El objetivo del webinar era demostrar cómo puede ser la gestión de un proyecto desde el comienzo hasta el final usando herramientas como TALAIA, Asana y Google Drive, sobre el caso práctico de un proyecto de voluntariado para la traducción de un libro. Yo tuve el privilegio de dirigir este proyecto en 2013 y me pareció adecuado para incluirlo en mi libro el libro El Director de Proyectos a Examen. El capítulo con el caso práctico puede descargarse en este enlace. La grabación del webinar está disponible aquí.
Al director de proyectos que quiera profundizar en fundamentos de gestión, le puede interesar revisar los fundamentos globalmente aceptados en gestión de proyectos. Además de la explicación de los conceptos generales de gestión al comienzo de cada capítulo, también se desarrolla un caso práctico, se incluyen ejercicios sobre terminología y conceptos de gestión y una descripción formal de los estándares más extendidos: la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos quinta edición, del PMI® y el estándar ISO 21500: Directrices para la Dirección y Gestión de Proyectos. La documentación del caso práctico está publicada en Google Drive. Los estándares en inglés y español pueden revisarse dinámicamente a partir de cuatro ficheros PDF con vínculos, también publicados en Google Drive, que sirven para navegar por los procesos de forma descendente y ascendente.
Al candidato a la titulación del PMI®, este libro le permitirá prepararse para obtener la acreditación PMP®, Project Management Professional (Profesional en Dirección de Proyectos) o bien la acreditación CAPM®, Certified Associate in Project Management (Certificado en Dirección de Proyectos). Además de la descripción pormenorizada de los procesos de la Guía del PMBOK, siguiendo el mismo orden y numeración que el estándar, se incluyen más de 600 preguntas con el enunciado en inglés y en español y con las respuestas razonadas. Estas preguntas también pueden realizarse en línea por internet a través de ficheros publicados en Google Drive (pulsa aquí para ver un ejemplo), pudiendo simular la mayor parte de funcionalidad del examen del PMI®. Los ejercicios sobre terminología y sobre entradas, salidas, técnicas y herramientas, también pueden realizarse por internet.
Al docente de cursos en gestión de proyectos, que podrá utilizar las presentaciones y otro material publicado gratuitamente en internet en este enlace. A cambio solo de citar la fuente, los docentes podrán utilizar todo el material orientado a preparar el examen, y hacer que los alumnos contesten preguntas parecidas a las del examen, comprueben su conocimiento sobre las entradas, salidas, técnicas y herramientas, y sobre los términos y definiciones del PMI®.
El pasado día 23 de febrero impartí un taller de gestión de costes con TALAIA, siguiendo un caso práctico que ya había publicado con anterioridad en el blog. He pensado que es buena idea volver a publicar aquellos posts pero con la ayuda del vídeo que pueden ver arriba. Los ejercicios pueden repetirlos paso a paso usted mismo siguiendo las instrucciones indicadas en esta nota de Evernote.
Veamos ahora cómo queda la información de desempeño en el informe de cierre del proyecto:
Todos los entregables han sido aceptados, el proyecto está completado al 100% y se ha terminado la fecha prevista:
Todas las facturas se han emitido (la última el día de cierre formal):
Finalmente, las gráficas del valor ganado muestran cómo se terminó con un sobrecoste de 55k€, que sin duda es alto, pero no tanto como el sobrecoste acumulado a mitad del proyecto de 294k€. De hecho, las gráficas muestran cómo la tendencia mejoró con la replanificación:
El pasado día 23 de febrero impartí este taller de gestión de costes con TALAIA, siguiendo un caso práctico que ya había publicado con anterioridad en el blog. He pensado que es buena idea volver a publicar aquellos posts pero con la ayuda del vídeo que pueden ver arriba. Los ejercicios pueden repetirlos paso a paso usted mismo siguiendo las instrucciones indicadas en esta nota de Evernote.
El análisis de las causas de las variaciones permitió descubrir que el cliente estaba solicitando más requisitos y por otro lado no iba aceptando las entregas. Siguiendo el procedimiento de escalado se motivó una reunión entre el patrocinador y el cliente y se decidió aumentar el alcance (y consecuentemente el presupuesto y el plazo).
