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28 de julio de 2013

Trabajando “a matacaballo”


El mantra empresarial “hay que darse prisa” nos dice que hagamos todo tan rápido como sea posible. De acuerdo, pero ¿cuál es nuestra velocidad máxima posible? ¿Cuánta prisa puede darse usted para hacer una determinada tarea? Usted se imagina a sí mismo trabajando furiosamente, cumpliendo escrupulosamente los plazos, sin tomarse un respiro. Va al límite, su pedal mental pisado a fondo. Es lo más rápido que un trabajador del conocimiento puede ir. Si estuviéramos hablando de progreso físico en lugar de progreso intelectual, este ritmo podría denominarse “ir a matacaballo”

El mantra empresarial “hay que darse prisa” nos exige hacer el trabajo intelectual “a matacaballo”.

¿En qué consiste“ir a matacaballo”? A esta velocidad, usted lo hace todo atropelladamente, con mucha prisa y sin poner cuidado (si lo hiciera, podría ir más rápido). Su velocidad le pone al borde del desastre. Un pequeño traspiés y todo se pierde. ¿Tiene esto algo que ver con gestión de riesgos?

La pega de ir un poco más despacio

Trabajar a matacaballo es, por definición, inconsistente con gestión de riesgos. Por supuesto, esto usted ya lo sabía, pero quizá el colorario se le haya escapado. El colorario es que gestionar riesgos requiere ir un poco más despacio y, como consecuencia, terminar más tarde que si hubiera ido a matacaballo (y hubiera tenido la suerte de no caerse del caballo, claro está).

Pongamos un ejemplo. Suponga que está a cargo de un proyecto que sólo tiene un riesgo significativo. Hay una cosa que puede que ocurra y dependiendo de si ocurre o no, cuándo ocurre y hasta qué punto, podría causar un retraso en su proyecto. Si esta cosa no sucede en absoluto, terminaría el 1 de enero. Si ocurre, podría retrasar su proyecto medio año. Su escenario más probable es que le cueste un retraso de 2 meses. El retraso sería de 3,5 meses si quiere una confianza del 50%. A continuación el diagrama de riesgo para este proyecto:
Usted se pone la gorra de gestión de riesgos y lo primero que piensa es: ¿Qué podría hacer para mejorar mi gestión si este riesgo ocurre? Se le ocurre formar a cierto personal clave de su equipo. Esto se llama mitigación de riesgos. Usted es consciente de que ese curso le costará medio mes de 2 personas, pero le ahorraría el doble sobre el coste del proyecto y reduciría el retraso potencial 1 mes. Se decide y envía a estas personas al curso. El siguiente diagrama muestra cómo cambia el riesgo con la mitigación.

Esto es una mejora considerable. La fecha más probable se adelanta 1 mes. La fecha para obtener una confianza del 50% se adelanta 6 semanas. En el peor de los casos, el proyecto termina 2 meses antes. Todo esto son buenas noticias. Sin embargo, hay un inconveniente:

La mala noticia es que la fecha optimista ha empeorado. 


Ahora el escenario color de rosa es menos rosa. Sin mitigación, tenía una oportunidad ínfima de finalizar en 6 meses. Con mitigación, el plazo optimista para terminar es 6,5 meses (hay que sumar la duración del curso). El coste de la mitigación es medio mes.

En la mayoría de las empresas, la gente no puede fijarse en otra cosa que no sea la fecha del escenario de color rosa. Para estas empresas, la mitigación de riesgos no tiene ningún sentido. No ven más allá del tiempo perdido en la mitigación.

La mitigación es la joya de la corona de la gestión de riesgos. Si no puede hacer mitigación (actuar ahora para posibilitar una futura acción de contingencia o reducir su coste) no puede hacer gestión de riesgos.


Ir a la máxima velocidad prudente

Tiempo atrás, ir a cualquier sitio en barco era arriesgado. Ir más rápido incrementaba el riesgo (a mayor navegación con viento fuerte, más incertidumbre en aguas desconocidas y poco profundas, más fatiga y más error humano). En estos tiempos, las fuerzas navales instruirían a sus capitanes para “ir a la máxima velocidad prudente”.

La clave es mirar el diagrama de riesgo completo, no sólo el punto donde corta el eje. Si una determinada estrategia mueve el peso de su diagrama de riesgo significativamente a la izquierda, entonces es una buena estrategia y debe hacer aquello que produzca este efecto. Si el riesgo eventualmente no se materializa, habrá gastado algún tiempo extra que no hacía falta. Ponga esto en la misma categoría que el dinero que ha gastado el año pasado en el seguro de vida que finalmente no le ha hecho falta.

La diferencia entre el tiempo que le lleva llegar “a la máxima velocidad prudente” y “a matacaballo” es su holgura (slack, en inglés). Esta holgura le permitirá llegar rápido, pero sin caerse del caballo.


Este texto se ha traducido del libro:

Slack. Getting past burnout, busywork, and the myth of total efficiency

Editorial: Broadway Books. Autor: Tom DeMarco.