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22 de septiembre de 2013

Comprometerse con el proyecto



Un Director de Proyectos no será eficaz si está permanentemente abrumado por el entorno. No va a entregar un buen producto si se queja constantemente de la empresa, de la falta de recursos disponibles capacitados, de lo infradimensionado que está su proyecto, de lo mal que se ha vendido, de la inmadurez corporativa en gestión de proyectos, las pesadas herramientas corporativas, la burocracia excesiva, la falta de apoyo de la dirección, etc. Es muy posible que tenga razón en todas estas quejas, pero lo primero es el proyecto, y al proyecto le perjudica mucho que quien lo dirige piense así. Además, no se puede demostrar, pero ocurrirá esto: esta persona tendrá mala suerte.

Lo quiera o no, el proyecto está ahí. Le han puesto al frente y tiene que ser un éxito. No adelanta nada negando esta realidad. Lo primero que un Director de Proyectos eficaz debe hacer es creerse su rol. Aunque los jefes no le hayan facultado con los niveles de autoridad deseables, debe saber que al final (cuando haya retraso, sobrecoste, o quejas del cliente) le van a juzgar como si hubiera tenido ese nivel de autoridad. Esta también es una realidad que ha de tener en cuenta.
Ser eficaz como Director de Proyectos significa compromiso. Si piensa que el proyecto puede ser un fracaso sin que a usted le afecte, es decir, que puede haber un escenario en el que usted gane aunque el proyecto pierda, eso significa que no está entendiendo en absoluto el rol de Director de Proyectos. En el proyecto que está dirigiendo hoy, hágase esta pregunta: En el plato de huevos con bacon, ¿qué soy yo, "cerdo" o "gallina"? 
A los Directores de Proyectos nos miden casi exclusivamente por cumplir los objetivos. No queda más remedio que identificarse con ellos, hacerlos propios. Si un proyecto se ha vendido mal, nadie nos impide replanificarlo. Un Director de Proyectos eficaz nunca debe trabajar sobre una planificación que no le parezca realista.
Hay que atreverse a pedirle una reunión al patrocinador, y decirle, por ejemplo: "A día, de hoy, con la información que disponemos, después de estimar involucrando a expertos, este proyecto es imposible terminarlo en 5 meses con 10 FTE, tampoco puedo garantizar que el margen comercial sea finalmente del 20%, voy a demostrarle por qué...". Por favor, no nos quedemos en la fase de queja, acabemos nuestra reunión proponiendo soluciones: "He pensado estas tres opciones para trabajar con una planificación realista..."
Esta habilidad de tomar compromisos, de "decidir ponernos la gorra de Director de Proyectos", tenemos que transformarla en hábito.

Yo he pensado que el primer hábito de Covey "sea proactivo", podría traducirse al hábito genérico "comprometerse con el proyecto". Para incorporar este hábito en nuestro carácter como Directores de Proyectos, propongo, a su vez, otros 3 sub-hábitos. A continuación algunas frases típicas que reflejan estos 3 sub-hábitos:
1.1) Yo planifico mi proyecto
  • "Según se ha vendido, el proyecto deber terminar en 5 meses. Lamentablemente yo no participé cuando se preparó la propuesta. Necesito elaborar esta planificación inicial hasta que me parezca realista, sólo entonces podré comprometerme con los objetivos. Es posible que deba introducir algunos cambios que defenderé ante el comité de dirección del proyecto".
1.2) Me atrevo a hacer promesas 

  • "El proyecto entregará esta funcionalidad entre el 20 de abril y el 10 de marzo". 
  • "Si este riesgo se materializa, después de aplicar este plan de contingencia, tendremos un retraso de 5 días, pero no más".
1.3) Me peleo por conseguir la gente que quiero
  • "Yo quiero a Marta en mi proyecto, y sintiéndolo mucho, no voy a contar con Iván porque sé que perjudicaría al proyecto". 
  • "Necesito a Jordi, estas actividades dependen mucho de él. Sé que le tienes preasignado para marzo, he hablado con el responsable de los recursos y te podría ofrecer estas alternativas..."