Asignando Recursos en Microsoft Project

Una de las funcionalidades de Microsoft Project que más tiempo nos puede ahorrar a los Project Managers es la capacidad de asignar recursos a las actividades. Sin embargo, pocos Project Managers la usan en la práctica. En este post voy a tratar de explicar algunas claves. Bien usado, Microsoft Project puede hacer innecesario el uso de otras herramientas como Excel para planificar y controlar los costes.

Project permite manejar 3 tipos de recursos:

1. Recursos de tipo Work: el coste de la tarea por usar este recurso lo calcula Project multiplicando las horas por la tarifa horaria.
2. Recursos de tipo Material: Project calcula el coste de la tarea por usar este recurso multiplicando un coste unitario por las unidades consumidas. Por ejemplo: viajes, dietas, litros de pintura, etc.
3. Recursos de tipo Cost: el coste de la tarea por usar este recurso se asigna directamente a las tareas.

Para los costes de tipo Work se pueden definir estos atributos en la vista Resource Sheet, tabla Entry:

• Standard Rate: los recursos R1, R2 y R3 tienen una tarifa estándar de 25 €/hora, o bien 200 € por día, o bien 1000 € por semana.
• Overtime Rate: los recursos R1, R2 y R3 tienen una tarifa para horas extra de 30 €/hora.
• Cost Per Use: R2 tiene un coste fijo de 20 € y R2 de 30 €.
• Base Calendar: Se puede determinar qué calendario base aplica a cada uno de estos recursos.
• Max Units: Se puede determinar cuál es la capacidad máxima disponible para cada recurso. En el ejemplo, R1 tiene una disponibilidad de 8 horas al día, R2 de 2 horas al día y R3 de 12 horas al día (un recurso puede representar el esfuerzo agregado de varios miembros del equipo).
• Los recursos de tipo Material permiten definir el coste unitario y el coste fijo, así como una etiqueta.

A continuación veremos cómo asignar estos recursos a las actividades y cómo Microsoft Project calcula automáticamente el coste de dichas actividades.

Asignación de Recursos a Actividades

Los recursos se asignan en la vista Gantt Sheet:

Veamos cómo ha calculado Project los costes de cada tarea:

• El coste asignado por usar el recurso de tipo Work R1 en la tarea A es de 1.000 €, resultado de multiplicar 40 horas x 25 €/h.
• El coste asignado por usar el recurso R2 en la tarea B es de 510 €, resultado de multiplicar 20 horas x 25 €/h + 10€ de coste fijo el primer día (sería un coste fijo de 20 € por 8 horas, 10 € por la mitad). Obsérvese que la tarea B aparece sobreasignada, pues la asignación del 50% excede la capacidad máxima prevista para el recurso R2 del 25%.
• El coste asignado por usar el recurso R3 en la tarea C es de 1545 €, resultado de multiplicar 60 horas x 25 €/h + 45€ de coste fijo el primer día (sería un coste fijo de 30 € por 8 horas, 45 € por 12 horas). Obsérvese que la tarea C no aparece sobreasignada, pues la asignación no excede la capacidad máxima.
• El coste asignado por usar el recurso R4, de tipo Material en la tarea D es de 540 €, resultado de multiplicar 5 unidades x 100 € + 40 € de coste fijo el primer día. Obsérvese que Project añade automáticamente la etiqueta “travels” después del número de unidades asignadas.
• El coste asignado por usar el recurso R5, de tipo Cost en la tarea E es de 1.000 €, que es simplemente la cantidad que se ha entrado dentro del corchete [ ].

Se puede ver la distribución temporal de los recursos a las tareas en la vista Task Usage. Las filas que aparecen en la vista pueden configurarse con botón derecho en la columna “Details”. En esta imagen estamos viendo no solo el esfuerzo previsto Work, sino también el campo calculado Cost.

Obsérvese cómo Project ha repartido uniformemente el esfuerzo de los recursos Work y las unidades de los recursos Material, y también ha repartido linealmente el coste de los recursos Cost (a diferencia de los dos tipos anteriores, esta fila sí puede editarse).