Los Hábitos de un Director de Proyectos Eficaz: Por qué un curso virtual puede ser más eficiente que uno presencial

Desde hace algún tiempo vengo impartiendo cursos “en vivo” por Internet, preparando a alumnos para obtener la certificación PMP® del PMI®. Mantengo con ellos reuniones virtuales por GoToMeeting para escucharnos y compartir la pantalla del ordenador, nunca de más de 3 horas y no más de 5 alumnos a la vez. Entre clases usamos Asana para ejercicios y resolver dudas.

Yo he podido comparar con el formato tradicional de la formación presencial y debo decir que, al menos desde mi experiencia, con la tecnología disponible hoy día, la efectividad de los cursos en vivo por Internet ya no me parece inferior. Si a esto le unimos las ventajas en cuanto a la comodidad de atender sin tener que desplazarse, los ahorros en costes de infraestructura y material, el seguimiento más directo y personal, etc., no es de extrañar que cada vez aparezca más oferta de formación en este sentido, en detrimento del formato tradicional. ¿Podríamos pensar que asistimos a un cambio de paradigma en los cursos para obtener las acreditaciones del PMI?

Según mis cálculos, a partir de mis experiencias impartiendo formación PMP en los dos formatos, la eficiencia de un curso tradicional es 25 puntos inferior a un curso en vivo por Internet, pero el coste final para el alumno es más del triple. A continuación trato de compartir estas deducciones mías.

Imaginemos un alumno que quiera obtener su certificación PMP®. Analicemos el ciclo tradicional que sigue de principio a fin, estimando el tiempo útil (de valor) dedicado a conseguir su objetivo y el tiempo de desperdicio (waste). En la figura se ha representado el value stream mapping correspondiente:

Elegir al proveedor de formación: Un alumno suele invertir mucho tiempo investigando qué proveedor le conviene más. Supongamos un tiempo medio de 4 horas elegir y contratar un curso (búsqueda = desperdicio).
Asistir a clase: Si el formato son 5 clases de 7 horas cada una, considerando desplazamientos, pausas, comidas, etc., podríamos estimar un tiempo útil de 35 horas y un desperdicio de unas 15 horas.
Iniciar auto-estudio: El alumno no se examina justo después de terminar el curso. Lo más normal es que transcurran semanas (o incluso meses) hasta que toma la decisión de completar su preparación por su cuenta para el examen. Esto exige revisar todo el material del curso. Estimemos 4 horas en total (desperdicio).
Auto-estudio PMBOK: Si se siguen las recomendaciones, es preceptivo leer 1-2 veces la Guía del PMBOK (4 horas de tiempo útil).
Auto-estudio de otros libros: En esta fase es frecuente que el alumno descubra dudas conceptuales graves, pero ya no tiene al instructor para resolverlas. Es frecuente dedicar tiempo leyendo otros libros para completar lo que no está en los apuntes (20 horas, desperdicio).
Elegir un simulador: Durante las clases presenciales no suele dedicarse mucho tiempo a realizar tests parecidos al examen, pero cualquier examen del PMI exige un alto rendimiento respondiendo preguntas. Así pues, es muy frecuente que el alumno considere necesario adquirir un simulador, de los muchos que hay disponibles. Supongamos que tarda unas 2 horas en elegir y pagar el que más le gusta (el tiempo dedicado a esta búsqueda es desperdicio).
Practicar preguntas parecidas a las del examen PMI: Supongamos unas 30 horas practicando preguntas parecidas al examen, 20 horas de aprendizaje neto y otras 10 horas de relleno.
Completar los formularios para la candidatura al examen del PMI: Supongamos entre 4 y 8 horas preparando la información sobre la experiencia en proyectos durante los 8 últimos años (burocracia = desperdicio).
Rellenar formularios online y emitir la solicitud: Rellenando los formularios sobre datos personales, formación y experiencia en www.pmi.org (1 hora, burocracia = desperdicio).
Pasar la auditoría en caso de ser seleccionado: Supongamos 8 horas, desperdicio.
Realizar el examen: 4 horas de examen, 20 horas si hay que desplazarse a otra ciudad.

La eficiencia del ciclo se puede calcular dividiendo el tiempo de valor entre el tiempo total, en este caso obtenemos una eficiencia del 41%. El coste para el alumno podría estimarse en 24€ por hora de valor.