La historia del sastre, la princesa y el plan de mejora continua

Las empresas tienen gestión por objetivos, indicadores clave de rendimiento, cuadros de mando, planes de mejora continua, etc. Todas estas herramientas están muy bien, siempre que se apoyen en paradigmas basados en principios. Una empresa debe buscar el equilibrio entre su capacidad de producción (investigación, innovación y aprendizaje, desarrollo profesional, mejora de procesos, gestión de las relaciones con los clientes, etc.) y la producción (venta de productos y servicios, facturación, generación de valor para el accionista). Si los indicadores no se basan en principios, podemos ser muy eficientes midiendo y mejorando, pero nuestra escalera hacia el éxito no se apoyará en la pared adecuada.

A continuación pueden leer un texto muy ilustrativo sobre cómo los indicadores y los planes de mejora continua nos pueden dar una falsa sensación de progreso. El texto está extraído del libro Slack. Getting past burnout, busywork, and the myth of total efficiency, de Tom DeMarco. Cuenta la historia de un sastre que perdió una aguja en un pajar. Por alguna razón era importante para él encontrar aquella aguja y trabajó concienzudamente para encontrarla, sin éxito. Este sastre tenía una gran pasión por la lectura y en especial por los cuentos. Cuando comenzó a darse cuenta de lo difícil que resultaba encontrar una aguja en un pajar, a punto ya de rendirse, vio pasar a una princesa y recordó que las princesas saben si han dormido en una cama con un guisante bajo veinte colchones. ¿No podría ayudarle esta bella princesa a descubrir su aguja perdida entre el heno? Lo que empezó siendo una colaboración con un objetivo claro, acabó diluyéndose un poco y el objetivo sufrió algunos cambios. Ambos trabajaron con mucha eficiencia sobre un plan de mejora continua. Sin embargo, estos planes a veces tienden a maximizar el objetivo equivocado y resultan contraproducentes para las empresas (y también para las personas)...

[...]


Había una vez un sastre que perdió una aguja en un pajar. Por más que la buscaba, no era capaz de encontrarla. Siendo una persona muy analítica, no podía evitar pensar en el problema de forma abstracta. ¿Sería un caso particular de un problema más general? Tratando de categorizar el problema, enseguida se dio cuenta de lo siguiente: la población de elementos de heno era muy superior a la población de agujas.

Sea a el numero de agujas, siendo en este caso a igual a 1. Sea h el número de elementos de heno. Así, siendo h muy superior a a  la dificultad del problema podemos decir que es muy grande. Expresado de otra manera, la probabilidad  P de encontrar a, es menor cuanto mayor es h. O lo que es lo mismo, no existe un número delta lo suficientemente pequeño como para ser menor que P, si h es lo suficientemente grande. Él solo había intuido la conjetura de Goldbach, esencial hoy día para comprender la teoría de  fractales, los conjuntos de Mandelbrot, etc. Aunque por supuesto no era consciente de todo esto. Era un humilde sastre que había encontrado la relación entre P, h, a y delta, pero seguía siendo incapaz de encontrar su aguja.

Por suerte, mientras estaba inmerso en estas reflexiones, una joven y bella princesa pasó por allí. Normalmente, el sastre habría seguido ocupado en sus propios asuntos, pero por alguna razón se atrevió a mirarla, y tuvo una súbita inspiración:

–¡Hola! Veo que usted es una princesa, y yo sobre princesas he leído algunas cosas...
–Pues sí, ¡gajes del oficio! No puedes ejercer de princesa mucho tiempo sin que la gente crea que lo sabe todo sobre ti.
–Yo sé, por ejemplo, que una princesa sabe si hay un guisante debajo de su cama de veinte colchones.
–Bueno... parece que confunde algunos detalles, pero veo que ha captado la esencia. Las princesas somos muy sensibles.

Entonces el sastre le explicó a la princesa el problema de la aguja perdida en el pajar.

–Creo que ya entiendo lo que se propone –dijo la princesa–. ¿Usted quiere que yo me tumbe sobre el heno y le ayude a encontrar su aguja?
–Exacto.
–De acuerdo. Deberíamos encontrar la aguja rápidamente. ¿Donde dice que la perdió?
–No estoy seguro. En alguna parte por esta zona –el sastre señaló un área grande del pajar.
–Está bien, probemos aquí –se tumbó abarcando una zona probable, se agitó un poco, y negó con la cabeza–. No, aquí no está. A ver por este lado.