Estos cambios impactaron de la siguiente forma:
El presupuesto del proyecto aumentó desde 1.000k€ hasta 1.050k€. El presupuesto a la conclusión (BAC) aumentó desde 750k€ hasta 800k€. La línea base de costes se modificó para reflejar el aumento del presupuesto. La gráfica EVM quedó de la siguiente forma:
El presupuesto de la cuenta de control 100 aumentó desde 375k€ hasta 425k€:
Las cuentas de control 000, 100 y 200 retrasan 40 días su fecha estimada de finalización:
El pasado día 23 de febrero impartí este taller de gestión de costes con TALAIA, siguiendo un caso práctico que ya había publicado con anterioridad en el blog. He pensado que es buena idea volver a publicar aquellos posts pero con la ayuda del vídeo que pueden ver arriba. Los ejercicios pueden repetirlos paso a paso usted mismo siguiendo las instrucciones indicadas en esta nota de Evernote.
Situémonos ahora en la reunión de seguimiento transcurridos 80 días desde el arranque del proyecto. Los datos de desempeño del trabajo nos ofrecen la siguiente información de alcance y cronograma:
Los trabajos de las cuentas de control 000 y 100 muestran un grado de avance del 50%. Los trabajos externalizados aún no han comenzado. En consecuencia, el proyecto se ha completado al 33%.
Los trabajos de las cuentas de control 000 y 100 han comenzado cuando se esperaba y parece ser que terminarán en la fecha prevista. Los trabajos de la cuenta de control 200 aún no han comenzado pero se espera que terminen la fecha prevista.
Sin embargo, los datos de facturación y desempeño de costes (Valor Planificado=469k€, Coste Real=348k€ y Valor Ganado=250k€), nos hacen presagiar que el desempeño hasta la fecha no es aceptable.
Veamos a continuación la tabla con los datos del valor ganado:
El pasado día 23 de febrero impartí este taller de gestión de costes con TALAIA, siguiendo un caso práctico que ya había publicado con anterioridad en el blog. He pensado que es buena idea volver a publicar aquellos posts pero con la ayuda del vídeo que pueden ver arriba. Los ejercicios pueden repetirlos paso a paso usted mismo siguiendo las instrucciones indicadas en esta nota de Evernote.
En este post vamos a imaginar un equipo de gestión del proyecto que gestiona eficazmente los costes. Empecemos por el principio: ¿Qué actividades realizaría para planificar los costes?
Los pasos principales que debe seguir el equipo de gestión del proyecto para gestionar los costes vienen descritos en el capítulo 7 de la Guía del PMBOK®:
7.1 Planificar la Gestión de Costes: Como en cada plan secundario correspondiente a un área de gestión, hay que dejar por escrito las reglas de gestión que el equipo de gestión del proyecto se propone aplicar: ¿qué unidades de medida se utilizarán? ¿qué moneda? ¿se controlarán todos los tipos de coste o solo los costes directos por horas consumidas? ¿habrá indicadores y umbrales para el seguimiento? ¿qué gastos podrá autorizar el equipo de dirección del proyecto? ¿habrá reservas para imprevistos? ¿cómo se aplicarán? etc., etc.
7.2 Estimar los Costes: Teniendo en cuenta la información del cronograma, se estima el coste de cada actividad (incluyendo un margen de incertidumbre: recordar que sin un ± no es una estimación).
7.3 Determinar el Presupuesto: Considerando los límites de financiación, las reservas para contingencias y el tiempo, se determina la línea base de costes, que representa gráficamente cuánto presupuesto se irá consumiendo por periodo hasta alcanzar el presupuesto a la conclusión. Añadiendo las reservas para imprevistos ya puede determinarse el presupuesto del proyecto (dato esencial para la contabilidad de la organización).
7.4 Controlar los Costes: Se determinan desviaciones y pronósticos, analizar las causas de los problemas y proponer, si es preciso, acciones correctoras o preventivas.
