Asana on Agile Projects

Long time ago I wrote a post proposing the use of Evernote as a virtual story board. In practice, I’ve been using this method myself on some projects, and I liked it for several reasons, mainly because of the great acceptance of Evernote and also because of the higher quality of the documentation I could see at project closing, since the tool makes it easy and quick for everyone to write about user stories, personas, retrospectives, impediments, and so on. However, this method had important issues. To name a few: the Product Owner had to share her user account, reprioritizing was tough, the technical team preferred other tools to manage tasks, etc.

Now I have to say I've changed my mind: Asana is my best option. I use Asana for getting things done, interacting with students and project teams, and even for tracking my children’s homework ;-) and also for agile projects, of course. In agile projects, Asana has always been my first option for sprint backlog virtual boards, but I insisted with Evernote for the other uses. When I used Asana not for agile, I liked Asana for documentation as well. I insisted with Evernote because I could work offline, but this is not a real issue nowadays, isn't it? If I don’t have access to a network wire, then I usually have access to a Wi-Fi network; if not I can always use my mobile Wi-Fi hotspot… In conclusion: I keep a tool for everything related to task management, and this tool is Asana, I don’t need any other one.

In this post I will try to explain how to use Asana on projects under Scrum methodology. If you want to see the example I’ve prepared (as if you were the Scrum Master) then you can go to:

• www.asana.com
• user: jose.barato@pmpeople.es
• password: pmpeople

Asana en Proyectos Ágiles

Hace un tiempo escribí un post titulado usar Evernote en Proyectos Ágiles, donde proponía usar Evernote como tablero virtual. En la práctica he usado este método en algunos proyectos y me ha gustado por varios motivos, principalmente porque es una herramienta que cuenta con mucha aceptación y sobre todo por la buena documentación que queda al final: Evernote es una herramienta que anima a a la gente a escribir sobre historias, personas, retrospectivas, impedimentos, etc. Este método que yo proponía, sin embargo, tiene varios inconvenientes: hay que compartir la cuenta del Product Owner, no es cómodo repriorizar historias, y el equipo técnico prefiere usar otras herramientas para manejar sus tareas.

Asana últimamente me está gustando más. Yo uso Asana para mi productividad personal, para interaccionar con los alumnos, en proyectos, para ponerles deberes a mis hijos... En los proyectos ágiles, Asana siempre ha sido mi opción de tablero virtual para el sprint backlog, pero me empeñaba en mantener Evernote para el resto de la documentación. Hasta que pensé: ¿Asana también serviría para documentar? Mi motivo principal para usar Evernote era que funciona offline, es decir, aun cuando la gente no esté conectada a Internet, pueden seguir escribiendo. Si no hay conexión, entonces Asana no se puede usar. ¿Esto es una verdadera limitación? Si no hay cable, hay wifi, y siempre puedo usar la wifi del teléfono… Conclusión: me quedo con una herramienta para todo lo que tenga que ver con gestión por tareas, y esa herramienta es Asana, no necesito más.

En este post voy a tratar de explicar cómo me propongo usar Asana a partir de ahora, como única herramienta de gestión bajo metodología Scrum. Si quieren ver en Asana el ejemplo que he preparado (como si fueran el Scrum Master) pueden usar este acceso:

• www.asana.com
• usuario: jose.barato@pmpeople.es
• password: pmpeople

Usando Líneas Base en Microsoft Project

Para asentar las funcionalidades que permite MSP sobre el control de un proyecto utilizando líneas base, les propongo el siguiente ejercicio en 7 pasos:

1. Asignar un recurso a dos actividades secuenciales de 2 días y 3 días, respectivamente, y grabar la línea base.
2. Actualizar el progreso hasta día 3.
3. Programar 2 días adicionales para la tarea 2 y añadir una nueva actividad 3 de 3 días de duración, dependiendo de la primera.
4. Actualizar la línea base solo para la actividad 3.
5. Reprogramar el proyecto para que refleje un aplazamiento del día 3 al 6.
6. El cliente aprueba la nueva planificación: replanificar el proyecto (rebaseline).
7. El cliente desaprueba la nueva planificación: recuperar línea base anterior.

