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24 de noviembre de 2013

Yo planifico mi proyecto

El primer síntoma de que un Director de Proyectos no es proactivo es que no tiene una planificación actualizada y creíble. En otras palabras, no sabe qué va a pasar en su proyecto la semana que viene, el mes que viene... Esto es muy grave. No por la mala imagen que proyecta como persona ineficaz, que también, sino sobre todo por la desmoralización que suele producir esto en los miembros del equipo.

No hay excusa para que un Director de Proyectos no tenga una planificación preparada, escrita o pensada, primero para organizarse él mismo, pero también para quien la pueda necesitar. 

Si la organización ejecutante no exige una planificación en un determinado formato, propongamos nosotros uno de forma proactiva. Hay multitud de plantillas y ejemplos disponibles para no inventar (todo lo que necesita un Director de Proyectos ya está inventado). El mejor formato será el que cumpla los objetivos de predicción y comunicación que tiene el Director de Proyectos, nadie sabe esto mejor que él. Lo típico suele ser un cronograma, pero quizá es suficiente una lista de tareas pendientes, o una lista de entregables, una lista de riesgos, etc.

Tampoco pensemos que la planificación es algo que se hace sólo al principio. Planificar es útil en cualquier momento del proyecto, si cabe será más útil las últimas semanas próximas al cierre, cuando hay que formalizar las entregas.

Desde luego, lo mejor es tener una buena planificación desde el principio consensuada con interesados y expertos, empezando por tener claro quién patrocina el proyecto, qué otros interesados hay, qué lo justifica, plazo, presupuesto, riesgos, alcance, hitos, actividades, costes, etc.

Cuando un Director de Proyectos que lucha día a día gestionando crisis, improvisando, respondiendo a nuevas peticiones, etc., levanta la cabeza y decide hacer una planificación, ¿saben a quién me recuerda? A mí me recuerda a Neo, en la película Matrix, cuando deja de huir y decide luchar con el Sr. Smith. Trinity dice ¿Pero qué está haciendo?”, Morfeo responde “Está empezando a creer”

Nuestro Director de Proyectos diría algo así: “Ya está bien de improvisar. Yo planifico mi proyecto. Este lunes voy a planificar las actividades de esta semana, y después de la siguiente…”


Un Director de proyectos que ha integrado en su carácter el hábito "Yo planifico mi proyecto" habla más o menos así: 

Según se ha vendido, el proyecto deber terminar en 5 meses. Lamentablemente yo no participé cuando se preparó la propuesta. Necesito elaborar esta planificación inicial hasta que me parezca realista, sólo entonces podré comprometerme con los objetivos. Es posible que deba introducir algunos cambios que defenderé ante el comité de dirección del proyecto.