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1 de diciembre de 2013

Me atrevo a hacer promesas

Para muchos jefes, proactividad en gestión de proyectos significa predictibilidad. Las operaciones del día a día son predecibles y uniformes, pero un proyecto no es así. Esfuerzos, costes, plazos, hitos, entregas, problemas, etc., no se distribuyen uniformemente: hay más entregas al final que a la mitad, la fecha de los hitos puede variar mucho. Se podría decir que muchas veces, la principal razón por la que nos colocan al mando de un proyecto es porque quieren que alguien vaya informando todas estas variables. 

El paradigma de la era industrial les hace pensar que pueden aspirar a un control determinista del proyecto: si controlan estas variables, controlan el proyecto. Por esta razón, estos jefes le pedirán muchas veces su mejor estimación sobre un plazo y un presupuesto, se lo apuntarán, y luego le volverán a preguntar cuando se aproxime la fecha, o el coste incurrido supere un umbral. 

El proyecto puede haber cambiado totalmente el alcance, puede seguir necesitando la incorporación de recursos clave, quizá haya habido muchos problemas imprevistos y se hayan materializado muchos riesgos, pero lo único que le preguntan es si se va a terminar en plazo y en coste esta actividad, tal y como prometió. ¿Qué actividad? A lo mejor ya ni siquiera existe. “Toc, toc. Despierta, Neo. Matrix te posee”

¿Qué significa la palabra proactividad para un Director de Proyectos? Que las promesas las hago yo. El hábito de hacer promesas es el primer paso hacia la eficacia. No dependo de lo que ocurra fuera, no soy dependiente, yo soy quien escribe el programa de lo que va a ocurrir, me comprometo al 100%.

Pero hay que tener cuidado con lo que se promete porque hay que cumplirlo. Un Director de Proyectos no hace promesas sin más, les pone un más-menos. Cuando todavía quedan 6 meses, no es profesional decir que el proyecto va a terminar exactamente el jueves 26 de marzo. ¿Por la mañana o por la tarde?

Hay que decir que el proyecto terminará entre el 19 de marzo y el 6 de abril, por ejemplo. Si prometemos algo para la semana que viene, evidentemente el grado de incertidumbre será mucho menor.