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23 de diciembre de 2012

Microsoft Project con varios proyectos a la vez

¿Alguna vez ha tenido que preparar un Project que sirviera para visualizar a la vez varios subproyectos, también gestionados con Project cada uno? ¿Ha tenido la tentación de copiar y pegar tareas resumen, duraciones y fechas? ¿Lo ha hecho? ¿Por qué ha malgastado así su valioso tiempo?


Veamos un ejemplo sencillo. Tenemos estos 2 proyectos por separado:



Si queremos ver los dos proyectos a la vez, no puede ser más simple: Hay que abrir una nueva ventana seleccionando los 2 proyectos: 

Y obtenemos este nuevo proyecto combinado, que podríamos grabar como otro fichero de Project:


Project funciona igual que otras herramientas de Microsoft Office, con documentos maestros y subdocumentos. Aparte de la visualización inmediata de varios proyectos a la vez, la ventaja es que se pueden vincular dependencias entre tareas de distintos proyectos: Sobre un plan maestro es posible establecer dependencias lógicas entre distintos proyectos (cuando se gestionan por separado aparecen tareas "fantasma").

Si en el ejemplo anterior, la tarea E del proyecto Y depende de la tarea C del proyecto X, esto puede modelarse en el proyecto maestro XY:


Y cuando vemos los proyectos por separado, las dependencias aparecen representadas por tareas “fantasma” (ghost tasks), que no pueden editarse:


La otra gran utilidad de gestionar varios proyectos a la vez en Project, aparte de poder visualizar la información de tiempos global, es gestionar recursos compartidos. Para esto Project aporta el concepto de “pool de recursos”.

Un pool de recursos no es otra cosa que un fichero de Project que contiene solo información de recursos. Siguiendo con el ejemplo anterior, si tenemos un recurso R que se utiliza a la vez en los 2 proyectos X e Y, el fichero del pool de recursos podría contener esta información:


Ahora cuando abrimos los ficheros Proyecto X y Proyecto Y, podemos indicar que comparten los recursos del pool:


Si asignamos el recurso R a la actividad B del proyecto X y a la actividad D del proyecto Y:


En el proyecto combinado XY, o bien en el pool de recursos, podremos ver que este recurso está sobreasignado a partir del 7 de mayo:


Este post es una transcripción de un artículo que escribí para el curso online de Project Management de IEDGE. Pueden ver otros artículos míos generados para IEDGE pulsando aquí.