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21 de junio de 2015

Controlando el Cronograma con Microsoft Project


Según la Guía del PMBOK®, el proceso 6.7 Controlar el Cronograma consiste en dar seguimiento del estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios a la línea base del cro-nograma a fin de cumplir el plan. Para medir el cronograma se puede representar el porcentaje completado de cada actividad y comparar las fechas de comienzo y fin reales con las planificadas. A continuación intentaré detallar cómo podemos controlar el cronograma utilizando la herramienta Microsoft Project.

Antes de comenzar a controlar los tiempos, se recomienda que todas las tareas estén programadas automáticamente, con el fin de que Project utilice el motor de planificación. Es decir, cuando el proyecto comienza a ejecutarse y hemos de monitorizar el desempeño del cronograma, hemos de asegurarnos de que no hay ninguna terea que permanezca programada manualmente.

La forma más directa de controlar el cronograma con Project es a través de la vista Tracking Gantt. La vista Tracking Gantt vista es similar a la vista Gantt, con la diferencia principal de que se señalan en color rojo las actividades críticas (el camino crítico se tratará en la siguiente clase) y por otro lado también aparece representada la línea base, pudiéndose comprobar visualmente si hay retraso en cada tarea, en las tareas resumen y en la tarea resumen del proyecto completo.

En la figura de abajo vemos representada en la vista Tracking Gatt una actividad de 4 días de duración, planificada para comenzar el día 21/07 y finalizar el día 24/07. Esta información se recoge en las variables Duration, Start y Finish, respectivamente.


El significado de estas tres variables es “la estimación más probable” para la duración, la fecha de comienzo y la fecha de fin. Sus valores se pueden actualizar en cualquier momento.

Cuando el Project Manager quiere cerrar la planificación del cronograma, entonces graba la línea base con el botón PROJECT > Set Baseline. Como ya se vio en la clase 3, el significado de grabar una línea base es grabar una instantánea de la planificación del proyecto en un momento dado, contra la cual se podrá comparar el desempeño.

El efecto es que se actualizan las variables Baseline Start y Baseline Finish. En la vista Tracking Gantt aparecen las barras de las líneas bases de cada tarea (Baseline Start- Baseline Finish) de color oscuro, por debajo de las barras de planificación (Start-Finish).


Las variables Duration, Start y Finish deben reflejar siempre “la estimación más probable”, por lo que pueden actualizarse en cualquier momento. En la figura de abajo puede observarse el efecto de modificar la fecha de comienzo.


Aunque Project permite hacerlo, no se recomienda cambiar los valores de Baseline Start y Baseline Finish. Es más recomendable grabar una nueva línea base para el proyecto completo (pueden mantenerse hasta 10 líneas base) de esta manera Project podrá generar informes sobre una línea base determinada.

Cuando realmente comienza a ejecutarse una tarea, Project permite informar este hecho en la variable Actual Start. Cuando se actualiza Actual Start, automáticamente se actualiza Start (como es lógico, el comienzo planificado no puede ser distinto del comienzo real).


En la sección Schedule del panel TASK hay unos botones para actualizar rápidamente el grado de avance temporal de una tarea. Si pulsamos el botón del 50%, por ejemplo, el efecto es el mismo que actualizar la variable % Complete (en Project, % Complete significa realmente el grado de avance temporal, o Percent Spent, es decir Actual Duration / Planned Duration, nótese la diferencia con % Work Complete  = Actual Work / Work, que es realmente el grado de avance del trabajo).


Si volvemos a actualizar la planificación de esta tarea, por ejemplo cambiando la fecha de fin prevista (Finish) un día antes, observamos que ahora terminamos sin desviación con respecto a la línea base.



Obsérvese que el grado de avance temporal ahora es de un 67% (Actual Duration / Duration).

Finalmente, cuando se actualiza Actual Finish, o se pone % Compete al 100%...


… entonces se actualiza Finish = Actual Finish, la tarea se marca como completada (véase indicador) y ya no es una tarea crítica pendiente (no se marca de color rojo).


También se puede indicar que una tarea ha terminado actualizando el campo Actual Work para cada día de la tarea en la vista de uso de tareas o uso de recursos. Esto igualará el campo Work = Actual Work, actualizará Actual Finish, % Work Complete = 100% y % Complete = 100%: