Dashboards

Los cuadros de mandos los usan equipos de alta madurez o equipos poco maduros. Rara vez se ven en equipos de madurez intermedia.

Si busca en internet la palabra “dashboards” verá que aparecen pocos resultados que tengan que ver con los coches. Desde la década de los 90, los cuadros de mandos se han convertido en un formato muy popular para visualizar y comunicar el estado de los proyectos o de los procesos de negocio.

Un cuadro de mandos es un documento o una página Web que muestra una recopilación de métricas (normalmente de forma gráfica y también numérica) para proporcionar una imagen de alto nivel sobre el desempeño de los proyectos o de los procesos de negocio. Algunos cuadros de mandos permiten que el usuario pueda profundizar dinámicamente para ver más información de detalle sobre los elementos de desempeño resumidos a nivel alto.

Como muchos cuadros de mandos, el ejemplo de arriba usa un esquema de colores para indicar la salud relativa de varios aspectos del proyecto o del proceso de negocio. Este es uno de los esquemas más populares, empleando los tres colores que podemos ver en los semáforos: verde, amarillo y rojo.

Con estos esquemas de colores y un diseño sencillo, los cuadros de mandos pueden ser muy eficaces y beneficiosos. Sin embargo, también pueden acabar siendo una total pérdida de tiempo. La diferencia entre ambos extremos tiene poco que ver con el cuadro de mando y mucho que ver con la cultura de la organización que lo usa.

Los mejores equipos usan cuadros de mandos para centrar la atención colectiva, tomar las decisiones y decidir las acciones más importantes, todo a la vez. La creencia subyacente es que:

1. siempre aparecen ciertas condiciones que reducen las probabilidades de éxito de los proyectos,
2. esas condiciones son algunas veces difíciles de detectar, y
3. se pueden mejorar las probabilidades de éxito tomando acciones correctoras, en los temas más importantes, con la suficiente antelación.

Los buenos cuadros de mandos ayudan a centrar la atención en las condiciones que requieren tomar acciones correctoras.

Los equipos con poca madurez usan los cuadros de mandos para echar la culpa a otros o esquivar la culpa. Si usted quiere saber si está en uno de estos equipos, busque estas señales:

• El rojo significa fracaso. Si esta es la creencia del equipo (implícita o explícita) entonces este equipo usa el cuadro de mandos como si fuera una picota. Un cuadro de mandos debería usarse para compartir indicadores de estado, como colores, para resaltar lo que necesita ajustarse para que el proyecto sea un éxito. Si la gente concluye que el rojo les hace quedar mal, entonces es muy probable que escondan esas condiciones que precisamente son las que más necesitan ser expuestas. Evitar usar el color rojo por miedo a la culpa es como desconectar un detector de humo porque hace demasiado ruido.
• El naranja como la negación del rojo. Los equipos con poca madurez no quieren admitir la verdad para que no se disparen todas las alarmas. Sus cuadros de mandos reflejan esta apariencia. El naranja es simplemente el rojo a través de un cristal color de rosa.
• El verde significa que no se hace un seguimiento fiel. A menudo, los equipos permanencen en verde más de lo que deberían (hasta que el estado salta al rojo en el último minuto). En estos equipos, alguien que declare que un aspecto del proyecto es amarillo o rojo será desafiado para que demuestre por qué no es verde. Amarillo o rojo implica “estamos metiendo la pata”. El efecto inevitable de semejante cultura es que todos los elementos permanecen verdes hasta que el fracaso es inminente, entonces se asigna el rojo, cuando ya no hay opciones para tomar acciones correctoras.

Estas prácticas son síntomas superficiales de un problema más profundo y casi siempre fatal: los equipos actúan así por miedo a la crítica, no por la pasión por el éxito. Los equipos heredan dichas características de sus líderes. Los cuadros de mandos no mejoran el liderazgo, sino que lo revelan.

A continuación se exponen algunas características de los cuadros de mandos eficaces. Estos cuadros de mandos:

1. No saturan con datos. La forma más segura de frustrar cualquier esquema de control de proyecto es reportarlo todo. Los mejores cuadros de mandos reportan un conjunto muy limitado de métricas cuidadosamente escogidas.
2. Publican selectivamente. El cuadro de mandos de un equipo es en cierta forma como su boletín de noticias semanal. El proceso de decidir qué información va a primera página (y qué se entierra bajo tres niveles de profundidad) agudiza el enfoque del equipo.
3. Ofrecen más opinión que información. Algunos cuadros de mandos se parecen al informe anual de la empresa. Muestran páginas y páginas de tablas y gráficos, todos muy factuales y objetivos pero la mayoría inútiles. Estos cuadros de mandos proporcionan mucha información sobre lo que está pasando pero sin responder a la gran pregunta: ¿esto va bien o mal? Los cuadros de mandos efectivos proporcionan información, pero también juzgan.
4. Son predictivos pero también reflexivos. Algunos equipos usan sus cuadros de mandos como tableros de puntuación, para reportar lo que ha pasado. Los cuadros de mando efectivos también intantan predecir lo que ocurrirá o no ocurrirá en el futuro.
5. Muestran tendencias temporales. Un número sorprendente de cuadros de mandos no presentan nada más que una foto fija del proyecto o del proceso. Sin embargo, a menos que el trabajo haya llegado a su finalización, esto no es suficiente telemetría. Los equipos también necesitan comprender la trayectoria del esfuerzo. Si un elemento está en amarillo, de qué color estaba antes? ¿Va mejor porque las acciones correctoras han surtido efecto o va peor para acabar siendo rojo?
6. Proporcionan un marco para la valoración subjetiva. Las evaluaciones de los cuadros de mando no son totalmente objetivas, sino que reflejan (y así debe ser) los juicios de los miembros del equipo. Cuando lo hacen, es importante enunciar lo que significan los juicios. Es sorprendente la amplia variedad de definiciones incompatibles que hemos escuchado para las designaciones rojo, amarillo y verde. 

Solo para que conste, estas son las definiciones que nosotros preferimos:

• Verde: El esfuerzo va según lo planificado y es probable que alcance las expectativas sin tener que tomar importantes acciones correctoras.
• Amarillo: Se requiere tomar acciones correctoras importantes e inmediatas para cumplir las fechas comprometidas y otras expectativas.
• Rojo: El esfuerzo no va según lo planificado. Se ha incumplido un hito o se incumplirá pronto, a menos que se tomen acciones correctoras drásticas, y probablemente teniendo que replanificar.

Nosotros hemos usado este modelo de verde-amarillo-rojo, pero estas definiciones aplican a muchos tipos de informes de estado. Independientemente de su estilo o formato, los cuadros de mandos eficaces comparten esta principal característica: Permiten centrar la atención del equipo en aquello que debe corregirse inmediatamente, para mejorar las probabilidades de éxito.

Este texto se ha traducido del libro:
Adrenaline Junkies and Template Zombies. Understanding Patterns of Project Behavior

Autores: Tom DeMarco, Peter Hruschka, Tim Lister, Steve McMenamin, James Robertson, Suzanne Robertson