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8 de noviembre de 2015

Gestionar las Reservas en Microsoft Project


En project management se define las reservas para contingencias como el presupuesto dentro de la línea base de coste que se asigna a riesgos identificados que son aceptados y para los cuales se desarrollan respuestas de contingencia. Por otra parte, las reservas de gestión constituyen el presupuesto del proyecto retenido para trabajos imprevistos desconocidos en el momento de constituir las reservas.

Normalmente estas reservas no se controlan en una herramienta de planificación como Microsoft Project. Lo más habitual es gestionar este presupuesto forma separada (en un fichero Excel, por ejemplo). Sin embargo, si se quiere monitorizar cuándo se consumen qué cantidades, aquí la herramienta Microsoft Project nos puede ayudar.

En este post trataré de explicar cómo suelo hacerlo yo, por si les sirve de ayuda, o me pueden dar cualquier tipo de realimentación o cualquier comentario, les estaré muy agradecido.

Imaginemos que tenemos 1000€ de reservas de gestión (para imprevistos) y 2000€ de reservas para contingencias (para cubrir buena parte de los riesgos que hemos decidido contener). Estas reservas pueden gestionarse en Microsoft Project de la siguiente forma:
  1. En la vista Gantt Chart planificamos las dos reservas como dos actividades denominadas "Reservas de Gestión" y "Reservas para Contingencias" que duren igual que el proyecto.
  2. En la vista Resource Sheet entramos un coste de tipo Cost llamado "Reservas".
  3. En la vista Gantt Chart asignamos el recurso "Reservas[1000€]" para la actividad "Reservas de Gestión" y el recurso "Reservas[2000€]" para la actividad "Reservas para Contingencias".
  4. Cuando terminamos la planificación grabamos la línea base.
  5. A medida que vamos consumiendo estas reservas, vamos actualizando en la vista Resource Usage en la línea Actual Cost, la cantidad de reservas que se han consumido un determinado día, recalculando la distribución de las reservas que quedan en la línea Cost. En el campo Notes podemos entrar la explicación del motivo.
Otra forma de planificar y monitorizar las reservas sería sin utilizar recursos, es decir, planificando y actualizando Cost, pero así no quedaría registrado qué día se han consumido cuántas reservas.

Si quiere seguir la explicación sobre un ejemplo en Microsoft Project pulse aquí para descargar el fichero.

Si después del paso 4 representamos la vista Tracking Gantt:


La vista correspondiente a Resource Usage sería así (tenga en cuenta que MSP distribuye uniformemente el coste a lo largo de la duración, siempre podemos cambiar estas asignaciones diarias por las que más nos convenga):


Si por ejemplo el día 6 se consumen 200€ de reservas de gestión y el día 8 se consumen 100€ de reservas para contingencias, en la vista Resource Usage podríamos registrarlo así (actualizamos la línea Cost para distribuir las reservas que quedan hasta fin de proyecto)