Webinar sobre Project Management 2.0

El pasado 24 de junio impartí este webinar-taller gratuito organizado por TALAIA sobre Gestión de Proyectos 2.0

La presentación que utilicé pueden descargarla aquí. Si prefieren verla en slideshare:



En su último libro Project Management 2.0: Leveraging tools, distributed collaboration and metrics for project success el Dr. Harold Kerzner define PM 2.0 = PM 1.0 + colaboración distribuida. Según el Dr. Kerzner, la colaboración distribuida requiere una comunicación abierta y se basa en facilitar que la inteligencia colectiva alrededor de un proyecto pueda tomar decisiones de manera más efectiva. La gestión de proyectos tradicional concedía mucha importancia a las estructuras jerárquicas a la hora de tomar decisiones y a la producción y distribución de informes formales. Por el contrario, PM 2.0 da más importancia al acceso a la información del equipo del proyecto en su totalidad, desde los miembros del equipo al comité de dirección y otros interesados, siguiendo un enfoque de gestión colaborativo, más que directivo.

Controlando el Cronograma con Microsoft Project

Según la Guía del PMBOK®, el proceso 6.7 Controlar el Cronograma consiste en dar seguimiento del estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios a la línea base del cro-nograma a fin de cumplir el plan. Para medir el cronograma se puede representar el porcentaje completado de cada actividad y comparar las fechas de comienzo y fin reales con las planificadas. A continuación intentaré detallar cómo podemos controlar el cronograma utilizando la herramienta Microsoft Project.

Asignando Recursos en Microsoft Project

Una de las funcionalidades de Microsoft Project que más tiempo nos puede ahorrar a los Project Managers es la capacidad de asignar recursos a las actividades. Sin embargo, pocos Project Managers la usan en la práctica. En este post voy a tratar de explicar algunas claves. Bien usado, Microsoft Project puede hacer innecesario el uso de otras herramientas como Excel para planificar y controlar los costes.

Project permite manejar 3 tipos de recursos:

1. Recursos de tipo Work: el coste de la tarea por usar este recurso lo calcula Project multiplicando las horas por la tarifa horaria.
2. Recursos de tipo Material: Project calcula el coste de la tarea por usar este recurso multiplicando un coste unitario por las unidades consumidas. Por ejemplo: viajes, dietas, litros de pintura, etc.
3. Recursos de tipo Cost: el coste de la tarea por usar este recurso se asigna directamente a las tareas.

Para los costes de tipo Work se pueden definir estos atributos en la vista Resource Sheet, tabla Entry:

• Standard Rate: los recursos R1, R2 y R3 tienen una tarifa estándar de 25 €/hora, o bien 200 € por día, o bien 1000 € por semana.
• Overtime Rate: los recursos R1, R2 y R3 tienen una tarifa para horas extra de 30 €/hora.
• Cost Per Use: R2 tiene un coste fijo de 20 € y R2 de 30 €.
• Base Calendar: Se puede determinar qué calendario base aplica a cada uno de estos recursos.
• Max Units: Se puede determinar cuál es la capacidad máxima disponible para cada recurso. En el ejemplo, R1 tiene una disponibilidad de 8 horas al día, R2 de 2 horas al día y R3 de 12 horas al día (un recurso puede representar el esfuerzo agregado de varios miembros del equipo).
• Los recursos de tipo Material permiten definir el coste unitario y el coste fijo, así como una etiqueta.

A continuación veremos cómo asignar estos recursos a las actividades y cómo Microsoft Project calcula automáticamente el coste de dichas actividades.

¿Su organización gestiona riesgos?

Este texto se ha traducido del libro: 
Slack. Getting past burnout, busywork, and the myth of total efficiency
Editorial: Broadway Books. Autor: Tom DeMarco.

Hemos crecido en una época en que la estabilidad era una posibilidad y un estado deseado. El cambio era algo que se superaba para alcanzar un mejor nivel de estabilidad. Puede que nos hayan desconcertado y molestado un poco semejantes cambios, pero sabíamos que finalmente terminarían. Sabíamos que podríamos relajarnos después para disfrutar de un largo periodo recogiendo los beneficios del cambio. Pues bien, esos tiempos han terminado.