Contabilidad para Project Managers

Muchos directores de proyecto ignoran los costes hasta que ya es demasiado tarde y el proyecto se hace económicamente inviable. En todo proyecto, el director del proyecto tiene la responsabilidad de conocer el desglose presupuestario, el margen previsto, el presupuesto de cada cuenta de control a lo largo del tiempo, la financiación aprobada, los hitos de facturación, etc. El objetivo de coste del proyecto es sin duda uno de los más importantes en todos los proyectos de cualquier empresa.

El director de proyectos quiere saber cuánto cuesta su proyecto, pero no simplemente para satisfacer su curiosidad, sino porque sabe que cuando su proyecto arroje pérdidas, él será el máximo responsable.

Como director de proyectos, usted debe conocer la terminología que utiliza el departamento de contabilidad de su organización en lo relativo a la gestión de proyectos.

EVM con Microsoft Project

Es importante elegir bien la herramienta para los cálculos EVM y registrar la información. Muchos directores de proyectos usan Microsoft Excel® y acaban frustrados cuando deben registrar mucha información sobre costes incurridos por los distintos recursos. Cuando se animan a usar Microsoft Project® también hay frustración porque no se usa adecuadamente.

Yo descubrí una forma rápida para introducir a los directores de proyectos en el uso de EVM con Microsoft Project, a partir del famoso ejercicio de “La Valla”, de Rita Mulcahy.

El siguiente vídeo explica cómo puede ayudarnos la herramienta Microsoft Project para controlar los costes del proyecto mediante el estándar EVM.

Análisis de Monte Carlo en la práctica

El siguiente ejercicio no tiene que ver con gestión de proyectos, pero sí con el fundamento matemático que se utilizará después. El ejercicio consiste en estimar el número pi.

• Como es sabido, el área de un cuadrante circular de radio 1 es pi/4. Si pudiéramos generar 10.000 puntos aleatorios de coordenadas (x,y) variando x e y aleatoriamente entre 0-1, la probabilidad de que cayesen dentro del cuadrante circular sería exactamente de pi/4.
• Con la herramienta Microsoft Excel podemos generar esos 10.000 puntos aleatorios y contabilizar aquellos que caen dentro del cuadrante circular: aquellos que cumplan x²+y²<1.
• Si dividimos este número entre 10.000 y multiplicamos por 4, obtenemos un valor sorprendentemente aproximado a 3,1415.

Esta capacidad computacional que tienen los ordenadores personales hoy día para generar números aleatorios, es la base de la técnica de modelado denominada “análisis de Monte Carlo”, que sirve para obtener un diagrama de riesgo agregado a partir de otros riesgos causales.

Generalmente, entre los activos de procesos de una organización con alta madurez en gestión de riesgos, se encuentra información histórica tabulada sobre proyectos previos similares. Cada riesgo puede tener una gráfica de probabilidad indicando su efecto sobre el objetivo de plazo o coste. A partir de estas gráficas, si nuestro proyecto se ve afectado por uno o varios de estos riesgos, puede usarse la técnica de Monte Carlo para elaborar la gráfica del riesgo agregado.

Gestión Eficaz de los Riesgos del Proyecto

 
Ejercicio: Describa cómo gestionó el riesgo el equipo de dirección del proyecto en siete párrafos, usando estas palabras clave:

1. organización ejecutora, aversión al riesgo, interesados, comité de gestión de riesgos, solo amenazas no oportunidades, RBS, plantillas de registro de riesgos-problemas-supuestos, reuniones de identificación, reuniones de seguimiento
2. brainstorming, 25 riesgos, 10 supuestos, riesgos categorizados, problemas ocurridos en el pasado
3. análisis cualitativo, matriz de probabilidad e impacto, versión inicial del registro de riesgos, riesgo R: probabilidad-impacto-importancia
4. análisis cuantitativo, valor monetario esperado, reservas de contingencia
5. aprobar acción de respuesta, actividades de mitigación-contingencia
6. el riesgo R se materializó, impacto minimizado, disparadores
7. cierre del proyecto, versión final del registro de riesgos