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11 de marzo de 2012

Uso herramientas para el seguimiento

Desafortunadamente, muchos buenos Directores de Proyecto, con buena experiencia y fundamentos de gestión de proyectos, y con buenos profesionales en sus equipos, se encuentran con el problema de que no tienen buenas herramientas donde usar de forma fluida esos conocimientos.

Es como sacarse el carné de conducir y luego darse cuenta de que sólo se puede ir a pie. A veces, peor aún, la organización ejecutante le obliga a ir en autobús, imponiéndole ciertas herramientas contrarias a la buena gestión y que le sobrecargan extraordinariamente.

Un Director del Proyecto necesita gestionar un proyecto, no una herramienta. Especialmente, necesita gestionar las expectativas de todos los interesados, con una comunicación eficaz y eficiente, suministrando la información en el formato adecuado, en el momento oportuno, con el impacto apropiado y únicamente la información necesaria. Por lo que se refiere a su autogestión personal y del equipo, necesita gestionar la documentación, las comunicaciones, los cambios, los entregables, los tiempos, los costes, los riesgos, los problemas, las subcontrataciones, los calendarios, los incurridos, el desempeño de los miembros del equipo, etc.

Algunas áreas de gestión pueden automatizarse más que otras. A mi juicio, donde verdaderamente usar herramientas marca la diferencia, es en la gestión de costes y plazos.

El análisis cuantitativo no se improvisa bien. Cuando nos piden una explicación puntual sobre los retrasos, por ejemplo, siempre podremos preparar una hoja de cálculo o una presentación con nuestro análisis. El problema es que si tenemos que hacer esto cada semana, no nos quedará tiempo para hacer otra cosa, y no gestionaremos el proyecto con eficacia.

Hay una enorme diferencia de productividad entre un Director de Proyectos que usa Excel para pintar cronogramas y otro que usa Project. Esa diferencia es muchísimo mayor cuando hacemos el seguimiento de costes: Si utilizo Excel para preparar un informe de desviaciones y previsiones cada semana, a partir de las horas y los gastos incurridos por el equipo y los grados de avance de cada actividad, ¿me quedará tiempo para gestionar el proyecto? Si somos 20 con el mismo problema ¿habrá que contratar una PMO que se dedique sólo a esto? 

En la actualidad, hay herramientas muy eficaces para planificar lo que debería ocurrir y contrastarlo con lo que está ocurriendo. Si estas herramientas se alimentan con regularidad, analizar desviaciones no cuesta nadaHay un gran abanico de herramientas que permiten hacer un seguimiento de forma eficaz (propietarias u opensource, de pago por licencia ó SaaS).

Investigue la mejor para usted, pero sobre todo: tenga el buen hábito de usarla.