11 de marzo de 2012

Uso herramientas para el seguimiento

Desafortunadamente, muchos buenos Directores de Proyecto, con buena experiencia y fundamentos de gestión de proyectos, y con buenos profesionales en sus equipos, se encuentran con el problema de que no tienen buenas herramientas donde usar de forma fluida esos conocimientos.

Es como sacarse el carné de conducir y luego darse cuenta de que sólo se puede ir a pie. A veces, peor aún, la organización ejecutante le obliga a ir en autobús, imponiéndole ciertas herramientas contrarias a la buena gestión y que le sobrecargan extraordinariamente.

Un Director del Proyecto necesita gestionar un proyecto, no una herramienta. Especialmente, necesita gestionar las expectativas de todos los interesados, con una comunicación eficaz y eficiente, suministrando la información en el formato adecuado, en el momento oportuno, con el impacto apropiado y únicamente la información necesaria. Por lo que se refiere a su autogestión personal y del equipo, necesita gestionar la documentación, las comunicaciones, los cambios, los entregables, los tiempos, los costes, los riesgos, los problemas, las subcontrataciones, los calendarios, los incurridos, el desempeño de los miembros del equipo, etc.

Algunas áreas de gestión pueden automatizarse más que otras. A mi juicio, donde verdaderamente usar herramientas marca la diferencia, es en la gestión de costes y plazos.

El análisis cuantitativo no se improvisa bien. Cuando nos piden una explicación puntual sobre los retrasos, por ejemplo, siempre podremos preparar una hoja de cálculo o una presentación con nuestro análisis. El problema es que si tenemos que hacer esto cada semana, no nos quedará tiempo para hacer otra cosa, y no gestionaremos el proyecto con eficacia.

Hay una enorme diferencia de productividad entre un Director de Proyectos que usa Excel para pintar cronogramas y otro que usa Project. Esa diferencia es muchísimo mayor cuando hacemos el seguimiento de costes: Si utilizo Excel para preparar un informe de desviaciones y previsiones cada semana, a partir de las horas y los gastos incurridos por el equipo y los grados de avance de cada actividad, ¿me quedará tiempo para gestionar el proyecto? Si somos 20 con el mismo problema ¿habrá que contratar una PMO que se dedique sólo a esto? 

En la actualidad, hay herramientas muy eficaces para planificar lo que debería ocurrir y contrastarlo con lo que está ocurriendo. Si estas herramientas se alimentan con regularidad, analizar desviaciones no cuesta nadaHay un gran abanico de herramientas que permiten hacer un seguimiento de forma eficaz (propietarias u opensource, de pago por licencia ó SaaS).

Investigue la mejor para usted, pero sobre todo: tenga el buen hábito de usarla.



3 comentarios:

  1. Hola estimado Jose, siempre interesante los temas de tu Blog y le agrego a este articulo mis ingredientes. Para todos aquellos profesionales que se encuentran en este mundo del PM, es notorio que necesitamos de herramientas tecnologicas para obtener este analisis puntual de la salud en nuestros proyectos, pero para llegar a este punto debemos primero capacitar a nuestro equipo de trabajo en estas buenas practicas e inducirlos en una cultura orientada a resultados. El uso de Microsoft Project en conjunto con Project Server y SharePoint es la suite ideal para que los recursos sean los que alimenten el sistema una vez que el gerente de proyectos halla finalizado con la correspondencia entre el grupo de procesos de la planificacion y las areas del conocimientos. Una vez que el proyecto en cuestion se encuentre en su ejecucion los PM nos debemos de dedicar al analisis de la informacion, proveniente del campo suministrado por los recursos ya previamente entrenados en suministrar los insumos y o variables medibles.

    Es un trabajo en equipo donde el PM es el lider, el director de la orquesta y todos sus musicos deben estar en sintonia, coodinados para que el concierto sea un exito.

    Saludos Cordiales.

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  2. Josep Mª Puig12/3/12, 12:01

    Estoy completamente de acuerdo en que el uso de las herramientas adecuadas es un punto crítico en el buen funcionamiento de cualquier organización.

    Además de lo indicado, y por mi experiencia personal, añadiría que un buen sistema de gestión de archivos, con control de versiones y accesible online, resulta clave.

    El principal problema de todo esto es cuando los principales responsables de las organizaciones piensan que todo esto no es más que un problema de "forma", y que lo realmente importante es el "fondo", y no creen prioritario investigar si hay herramientas para hacer el trabajo más fluido e implantarlas. Y al final, como bien indicas, acabamos yendo a pie o en autobús... o incluso en troncomovil!

    Felicitaciones por el blog. Saludos cordiales.

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  3. Josep estoy de acuerdo en lo que comentas sobre la gestion de archivos, considero que tambien es sumamente importante para el control y seguimiento de los proyectos. Resulta que no tenemos mucha experiencia en la gestion y queremos actualizarnos en un mejor uso de las nuevas herramientas tecnologicas; Sabrias decirme el procedimiento mas habitual o mas cotidiano para esa gestion.
    Gracias,

    Miguel

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