Se tumbó en otra parte, y otra vez negó con la cabeza. Entonces el sastre empezó a sentir una punzada en su pecho, algo le decía que no había sabido nada sobre princesas antes. Y ahora... su vida había dado un vuelco. Ya no volvería a ser igual. Antes la vida era solo trabajo, ahora se presentaba la oportunidad del Amor. Sus días podrían estar llenos de alegría, belleza, encanto, bailes, abrazos... Esa era la parte buena. La parte no tan buena era que antes lo único que podía perder era una simple aguja, mientras que ahora podía perderlo todo. De repente sintió pánico: –Por lo menos no lo estropees... –pensó.

La princesa (su princesa) estaba muy contrariada. El sastre veía su futuro color de rosa escapársele de las manos: –Bien, tampoco está por aquí –dijo ella–. ¡No lo entiendo!
–No tiene importancia –dijo el sastre–. Es solo una aguja.
–¡Pero me siento fatal. Siento que le he defraudado! –la princesa le miraba tristemente desde el suelo. ¡Oh! ¡Era tan bella!
–No debe sentirse mal, de ninguna manera. ¡Por favor, no! Incluso la persona más sensible del mundo quedaría abrumada ante la contundente evidencia numérica. Mire, si h es el número de elementos de heno del pajar, y a es el número de agujas, la probabilidad P de encontrar a decrece monónotamente sin límite, aproximándose asintóticamente a cero.

La princesa sintió otra punzada en su corazón: –¡Vaya! ¡Usted debe de ser poeta!

–No, soy sastre. Pero por favor no se sienta mal por haber fracasado.
–¿Fracasado? –La princesa se incorporó. –Yo no he fracasado, es solo que no lo he conseguido todavía.
–Pero es un problema demasiado difícil. Por favor, piénselo. No quisiera ser el responsable de...
–¡Bobadas! Lo que tenemos que hacer es reformular el problema, que claramente tiene solución aunque yo no me tumbe de espaldas. Todo lo que tenemos que hacer es apartar la h a un lado y entonces lo que nos quedará será la a. Si bien podemos admitir que h es muy grande, no es infinito. Usted ha realizado un análisis estático de las variables P, a y h, pero no ha considerado el factor tiempo. Si consideramos el parámetro temporal P(t) como la probabilidad de encontrar a entre un número de h en un tiempo t, entonces P(t) crece monónotamente hacia 1 con el tiempo.
–Sí, pero ¿cuánto tiempo? ¡Podríamos tardar años! –dijo el sastre con tristeza. ¿Se pasarían toda la juventud con el dichoso problema? ¿Serían un par de ancianos antes de pasar a otros asuntos?
–Entonces, reformulando el problema –sonrió satisfecha ante el despliegue de lógica femenina que venía a continuación. –Donde usted ve que hay que buscar una aguja en un pajar, yo veo que hay que buscar una paja en un “agujar”.
–Sí, pero a sigue siendo 1 y h sigue siendo demasiado grande.
–De acuerdo, pero ahora buscamos h en vez de a. Es decir, buscamos heno entre las agujas. Ahora los números nos dan la razón y nos conducen al éxito.

El sastre respiró con alivio y pensó: –¿Pero cómo no lo había visto yo de la misma forma? ¡Vaya perdedor estoy hecho!

La princesa se tumbó en el heno: –¡Aquí está! –dijo de repente, sacando una paja de heno debajo de su cintura. –Al final lo he conseguido. Mejor dicho, lo hemos conseguido. Ahora podemos pasar a otros asuntos. –Ella volvió a mirar al sastre desde el suelo. Resultaba que también era bastante guapo, además de poeta...

Pero el sastre miraba algo que brillaba en el heno: –¡Mi aguja! –dijo. La cogió y la levanto triunfante.

–Vaya un perdedor!  –pensó la princesa. –No es capaz de encontrar una paja en un “agujar”, incluso cuando los números están a su favor. ¿Quién se ha creído que es para estropear de esta forma un plan de mejora continua bien diseñado?

Se encogió de hombros y siguió su camino dejando solo al pobre sastre, que nunca más volvió a verla de nuevo.

Este texto se ha traducido del libro:

Slack. Getting past burnout, busywork, and the myth of total efficiency

Editorial: Broadway Books. Autor: Tom DeMarco.