No preguntes el % completado

En este post quiero recordar a la gran Rita Mulcahy, una de las personas que más ha contribuido a nuestra profesión. Si bien muchos conocimos a Rita a través de su famoso libro para preparar el examen PMP, libro con el que yo me preparé y que sigo recomendado a pesar de haber escrito yo otro sobre el mismo tema (ante la calidad hay que descubrirse), estoy seguro de que cuando Rita brillaba más era en sus cursos y en sus ponencias. De todos los vídeos de Rita que yo he visto en YouTube, sin duda el que me parece más inspirador es este sobre cómo se debe controlar un proyecto:



Mucha atención a estos dos errores típicos que mencionaba Rita:

1. Preguntar el % completado:  Si preguntamos a un miembro del equipo qué porcentaje ha completado de una actividad, recibiremos respuestas como “¿Porcentaje completado de qué?” o bien “Llevaré un 50% más o menos”. Preguntar esto es una señal de que no sabemos gestionar proyectos  porque es casi seguro que la actividad es demasiado grande, poco definida y difícil de controlar. Así parece que en lugar de controlar el proyecto queremos controlar a las personas. En lugar de preguntar el % completado hay que preguntar “¿Has terminado ya?” sobre tareas pequeñas, no sobre actividades. Las actividades son los elementos de gestión más pequeños, pero hay que subdividirlas en tareas discretas asignables a los miembros del equipo. Sobre estas tareas no necesitamos preguntar el % completado, siempre subjetivo y discutible, nos basta preguntar si han empezado o han terminado, y como decía Rita: “Así le podemos decir al jefe que hoy hemos terminado 20 tareas, ó 50, etc., y tenemos ocasión de celebrar continuamente, cada vez que alguien termina algo”. Si descomponemos actividades en tareas manejables y asignables, entonces medir el % completado es trivial (podemos contabilizar todas por igual o darles distintos pesos).  
2. Reuniones de seguimiento interrogando a los miembros del equipo: Rita decía que si el project manager convoca un go-around-the-room status meeting, es decir, una de esas reuniones en las que el project manager va preguntando por orden qué trabajo ha hecho cada uno de los miembros del equipo, debería buscarse otro trabajo porque está comunicando que no sabe gestionar proyectos. Yo no puedo estar más de acuerdo por dos motivos: 1) generalmente la motivación que tiene el project manager para celebrar estas reuniones es para ponerse al día del avance en actividades que no ha planificado, para enterarse por primera vez de en qué consiste el trabajo que hay que hacer, etc. y 2) el project manager, que debería estar al servicio de los miembros del equipo, les está robando un tiempo que deberían dedicar a trabajar en las tareas. Según Rita no es eficaz el “Management by Meetings” porque de un plumazo nos cargamos toda la planificación y las buenas prácticas de gestión de proyectos.

Las metodologías adaptativas tienen muchas técnicas para producir information radiators. En esencia se basan en contabilizar el número de tareas pendientes y deducir el progreso a partir de ellas. Estas tareas no se deben gestionar en una herramienta como Microsoft Project: no tienen sentido informativo de gestión, y acabamos teniendo cronogramas demasiado largos. Mi recomendación es gestionar tareas con herramientas orientadas a la colaboración del equipo como Asana, que es la que yo uso para gestionar mi tiempo personal bajo el método GTD, para gestionar las actividades de proyectos predictivos y también para gestionar bajo metodología SCRUM. En las metodologías adaptativas también se considera el exceso de reuniones como desperdicio: se usan  de no más de 15 minutos en las que solo habla quien tiene tareas que informar, denominadas “reuniones diarias de pie”, (daily stand-up meetings o daily scrums).

En los proyectos predictivos también deberíamos usar esta forma de controlar el progreso sobre tareas, mejor que sobre actividades. Cualquier actividad se puede descomponer en tareas elementales asignables y así podemos controlar correctamente.

Evitemos estos dos errores tan comunes de los que hablaba la gran Rita Mulcahy: 1) No hay que preguntar el % completado y 2) No hay que gestionar el proyecto con reuniones. Yo tengo que decir que conmigo el vídeo funcionó. Aunque quiera hacer alguna de estas dos cosas ya no puedo: la voz de Rita resuena en mi cabeza ;-)