Gestión Eficaz del Coste del Proyecto (plan)

 

El pasado día 23 de febrero impartí este taller de gestión de costes con TALAIA, siguiendo un caso práctico que ya había publicado con anterioridad en el blog. He pensado que es buena idea volver a publicar aquellos posts pero con la ayuda del vídeo que pueden ver arriba. Los ejercicios pueden repetirlos paso a paso usted mismo siguiendo las instrucciones indicadas en esta nota de Evernote.

En este post vamos a imaginar un equipo de gestión del proyecto que gestiona eficazmente los costes. Empecemos por el principio: ¿Qué actividades realizaría para planificar los costes?

Los pasos principales que debe seguir el equipo de gestión del proyecto para gestionar los costes vienen descritos en el capítulo 7 de la Guía del PMBOK®:

• 7.1 Planificar la Gestión de Costes: Como en cada plan secundario correspondiente a un área de gestión, hay que dejar por escrito las reglas de gestión que el equipo de gestión del proyecto se propone aplicar: ¿qué unidades de medida se utilizarán? ¿qué moneda? ¿se controlarán todos los tipos de coste o solo los costes directos por horas consumidas? ¿habrá indicadores y umbrales para el seguimiento? ¿qué gastos podrá autorizar el equipo de dirección del proyecto? ¿habrá reservas para imprevistos? ¿cómo se aplicarán? etc., etc.
• 7.2 Estimar los Costes: Teniendo en cuenta la información del cronograma, se estima el coste de cada actividad (incluyendo un margen de incertidumbre: recordar que sin un ± no es una estimación).
• 7.3 Determinar el Presupuesto: Considerando los límites de financiación, las reservas para contingencias y el tiempo, se determina la línea base de costes, que representa gráficamente cuánto presupuesto se irá consumiendo por periodo hasta alcanzar el presupuesto a la conclusión. Añadiendo las reservas para imprevistos ya puede determinarse el presupuesto del proyecto (dato esencial para la contabilidad de la organización).
• 7.4 Controlar los Costes: Se determinan desviaciones y pronósticos, analizar las causas de los problemas y proponer, si es preciso, acciones correctoras o preventivas.

Como resultado del proceso 7.1 Planificar la Gestión de Costes se generó el plan de gestión de costes. Se decidió que se controlarían los costes a nivel de cuenta de control con EVM, excluyendo reservas para imprevistos, utilizando la tarifa de venta de los recursos internos (no la tarifa de coste). Se monitorizan los costes en euros, considerando los gastos y el consumo de los recursos.

Supongamos que en la línea base del alcance y el cronograma se identificaron tres cuentas de control. Como resultado del proceso 7.2 Estimar los Costes se estimó el presupuesto esperado de cada una de ellas. Supongamos que la cuenta de control 000. Gestión tiene un presupuesto de 125k€, resultado de sumar 25k€ en compras y 100k€ por las horas del director del proyecto (1.000h * 100€/h). La cuenta 100. Trabajos Equipo tiene un presupuesto de 375k€: 15 viajes * 5.000€ + 5.000h * 40€/h por recursos internos + 2.000h * 50€/h por recursos subcontratados. Los trabajos contratados en un proyecto externo a precio cerrado se controlan en la cuenta de control 200. Trabajos Externalizados (presupuesto 250k€). Como puede comprobarse, el presupuesto a la conclusión (Budget At Completion –BAC) asciende a 750k€. Este será el objetivo de coste para medir desviaciones y pronósticos.

Como resultado del proceso 7.3 Determinar el Presupuesto se generó la línea base de costes de la figura: