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15 de diciembre de 2013

El hábito 3 de un Director de Proyectos eficaz: Autogestión




La persona de éxito
ha desarrollado el hábito de hacer las cosas
que quienes fracasan no gustan de hacer 
–Albert N.E. Gray


El tercer hábito de una persona eficaz: Primero lo primero

El tercer hábito de Covey se titula: "Ponga primero lo primero". El primer hábito dice "tú eres el programador", el segundo dice "escribe el programa", el tercer hábito dice "ejecuta el programa". El segundo hábito se ocupa de la primera creación, la creación mental, utilizando la imaginación y la conciencia moral. El tercer hábito se refiere a la creación física, utilizando el atributo humano de la voluntad independiente. Este es el hábito de hacer que las cosas se hagan (Getting Things Done, en inglés).


Las personas eficaces consiguen generalmente lo que se proponen, casi siempre con disciplina, empleando su máximo empeño y esfuerzo. Estas personas hacen lo que dicen (en inglés esto se dice: do the talk). No les tiene por qué gustar todo lo que hacen, pero es más fuerte su propósito que su disgusto. Cuando vemos que una persona destaca por su eficacia, esto no significa que termine todas las tareas, o que haga muchas más tareas que el resto (no confundir eficiencia con eficacia). Estas personas han desarrollado el hábito de conseguir hacer las cosas que ellas consideran verdaderamente importantes, y esto lo consiguen no puntualmente, sino de forma continuada. 


El tercer hábito de un Director de Proyectos eficaz: Autogestión



A un Director de Proyectos eficaz se le presupone que administra bien su tiempo. No queremos al frente de un proyecto importante a una persona que no encuentra tiempo ni tan siquiera para responder a los correos, o que está siempre ocupándose de tareas triviales, desatendiendo las verdaderamente importantes. Cuando se habla de Directores de Proyectos, el tercer hábito va más allá. No importa sólo que él mismo, a nivel personal, se organice bien. Ante el conjunto de interesados, el Director de Proyectos representa el proyecto. Sus objetivos como persona se identifican con los objetivos del proyecto. Si le consideramos eficaz administrando el tiempo, es porque le vemos eficaz "ejecutando" el proyecto. Quizá esa sea la razón principal por la que le hemos puesto al mando. Necesitamos alguien vigilando que el proyecto termine en plazo y por supuesto, por debajo del coste y con la funcionalidad requerida. Para mucha gente, lo que más brilla hacia afuera de un Director de Proyectos es esa aptitud para hacer que las cosas se hagan dentro del plazo. En definitiva, debe ser una persona experta en "controlar los tiempos".

En el segundo hábito (planificar progresivamente), el Director de Proyectos estructura conceptualmente lo que va a hacer. En este tercer hábito, trata de conseguir que se haga lo que ha prometido. Es este el hábito más "científico" o más "técnico" del Director de Proyectos. Es el hábito más "hard" y menos "soft skill", si queremos decirlo así. Afortunadamente, aquí hay técnicas y herramientas que han demostrado su efectividad y hay un camino de aprendizaje muy transitado. 

Por desgracia para quien no domina esas técnicas, las evidencias de poca profesionalidad suelen ser tan objetivas y evidentes como cuando un fontanero cambia mal una tubería y todo el mundo ve las goteras.

El tercer hábito de Covey "ponga primero lo primero", podría traducirse al mundo de la gestión de proyectos como hábito genérico de "autogestión" y otros tres sub-hábitos más específicos: 1) Me pongo "la gorra del ejecutivo”; 2) Controlo las líneas base y 3) Uso herramientas para el seguimiento:

  • 3.1. Me pongo "la gorra del ejecutivo": Como si fuera el Director General de una empresa, sólo que dicha empresa es el proyecto, delego efectivamente en encargados, comunico el rendimiento con un lenguaje orientado a dirección y registro los hechos significativos.
  • 3.2.  Controlo las líneas base: Gestiono proactivamente las desviaciones proponiendo acciones preventivas y correctoras, las planifico y las controlo como parte del proyecto que son. Asumo la responsabilidad y la autoridad para que las cosas se hagan (aunque no se nos haya facultado formalmente).
  • 3.3.  Uso herramientas para el seguimiento: El análisis cuantitativo no se improvisa bien. Cuando nos piden una explicación puntual sobre los retrasos, por ejemplo, siempre podremos preparar una hoja de cálculo o una presentación con nuestro análisis. El problema es que si tenemos que hacer esto cada semana, no nos quedará tiempo para hacer otra cosa, y no gestionaremos el proyecto con eficacia. En la actualidad, hay herramientas muy eficaces para planificar lo que debería ocurrir y contrastarlo con lo que está ocurriendo. Si estas herramientas se alimentan con regularidad, analizar desviaciones no cuesta nada. Para realizar el seguimiento, es eficaz usar las herramientas que ya existen. ¡No reinventemos la rueda!