estructura de carpetas para organizar los ficheros: Los ficheros fuente a traducir están en Microsoft Word y Powerpoint. Hemos segmentado el trabajo de traducción que nos corresponde a cada uno y tenemos carpetas para distinguir las fases de traducción, revisión y publicación. Usamos como métrica el número de palabras para igualar la carga de trabajo y medir el avance de la traducción. En fase de revisión usaremos la herramienta de revisión de Word.  Algunos de nosotros tenemos instalado el cliente de Google Drive para sincronizar los ficheros de forma automática. Otros acceden por web para descargar y subir ficheros. Por varias razones, hemos tomado la decisión de no usar los formatos de documentos de Google. También hemos decidido hacer backups cada semana.

GoToMeeting para reuniones virtuales (versión de pago, utilizamos la instancia del capítulo de PMI-Madrid): Todos los lunes mantenemos una reunión de seguimiento virtual. Nos conectamos para compartir nuestras pantallas y nos escuchamos por voz IP o por el número de teléfono que ofrece GoToMeeting. Para los ausentes, estas reuniones se pueden grabar en formato .wmv de alta calidad.


Asana para gestión de tareas y colaboración (versión gratuita): Hemos organizado la traducción completa del libro como una pila de 76 tareas, cada una de ellas correspondiente a una sección que traducirá una persona. Este backlog lo hemos repartido entre las 5 semanas que dura la traducción, que pueden verse como proyectos de Asana en nuestra zona de trabajo compartida. Cada una de estas tareas puede asignarse con una fecha límite. De esta manera, cada uno sabemos qué tenemos que traducir y cuándo. Si tenemos dudas al traducir algún término, en lugar de preguntar por correo a todo el equipo, podemos usar la sección de comentarios de la tarea para debatir, siguiendo un hilo de discusión. Cuando nos conectamos, cada uno puede ver si tiene algún mensaje en su buzón de Asana. Cuando terminamos una tarea, la marcamos como completada en Asana. Asana tiene una webapp para iPhone y Android, de manera que todos podemos colaborar y ser informados desde cualquier lugar. Asana envía notificaciones por email cuando estas fechas se aproximan y nos avisa de las tareas que tenemos pendientes. Estas notificaciones pueden deshabilitarse si no queremos que lleguen a nuestro email. También tenemos otro proyecto Asana titulado “Process” con tareas que no son propiamente tareas sino notas metodológicas, para registrar decisiones tomadas, reglas básicas, etc.


TALAIA OpenPPM para gestión de proyectos (versión de pago, utilizamos la instancia del capítulo de PMI-Madrid): En este proyecto, el Project Manager actualiza la información sobre inicio, alcance, tiempos, riesgos, seguimiento y cierre. El resto de voluntarios pueden ver esa misma información conectándose como stakeholders. También tiene acceso de patrocinador uno de los autores del libro.

El siguiente vídeo muestra un breve recorrido por estas 4 herramientas.