GTD con Asana

La herramienta para gestionar tareas Asana permite colaborar dentro de un equipo sobre la base de las tareas. En Asana, cada usuario puede tener espacios de trabajo que pueden compartir con otras personas. En los espacios de trabajo hay tareas. Las tareas son la unidad básica de información en Asana.

Cada tarea puede tener un responsable, varios seguidores, una descripción, una fecha límite y una sección para comentarios. Quizá la mayor utilidad de Asana sea que permite intercambiar información sobre las tareas en la sección de comentarios. Todo lo que se debate sobre una tarea queda registrado en esta sección, así no hay que intercambiar correos electrónicos, ni hacer búsquedas después para saber quién dijo qué, etc.

Las tareas pueden agruparse en proyectos (en todas las herramientas de task tracking, la palabra proyecto significa tareas relacionadas). Una tarea puede pertenecer a ningún proyecto, un solo proyecto o varios proyectos simultáneamente. A su vez, las tareas pueden tener subtareas.

Mi experiencia con Asana ha ido evolucionando desde que la usé por primera vez en un proyecto de voluntariado. Antes la usaba solo para gestionar las tareas de los miembros del equipo en mis proyectos. Recientemente he aprendido a usarla también para mi productividad personal con el método GTD®.

En 2002, David Allen publicó su famoso libro Getting Things Done (Organízate con Eficacia, en la traducción española). En este vídeo pueden ver una ponencia muy recomendable de David Allen.

Para quien no conozca el método GTD®, a continuación tienen un breve resumen:

GTD® es un sistema de 5 pasos para 1) recopilar, 2) procesar, 3) organizar, 4) revisar y 5) hacer. También se aplica a conjuntos de tareas relacionadas (proyectos). Estos 5 pasos permiten ubicar todas las cosas pendientes (ficheros, documentos, proyectos, tareas e ideas) en un sistema fuera de nuestra mente, en forma de un conjunto organizado de listas, permitiendo la ejecución efectiva y eficaz de tareas y proyectos.

El primer paso consiste en recopilar todas las tareas pendientes en un buzón de ficheros, documentos, proyectos, tareas e ideas.

El siguiente paso consiste en procesar cada elemento del buzón y determinar si es accionable a corto plazo, quién lo hará y cuándo. Dependiendo de la evaluación, se pone en una u otra lista.

El siguiente paso es organizar cada lista para facilitar la productividad sobre los elementos que contienen, identificando la siguiente acción y el contexto.La siguiente acción clarifica qué tiene que  hacerse para avanzar una tarea o un proyecto. El contexto es el lugar y las herramientas necesarias para completar la tarea.

El paso 4 consiste en revisar diariamente las listas calendario, siguiente acción y seguimiento diario. Revisar varias veces por semana la lista en espera y proyectos. Revisar periódicamente las listas de quizá algún día y seguimiento mensual. Que las tareas queden ordenadas en un sistema, fuera de la cabeza.

Por último, el paso 5 significa hacer las cosas, usando las listas y estos procesos:

• Elegir acciones sobre la base del contexto, el tiempo y la energía disponible, y la prioridad.
• Procesar tareas inesperadas.
• Definir el trabajo procesando el buzón.
• Establecer prioridades a largo plazo (1-3 años), medio plazo (3-12 meses) y corto plazo en nuestras áreas de responsabilidad, proyectos actuales y tareas actuales.

Como comentaba en un post anterior, hay una guía para usar GTD en la web de Asana pero no me convence separar en bloques Today / Upcoming / Later, yo prefiero seguir más fielmente las recomendaciones de David Allen usando Next / Calendar / Waiting / Someday-Maybe / Reference, lo cual se puede implementar muy cómodamente mediante secciones de Asana.

Por ejemplo, aquí pueden ver un pantallazo de mi workspace “Profesor”:

A mí me resulta muy cómodo entrar en cualquier workspace, lo que me lleva directamente a MY TASKS, y allí tengo esta organización GTD. Todas estas tareas me tienen a mí como assignee. Si quiero que nadie más vea esta tarea, entonces no la pongo en ningún proyecto (o bien la pongo en un proyecto privado).

Cada mañana proceso mis buzones de correo convirtiéndolos en tareas de Asana. Cada contexto es un workspace diferente. Ya lo dejo en la sección adecuada Next / Calendar / Waiting / Someday-Maybe / Reference. Cuando creo una nueva tarea desde un proyecto de Asana, como es una tarea mía aparece arriba del todo (sin clasificar) en MY TASKS (no tardo nada en mover esta tarea a la sección adecuada). Transformando los correos en acciones de Asana, yo logro mantener mi buzón de correo prácticamente limpio todos los días.

Cada mañana también tengo que procesar otra información actuable que no viene por los correos. Cuando se me ocurre algo y no estoy delante de mi ordenador, entonces suelo utilizar Google Keep para anotarlo desde mi móvil (generalmente grabo la nota por voz). También aprovecho cada mañana, antes de hacer otra cosa, para sacar de mi cabeza todo lo que debería quedar organizado como tareas en Asana. Una vez por semana (domingo por la mañana) reviso la planificación semanal.

Mientras trabajo suelen entrarme muchos correos, y suelo tener bastantes ideas. Creo que no es efectivo recopilar todo el tiempo, prefiero hacerlo por las mañanas, como indicaba. Las ideas que se me ocurren delante de mi ordenador no las pongo en Google Keep, prefiero ir apuntándolas en una nota de mi escritorio de Windows.

En Asana también resulta muy cómodo mover las tareas arriba o abajo, según su prioridad, cambiarles la fecha, y moverlas de sección. Cuando hago una tarea, la completo en Asana (ya no aparecerá en la lista de pendientes, aunque siempre se puede revisar, las tareas completadas no se borran).

Otra funcionalidad muy productiva es poder ordenar las tareas por fecha. Esto es muy útil para mí porque atiendo muchos foros e-learning y ciertos días debo animar muchos foros. Me ahorra mucho tiempo planificarlo todo como tareas con fecha. Además puedo verlo gráficamente en la vista de calendario: