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30 de junio de 2013

A los Project Managers nos gustan las despedidas



Un project manager se distingue de un service manager (operation manager) principalmente por una razón: Lo que gestiona, es decir, el proyecto, se termina en un momento dado. Ya desde su inicio nace con ese objetivo: concluir antes de una fecha prefijada. Además del objetivo temporal, hay hay otros objetivos no menos importantes, como son terminar sin exceder un presupuesto, entregando una funcionalidad determinada, consiguiendo que el producto sea “bueno” desde el punto de vista del cliente, etc., pero quizá lo más distintivo de un proyecto es que empieza y acaba.

Uno de los hábitos que se le pide a un Director de Proyectos Eficaz es que comience “con el fin en la mente”. Desde el primer día del proyecto debe visualizar el destino y el camino para llegar al mismo. Nos imaginamos cómo será esa situación final en que los interesados “han alcanzado o superado sus expectativas” y queremos hacer todo lo posible para navegar a ese puerto. Un Director de Proyectos Eficaz reconoce que el proyecto que acaba de iniciar es un “bonito lío” que desconcertará y molestará a mucha gente que tendrá que cambiar, en el que ocurrirán muchos problemas, conflictos, crisis inesperadas; en el que dependerá de un grupo de personas que no han trabajado juntas acaben siendo un equipo cohesionado y sinérgico; en el que los contratos que su empresa firmará con terceros para que hagan ciertas partes del proyecto podrían terminar en los tribunales...

Todo este “entuerto” debe deshacerlo el project manager, por tanto es muy natural que se imagine ese último día en que ocurre el cierre efectivo y por fin termina todo: Ha convocado al patrocinador y un subconjunto representativo de interesados. Ha elaborado una presentación powerpoint que ha ensayado a conciencia. Se ha puesto su mejor traje, ha preparado la sala, el proyector, los interesados ya han llegado, es la hora. Comienza por fin esa ceremonia llamada “presentación de fin de proyecto”, pero en su cabeza, esta presentación tiene este otro título: “Adiós, me voy”.

Yo creo que esta forma de pensar debe tener también implicaciones psicológicas. ¿No resulta un poco alienante que eso que nosotros hemos creado con tanta ilusión, “nuestro proyecto”, queramos hacerlo morir desde el primer día? Sin embargo, esto es precisamente lo que se espera de nosotros: comenzamos, ejecutamos y cerramos proyectos. Cuando has pasado por esto muchas veces, te acabas acostumbrando a esta última parte, que es la más dura. En cualquier caso, conviene estar preparado.

Hace poco he visto la película Los Lirios del Valle, con Sidney Poitier. Lo que transcurre en la película se parece mucho a un proyecto “Construir una Capilla”, pero la parte más elocuente es sin duda el final: A mi juicio, un proyecto debería cerrarse justo así.

A continuación analizaré algunas claves de lo que a mí me parece un buen cierre de proyecto. Les advierto que voy a “destripar” el final de esta buena película, así que si aún no la han visto, por favor, no sigan leyendo ;-)

En mi opinión, la ceremonia de cierre está cargada de mensajes subliminales. Cuando yo cierro un proyecto, reconozco las siguientes equivalencias entre lo que digo y lo que realmente quiero decir:

  • Presentación de Fin de Proyecto = “Adiós, me voy”.
  • Logros e hitos alcanzados = “No me queda nada por entregar y lo tengo todo aceptado”.
  • La documentación del proyecto se puede acceder en esta carpeta, estas son las siguientes fases = “El producto entra en fase de operación, ya no es un proyecto, yo no seré el responsable”.
  • ¿Dudas o aclaraciones? = “Quien tenga algo que decir, que hable ahora o calle para siempre”.

Para mí, esta reunión es la más trascendente del proyecto. Debo gestionarla de la manera más efectiva. No se me ocurre convocarla si aún queda algo por hacer. Aunque lo tenga todo aceptado, sé que no es suficiente. Tengo que escenificarlo para que inequivocamente se sepa que he terminado. A partir de esta reunión, los interesados ya no tienen derecho a pedirme más cambios. La forma más efectiva de conseguir todo esto es con sutileza. No debemos decir que nos vamos, lo tienen que entender implícitamente los interesados. Las formas son muy importantes: Lo mejor es que parezca otra reunión de trabajo más.

En la película, todo esto no puede quedar más bellamente expresado. Pulsen la imagen para ver la escena final de 5 minutos:



¿Coinciden conmigo en que es fácil asociar las partes principales de un proyecto con los elementos de la película?
  • Proyecto = Construir una Capilla (build a chapel)
  • Project Manager = Homer Smith (Sidney Poitier)
  • Producto del Proyecto = La capilla
  • Sponsor = Madre superiora
  • Stakeholders = Monjas
  • Pre-requisito para el cierre = Todo está terminado (everything is done)
  • Ceremonia de Cierre = Reunión de Trabajo = Clase de Inglés (English lesson time) = Cantar

Para finalizar una última nota: ¿Quién dice la Madre Superiora he hizo la capilla? A título personal, me gusta pensar que todo proyecto es una experiencia transcendente. Recuerden lo que decía este post: Todo proyecto necesita un golpe de suerte, pero la suerte llega cuando estamos conectados...