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13 de septiembre de 2015

Usando Líneas Base en Microsoft Project


Para asentar las funcionalidades que permite MSP sobre el control de un proyecto utilizando líneas base, les propongo el siguiente ejercicio en 7 pasos:
  1. Asignar un recurso a dos actividades secuenciales de 2 días y 3 días, respectivamente, y grabar la línea base.
  2. Actualizar el progreso hasta día 3.
  3. Programar 2 días adicionales para la tarea 2 y añadir una nueva actividad 3 de 3 días de duración, dependiendo de la primera.
  4. Actualizar la línea base solo para la actividad 3.
  5. Reprogramar el proyecto para que refleje un aplazamiento del día 3 al 6.
  6. El cliente aprueba la nueva planificación: replanificar el proyecto (rebaseline).
  7. El cliente desaprueba la nueva planificación: recuperar línea base anterior.
¿Se animan a practicar? Abran MSP, sigan el ejercicio paso a paso y comprueben si obtienen los mismos resultados:

1) Asignar un recurso a dos actividades secuenciales de 2d y 3d y grabar la línea base
Si mostramos la vista combinada Tracking Gantt y Task Usage, obtendríamos el resultado representado en la siguiente figura:


2) Actualizar el progreso hasta día 3
Con la opción Project > Update, podemos actualizar el porcentaje de tiempo transcurrido %Complete de todas las tareas del proyecto hasta una determinada fecha:


3) Programar +2 días tarea 2; programar nueva tarea 3 de 3d, dependiendo de la primera


Obsérvese que al haber asignado el recurso también a la nueva tarea, tiene una sobreasignación (ver indicador rojo de sobreasignación) los días 3-4-5. Una forma de nivelar el trabajo es directamente en la vista de uso de tareas, indicando que el día 3 ha trabajado 4 horas en las actividades 2 y 3, y que está previsto que el trabajo se reparta al 50% los días 4-5. Al indicar que ha trabajado 4h en la actividad 2 el día 3, como por defecto el modo de las actividades es "unidades fijas", para mantener el mismo esfuerzo MSP automáticamente extiende el trabajo de esta actividad medio día más. Si realmente no hay que trabajar ese medio día más, se puede corregir entrando cero horas en el trabajo para ese día. Así queda después de la nivelación:


4) Actualizar línea base solo para la tarea 3
Al establecer la línea base se puede indicar que solo se grabe para las tareas seleccionadas:


El proyecto queda de la siguiente manera:


5) Reprogramar el proyecto para que no se trabajen los días 4 y 5
Si, por la circunstancia que sea, el proyecto se aplaza 2 días, esto se puede indicar en la opción Project > Update para reprogramar las tareas incompletas para que comiencen después de una fecha.


6) El cliente aprueba la nueva planificación: replanificar el proyecto (rebaseline)
Como buena práctica, se aconseja grabar un plan provisional (interim plan) con la línea base actual antes de reemplazarla.

Esto permitirá recuperar una línea base anterior en el futuro, si hace falta. También se pueden comparar distintas líneas base en la vista Multibaseline Gantt:


Después de actualizar la línea base tenemos la siguiente situación de proyecto. En la vista Tracking Gantt se observa que no hay un retraso previsto (esto también podría verse en el campo Duration Variance=0, que se calcula como Duration menos Baseline Duration):


7) El cliente desaprueba la nueva planificación: recuperar línea base anterior
Para recuperar la línea base anterior, simplemente se copia el plan provisional guardado previamente en la línea base por defecto:

Ahora puede observarse que el retraso previsto es de 4 días (Duration Variance de la Summary Task es igual a 4 días):