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5 de julio de 2015

El Tiempo es Oro


Las personas eficaces consiguen generalmente lo que se proponen, casi siempre con disciplina, empleando su máximo empeño y esfuerzo. Estas personas hacen lo que dicen (en inglés: walk the talk). No les tiene por qué gustar todo lo que hacen, pero es más fuerte su propósito que su disgusto. Cuando vemos que una persona destaca por su eficacia, esto no significa que termine todas las tareas, o que haga muchas más tareas que el resto (no confundir eficiencia con eficacia). Estas personas han desarrollado el hábito de conseguir hacer las cosas que ellas consideran verdaderamente importantes, y esto lo consiguen no puntualmente, sino de forma continuada.

Lamentablemente, en la era actual de la sociedad de la información, para los trabajadores del conocimiento ya no es suficiente organizarse con una lista de tareas pendientes. El famoso to-do-list ya no es una herramienta de planificación válida. Un trabajador del conocimiento puede acumular en su bandeja de entrada entre 100-200 emails diarios, la mayoría de los cuales son relevantes para su trabajo. En esta situación, es muy probable que su bandeja de entrada acabe convirtiéndose en su to-do-list. La sensación generalizada de agobio al sentir que “lo urgente no deja tiempo a lo importante”, se produce constantemente. Es como si nuestro trabajo consistiera en “apagar fuegos”. Nos tumba una ola y cuando nos ponemos en pie viene la siguiente ola, y así sucesivamente. Bajo este paradigma no es posible la efectividad. Aquí pueden ver un vídeo muy divertido sobre esta idea:


La gestión eficaz del tiempo requiere de sistemas, métodos, herramientas, pero sobre todo: hábitos. Ya existen una serie de hábitos que han demostrado su eficacia para lograr la productividad personal, del equipo y de la organización. La gestión del tiempo es útil para todos los ámbitos profesionales del trabajador del conocimiento: Tiene una dimensión personal (productividad personal), de equipo (productividad en la colaboración, reuniones, trabajo en equipo) y el ámbito organizativo (proyectos, delegación efectiva, gestión estratégica, priorización, etc.). A quién no le gustaría que se dijera de nosotros...

  • Esta persona cumple sus promesas: si dice que va ha hacer algo, lo hace (tiene una alta productividad personal).
  • Esta persona hace que las cosas se hagan (consigue una alta productividad del equipo).
  • Esta persona hace que los proyectos terminen en plazo (planifica y controla  para que el proyecto termine en plazo).
  • Esta persona es capaz de delegar de manera efectiva: en su proyecto ejerce un liderazgo servicial, centrado en principios y teniendo en cuenta la priorización estratégica.

Hace poco tuve que impartir un curso de 24 horas lectivas sobre gestión del tiempo (no gestión del cronograma del proyecto, sino gestión del tiempo personal). Me quedó una estructura de curso que a juzgar por las evaluaciones funcionó bastante bien. El programa se dividía en 6 grandes temas: 1) hábitos; 2) métodos; 3) herramientas; 4) equipos; 5) proyectos tradicionales y 6) proyectos ágiles. Donde más dificultades tuve al confeccionar el material, fue sin duda en los capítulos de métodos y herramientas.

Como me suele ocurrir cuando preparo cursos, al revisar material y bibliografía sobre ciertas técnicas que creía que sabía, me di cuenta de que realmente no sabía, principalmente porque no hacía. Me imaginaba a mí mismo explicando todo esto y veía que que no funcionaba. Esto me ha pasado en esta ocasión con el método GTD.

David Allen escribió su famoso libro Getting Things Done (en español se titula Organízate con Eficacia) en 2002, es decir, antes de Facebook. ¿Cómo iba a ponerme delante de mis alumnos a explicarles GTD hablándoles de papeleras, bandejas, cajones, armarios, etc.? Peor aún, ¿cómo podía demostrarles que este método sirve para descargar los buzones de email si el mío no paraba de crecer?

Al investigar sobre las herramientas típicas para implementar GTD (quizá la más conocida sea Remember The Milk) llegué a otra página donde proponían como herramienta Evernote. Les recomiendo ver esta serie de vídeos en la página The Secret Weapon donde demuestran cómo puede usarse Evernote para implementar GTD, usando de determinada manera las etiquetas. 


Me pareció muy ocurrente la idea, pero como yo personalmente prefiero Asana para gestionar y priorizar tareas (mías y de otras personas, en ámbitos personales, de cursos y de proyectos), pues me puse a probar cómo usar Asana para GTD. Hay una guía para usar GTD en la web de Asana pero no me convenció demasiado, especialmente lo de separar en bloques Today / Upcoming / Later, yo prefiero seguir más fielmente las recomendaciones de David Allen usando Next / Calendar / Waiting / Someday-Maybe / Reference, lo cual se puede implementar muy cómodamente en Asana mediante secciones.

Si tienen curiosidad, en próximos posts les iré contando mi propio método para implementar GTD con Asana. ¿Quizá se pueda generalizar? Hoy puedo decir que ya tengo el hábito de usar GTD en mi día a día, y hay cosas que dan mucha paz... Aquí tienen una foto de mi buzón de correo tomada ahora mismo ;-)