Punto de Asunción Total

Como se ha visto en el post anterior, los elementos a determinar desde un principio en un contrato FPIF son cinco: 1) el coste objetivo (target cost); 2) el margen objetivo (target fee); 3) el precio objetivo (target price); 4) el precio techo (ceiling price) y 5) el Punto de Asunción Total (Point of Total Assumption –PTA-).

En el caso del ejemplo, saber que el PTA es de 121.400€ permite elaborar fácilmente el rango de resultados posibles, sabiendo que cuando el coste final es superior al PTA, entonces el precio final va a ser el precio techo:

La fórmula para calcular el precio final en un contrato FPIF es la siguiente:

• Final Price = Min (Ceiling Price; Actual Cost + Target Fee + (Target Cost – Actual Cost) * Seller Share)

La fórmula para calcular el PTA puede deducirse de esta ecuación:

• Ceiling Price = PTA + Target Fee + (Target Cost – PTA) * Seller Share

Despejando queda:

• PTA = (Ceiling Price – Target Fee – Target Cost*Seller Share) / (1-Seller Share)

En el ejemplo, el valor de PTA se obtiene: PTA = (125-10-100*30%)/70% = 121,4

Analizando un Contrato de Precio Fijo con Incentivos

En este post vamos a imaginar un equipo de gestión del proyecto que gestiona un Contrato de Precio Fijo con Incentivos (Fixed Price Plus Incentive Fee -FPIF-). Supongamos que el equipo está analizando si hacer o comprar una parte del proyecto. Si estas actividades se realizasen dentro de la organización, se estima un coste objetivo de 100.000€. Si el proyecto se externaliza, el mercado responderá con un margen objetivo del 10%, con lo que el precio objetivo para un contrato a precio cerrado sería de 110.000€.

Para estimular el buen desempeño, un experto propone utilizar un contrato de precio fijo con incentivos, con un precio techo de 125.000€ y un reparto de incentivos del 70/30. El equipo quiere calcular el precio final que habría que pagar al proveedor en los siguientes casos:

1. el coste final del proveedor asciende a 70.000€.
2. el coste final del proveedor asciende a 115.000€.
3. el coste final del proveedor asciende a 130.000€.

Los datos de este contrato FPIF se representan en la figura: El coste objetivo es de 100.000€, el margen objetivo es de 10.000€ y el precio objetivo es de 110.000€.

Veamos cómo se calcula el precio final en los tres casos.

¿Hacer o Comprar?

Una de las primeras decisiones que debe tomar el equipo de gestión del proyecto es si es necesario que el equipo del proyecto realice todas las tareas del alcance o es conveniente externalizar ciertos esfuerzos, ya sea porque resultaría más barato, más rápido, de mejor calidad, de menor riesgo, con recursos más capacitados, etc., adquirir a un tercero cierta parte del producto, servicio, o resultado final de nuestro proyecto.

Cuando una parte del trabajo del proyecto se subcontrata, esto ya no se gestiona igual. Lo primero que hay que tener en cuenta es que el fracaso se puede pagar muy caro: en el peor escenario ¡hay que ir a juicio!

Dado que se trata de algo muy serio, con implicaciones legales, el director del proyecto no suele tener el papel principal en la decisión de contratar, en la negociación, en la firma del contrato ni en su cierre formal. Aquí nuestro papel es de soporte a la dirección. En las grandes organizaciones hay muchos perfiles especializados en la gestión de contratos: departamento legal, departamento de compras, directores de contratación, etc.

Is Microsoft Project a de facto standard?

Microsoft Project is for sure the most extended tool for planning and controlling predictive individual projects. Could we say that it has become a de facto standard? As we cannot imagine a CFO or an accountant not using Microsoft Excel, could we say the same thing of project managers and their knowledge on Microsoft Project?

If we knew which is the highest version of Microsoft Project installed in the computer of a given project manager, could we know for how long he is not managing projects? Let's imagine he has Project 2003. Project 2007 was released in 2007, and most active project managers had it upgraded in 2008 as the latest, but this one has still 2003 in his computer: Does it mean he is not managing projects since 2008, or even longer? If he has Project 2007, is he not managing projects since 2011, or longer?

Let's assume he has Project 2010 or 2013. Can we say that he is an active project manager now? The answer is no, we can't. Most people update Project just because it is part of the Microsoft Office. Many people think they can learn Project as they do with PowerPoint, or Word. They install the software and think: “I will learn how to use it when I need it”. Shouldn't they learn project management fundamentals before?

If you need to know if a project manager is using Project properly, don't ask him about screens, menu items, or features like manually scheduled tasks, for instance.

It would be far better if you ask him about project management with Microsoft Project: Is he using the project summary task? Does he use it for tracking? Where is the critical path of a project? Where is the total slack and the free slack for a given task? Does he know how to filter milestones, how to enter planned and actual work? Does he manage resources? costs? ¿earned value? Does he know how to set a project buffer?