Trabajando “a matacaballo”

El mantra empresarial “hay que darse prisa” nos dice que hagamos todo tan rápido como sea posible. De acuerdo, pero ¿cuál es nuestra velocidad máxima posible? ¿Cuánta prisa puede darse usted para hacer una determinada tarea? Usted se imagina a sí mismo trabajando furiosamente, cumpliendo escrupulosamente los plazos, sin tomarse un respiro. Va al límite, su pedal mental pisado a fondo. Es lo más rápido que un trabajador del conocimiento puede ir. Si estuviéramos hablando de progreso físico en lugar de progreso intelectual, este ritmo podría denominarse “ir a matacaballo”. 

El mantra empresarial “hay que darse prisa” nos exige hacer el trabajo intelectual “a matacaballo”.

¿En qué consiste“ir a matacaballo”? A esta velocidad, usted lo hace todo atropelladamente, con mucha prisa y sin poner cuidado (si lo hiciera, podría ir más rápido). Su velocidad le pone al borde del desastre. Un pequeño traspiés y todo se pierde. ¿Tiene esto algo que ver con gestión de riesgos?

Respuesta al Riesgo marca ACME

Los riesgos son consustanciales a cualquier proyecto. El proyecto más valioso para la organización ejecutante, para quien lo dirige, para quien lo ejecuta, para quien está involucrado de alguna manera, suele ser también el más incierto: hay mucho más en juego, mucho que ganar pero también mucho que perder. No obstante, en estos tiempos ya no vamos a ganar cuota de mercado o adelantar a la competencia sin arriesgarnos. Los proyectos que arriesgan poco, deberían ceder recursos a los que arriesgan mucho. Como dice Tom DeMarco: “Si un proyecto no tiene riesgos, no lo hagas”. 

Para el Director de Proyectos, cualquier cosa que no tenemos derecho a creer, es un riesgo. La palabra riesgo es sinónimo de incertidumbre. Gestionar riesgos consiste en anticiparse a esos eventos inciertos, para no tener que improvisar si es que ocurren. Es importante anticiparse a los problemas, gestionando los riesgos negativos o amenazas, y es importante anticiparse a los beneficios, gestionando los riesgos positivos u oportunidades. Al Director de Proyectos no le gusta verse sorprendido por los problemas, pero tampoco quiere que le sorprenda un éxito inesperado, quiere verlo venir. Queremos gestionar cuando hay tiempo, cuando tenemos opciones. En resumen: no confiamos en la improvisación. Improvisar es la peor manera de gestionar. 

Lo contrario a gestión de riesgos se llama gestión de crisis. 

Navegando los procesos del PMBOK

Desde que se publicó como borrador en 1983, la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (A Guide to the Project Management Body of Knowledge - PMBOK®) se ha reeditado ya cinco veces, la última en diciembre de 2012. Con más de 4 millones de copias circulando, es sin duda uno de los mayores best sellers en la categoría de libros técnicos. Un éxito reciente en la difusión del PMBOK es la gran influencia que ha tenido para el nuevo estándar ISO 21500, lo que le ha supuesto el espaldarazo definitivo como estándar para la gestión de proyectos, a nivel mundial.

Se asume que todo aquel que quiera hacer carrera como profesional de la Dirección de Proyectos, debería conocer esta guía en profundidad. Todas las personas que se han certificado PMP® o CAPM® (unos 600.000 en todo el mundo) lo han estudiado detenidamente para preparar su examen. Todos los socios de PMI® (unos 450.000) pueden descargarse gratuitamente una versión en PDF.

Pero ¿cuál es la utilidad del PMBOK  para el Director de Proyectos, desde un punto de vista práctico, en nuestros proyectos de cada día? Ahí va mi breve respuesta:

A los Project Managers, la guía PMBOK nos sirve para estructurar la cabeza.

Requisitos de un simulador de exámenes de PMI

Como sabe todo aquel que se haya preparado para obtener alguna certificación de PMI®, una vez se dominan los conceptos, es clave practicar tests parecidos a los del examen, cuantos más, mejor. Suelen ser exámenes con una restricción dura de tiempo, por lo que es vital haberse entrenado para responder las preguntas rápido y bien. Los que superan estos exámenes sin dificultad, comentan que los días previos realizan amplias baterías de tests que pueden equivaler a 2-3 veces la extensión del examen. Si hablamos del PMP, esto supone entre15-20 horas de esfuerzo para hacer y revisar unas 500 preguntas.

Si bien estos exámenes pueden practicarse en papel, es mucho más productivo utilizar alguna herramienta que permita realizarlos por ordenador. Si además hacemos la prueba CBT (Computer Based Testing) es importante que estos simuladores tengan una funcionalidad y apariencia lo más parecida posible a la aplicación que nos vamos a encontrar el día del examen.

En este post quiero compartir una forma de simulador de examen un tanto especial: No requiere instalar nada en el ordenador (PC o Mac). Tampoco requiere conexión a Internet. No hay que usar una base de datos ni programar.

A mí me sirve para preparar preguntas para mis alumnos y hacerles pruebas de nivel, para ensayar preguntas en clase, en webinars, etc. Como alumno, yo mismo he utilizado estos simuladores intensamente para preparar mi examen PMI-ACP.