Navegando los procesos del PMBOK

Desde que se publicó como borrador en 1983, la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (A Guide to the Project Management Body of Knowledge - PMBOK®) se ha reeditado ya cinco veces, la última en diciembre de 2012. Con más de 4 millones de copias circulando, es sin duda uno de los mayores best sellers en la categoría de libros técnicos. Un éxito reciente en la difusión del PMBOK es la gran influencia que ha tenido para el nuevo estándar ISO 21500, lo que le ha supuesto el espaldarazo definitivo como estándar para la gestión de proyectos, a nivel mundial.

Se asume que todo aquel que quiera hacer carrera como profesional de la Dirección de Proyectos, debería conocer esta guía en profundidad. Todas las personas que se han certificado PMP® o CAPM® (unos 600.000 en todo el mundo) lo han estudiado detenidamente para preparar su examen. Todos los socios de PMI® (unos 450.000) pueden descargarse gratuitamente una versión en PDF.

Pero ¿cuál es la utilidad del PMBOK  para el Director de Proyectos, desde un punto de vista práctico, en nuestros proyectos de cada día? Ahí va mi breve respuesta:

A los Project Managers, la guía PMBOK nos sirve para estructurar la cabeza.

PMBOK es un estándar, una recopilación de buenas prácticas, no obliga a nada (no es una metodología): Dice qué hay que hacer, pero no el cómo. Depende de cada organización ejecutante dictar qué procesos, métodos, normativa debe aplicarse en cada proyecto.

Aun así, PMBOK tiene el indudable valor de estructurar el vasto conocimiento relacionado con la dirección de proyectos. Como los proyectos son tan variantes, parece que la casuística pueda ser inabarcable, pero no es así. El gran mérito de PMI es que ha invertido más de 40 años estructurando lo que un Project Manager debería saber:

• ¿Quiere saber de qué debe preocuparse al gestionar un proyecto? PMI nos propone 10 áreas de conocimiento, relativas a la gestión de la integración, alcance, tiempos, costes, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados. 
• ¿Quiere saber qué secuencia de pasos debe seguir un proyecto? PMI responde que hay 5 grupos de procesos (no son fases estrictamente, se pueden solapar), a saber: inicio (se decide si el proyecto debe lanzarse o no), planificación (sacamos la “bola de cristal” para determinar qué hay que hacer y qué no, cuánto tardará, cuánto costará, qué equipo necesitaremos, etc.), ejecución (hacer que las cosas se hagan), control (diagnosticar cómo va el proyecto y evitar desviaciones) y cierre (formalizar que hemos terminado).
• En cierta situación concreta del proyecto, ¿quiere saber qué información necesita o debería producir? ¿qué técnicas o herramientas podría usar? Aquí PMI responde que hay 47 procesos para estructurar esas buenas prácticas.

Por todas estas razones, a los Project Managers nos interesa conocer a fondo el PMBOK. La mala noticia es que PMBOK no está diseñado como material didáctico, sino como material de referencia. ¿Tengo dudas sobre cómo suelen identificarse los riesgos? Pues voy y consulto el capítulo 11.2.

El mayor problema, a mi juicio, lo tenemos los profesores. ¿Cómo explicar el PMBOK sin que el alumno pierda el hilo? Si voy por áreas, cuando termino de explicar el área 5 ya he contado que los entregables han sido aceptados por el cliente (proceso 5.6). Si después empiezo con el área 6, debo continuar explicando cuándo hay que empezar y terminar las actividades que generarán aquellos entregables. En este momento, muchos de mis alumnos ya se han perdido.

Por otra parte, la guía PMBOK también representa gráficamente cómo están conectadas las salidas y las entradas de los diferentes procesos, pero se nos presenta de una forma estática, es decir: haciéndole la foto a un proceso, puedo saber adónde van sus salidas y de dónde vienen sus entradas, pero como esta información se presenta área por área, igualmente perdemos la visión global. A modo de ejemplo, se muestra el diagrama de flujo de datos del proceso 10.3 Controlar las Comunicaciones, según aparece en la pág. 304 del PMBOK (fig. 10-8):

Con la intención de remediar en cierta medida estas dificultades, yo suelo explicar los procesos de una forma dinámica, navegando desde el inicio hasta el cierre. A continuación pueden ver un vídeo de media hora con esta otra forma de explicar el PMBOK, navegando por los procesos desde que un proyecto se inicia hasta que se cierra:

Si les interesa esta forma de navegar por el PMBOK, pueden descargar el navegador PMBOK5 en inglés (es un fichero PDF con vínculos enlazando páginas, de forma parecida a como se muestra en el vídeo). Para la versión en español, pueden descargar el navegador PMBOK5 en español. Espero que les resulte útil.