¿Se animan a practicar? Abran MSP, sigan el ejercicio paso a paso y comprueben si obtienen los mismos resultados:

Project Management is a top trending profession, yes but...

According to a study by the Project Management Institute, between 2010 and 2020, 15.7 million new project management roles will be created globally, and the project management industry is slated to grow by $6.61 trillion. An expected 12% growth in demand for project management professionals will result in almost 6.2 million jobs by 2020. These figures by PMI show Project management is a top trending profession.

Nowadays there are over 700,000 certified professionals and almost 500,000 PMI members. This huge professional network has its social meeting points in the form of congresses, seminars, webinars, etc., many of them organized by PMI Inc. or its nearly 300 PMI chapters in more than 100 countries. Many PMI chapters sponsor volunteering projects.

In social networks like LinkedIn you can find many groups of interests related to PMI and project management in general, accessing many different roles such as students, teachers, project managers, program managers, portfolio managers, PMO members, project sponsors, education institutions, authors, project management tool vendors, etc.

If you are a project manager, then you will probably know that you can get an extra money from training and consulting.

La Dirección de Proyectos es una profesión en alza, pero...

Según un estudio del PMI, entre 2010 y 2020 se crearán 15,7 millones de puestos de trabajo relacionados con la dirección de proyectos, y se estima que el sector de dirección de proyectos crecerá hasta los 6,61 billones de dólares. La demanda de profesionales certificados PMP crecerá un 12% hasta llegar a los 6,2 millones de puestos en 2020. Las cifras que ofrece el Project Management Institute demuestran que la gestión de proyectos es una profesión en alza.

En la actualidad, en el mundo hay cerca de 700.000 profesionales certificados por PMI y unos 500.000 profesionales afiliados a PMI. Esta gran red profesional ya tiene sus puntos de encuentro, en forma de congresos, seminarios, webinars, etc., muchos de ellos promovidos por PMI Internacional y por sus casi 300 capítulos en más de 100 países. Muchos capítulos de PMI fomentan la participación en proyectos de voluntariado.

En redes sociales como LinkedIn pueden encontrarse muchos grupos de interés relacionados con PMI y con la gestión de proyectos en general. A estos grupos de interés acceden distintos perfiles: alumnos, profesores, directores de proyectos, directores de programas, directores de portafolios, miembros de oficinas de gestión de proyectos, promotores, patrocinadores, empresas de formación, autores, proveedores de herramientas de gestión de proyectos, etc.

Si usted es Director de Proyectos, sabrá que muchos profesionales obtienen ingresos adicionales por formación o consultoría.

Onsite vs. Virtual Live Instructor-led Courses

For some time now I have been teaching virtual "live" courses via Internet, preparing students for the PMP® exam certification by PMI®. I keep GoToMeeting meetings with them for sharing presentations, audio, video, etc., never longer than three hours and no more than 5 students at a time. From class to class we use Asana for homework tasks, Q&A, sharing conversations, etc.

I have been able to compare with the traditional format of classroom training and I must say that, at least from my experience, with the technology available today, the effectiveness of these virtual courses is no longer inferior. If we add the advantages of not having to travel, savings in infrastructure and other material costs, a more direct and personal tracking of students progresses, etc., it is no wonder that more and more training offering is on the rise, at the expense of the traditional format. Could this mean a new paradigm shift in the courses for PMI exams?

According to my experiences teaching groups in both formats, I can tell that the efficiency of a traditional course is 25 points lower than a virtual live instructor-led one, but the final cost for the student is more than three times. If you are interested on the rationale behind these conclusions, then keep on reading...

Un proceso de cambio de éxito en la obtención de la Certificación PMP

Soy gestor de proyectos de Gestión del Cambio en una importante compañía de servicios tecnológicos del Grupo Santander, y recientemente he obtenido la certificación PMP. En el siguiente artículo compartiré mi experiencia mostrando el proceso y aspectos clave que podrán ser útiles para futuros candidatos en la obtención de la certificación.

En primer lugar, y tras la inscripción recibimos un curso de formación de 40 horas (el requisito necesario para realizar la solicitud de certificación es una formación presencial de 35 horas). Dado lo extenso de la materia, mi experiencia es que se obtiene una primera “toma de contacto”, y aquí es cuando me di cuenta que la preparación puede llevar fácilmente entre 80 y 100 horas de autoestudio. Aunque puede parecer exagerado a priori, es un baremo realista.

GTD with Asana

Asana is a task tracking tool allowing people to collaborate easily on tasks. In Asana, every user can share workspaces with other people. In workspaces you have tasks, which are the basic information unit in Asana.

Each task may have an assignee, several followers, a description, a due date and a section for comments. Maybe the best benefit of using Asana is that you can share comments on tasks: Everything that may be discussed around a task can be tracked in this comments section, so you don't have to send emails, or searching later in order to know who said what, when, etc.

Tasks can be grouped by projects. In task tracking tools, the word project means “a set of related tasks”. Any task can belong to no project, just one project or several projects simultaneously. Moreover, any task may have subtasks.

My own experience with Asana has been evolving since I first used it for the in this volunteering project. From using it only to manage tasks for project team members, I recently started using it to improve my personal productivity with GTD® methodology.

GTD con Asana

La herramienta para gestionar tareas Asana permite colaborar dentro de un equipo sobre la base de las tareas. En Asana, cada usuario puede tener espacios de trabajo que pueden compartir con otras personas. En los espacios de trabajo hay tareas. Las tareas son la unidad básica de información en Asana.

Cada tarea puede tener un responsable, varios seguidores, una descripción, una fecha límite y una sección para comentarios. Quizá la mayor utilidad de Asana sea que permite intercambiar información sobre las tareas en la sección de comentarios. Todo lo que se debate sobre una tarea queda registrado en esta sección, así no hay que intercambiar correos electrónicos, ni hacer búsquedas después para saber quién dijo qué, etc.

Las tareas pueden agruparse en proyectos (en todas las herramientas de task tracking, la palabra proyecto significa tareas relacionadas). Una tarea puede pertenecer a ningún proyecto, un solo proyecto o varios proyectos simultáneamente. A su vez, las tareas pueden tener subtareas.

Mi experiencia con Asana ha ido evolucionando desde que la usé por primera vez en un proyecto de voluntariado. Antes la usaba solo para gestionar las tareas de los miembros del equipo en mis proyectos. Recientemente he aprendido a usarla también para mi productividad personal con el método GTD®.

El Tiempo es Oro

Las personas eficaces consiguen generalmente lo que se proponen, casi siempre con disciplina, empleando su máximo empeño y esfuerzo. Estas personas hacen lo que dicen (en inglés: walk the talk). No les tiene por qué gustar todo lo que hacen, pero es más fuerte su propósito que su disgusto. Cuando vemos que una persona destaca por su eficacia, esto no significa que termine todas las tareas, o que haga muchas más tareas que el resto (no confundir eficiencia con eficacia). Estas personas han desarrollado el hábito de conseguir hacer las cosas que ellas consideran verdaderamente importantes, y esto lo consiguen no puntualmente, sino de forma continuada.

Lamentablemente, en la era actual de la sociedad de la información, para los trabajadores del conocimiento ya no es suficiente organizarse con una lista de tareas pendientes. El famoso to-do-list ya no es una herramienta de planificación válida. Un trabajador del conocimiento puede acumular en su bandeja de entrada entre 100-200 emails diarios, la mayoría de los cuales son relevantes para su trabajo. En esta situación, es muy probable que su bandeja de entrada acabe convirtiéndose en su to-do-list. La sensación generalizada de agobio al sentir que “lo urgente no deja tiempo a lo importante”, se produce constantemente. Es como si nuestro trabajo consistiera en “apagar fuegos”. Nos tumba una ola y cuando nos ponemos en pie viene la siguiente ola, y así sucesivamente. Bajo este paradigma no es posible la efectividad. Aquí pueden ver un vídeo muy divertido sobre esta idea: